PEDIF wandelt wiederkehrende PDF-Rechnungen in strukturierte Rechnungsdaten für XRechnung, ZUGFeRD, ERP und EDI um. Bestehende Rechnungs- und ERP-Systeme können weiter genutzt werden. Die erzeugten E-Rechnungen werden immer vor der Übergabe validiert.
PEDIF ist für Unternehmen mit PDF-Rechnungen und automatisierten Prozessen konzipiert – nicht als manueller Einzelrechnungs-Konverter.
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar. Europäische E-Rechnungs-, ERP- oder EDI-Workflows erfordern strukturierte Rechnungsdaten, Zielprofile und Validierungsregeln.
Erstellen Sie weiterhin PDF-Rechnungen in Ihrem bestehenden System
PEDIF wandelt sie automatisch in konforme E-Rechnungen um
Keine ERP-Änderungen, kein manuelles Mapping nötig
PDFs empfangen → PEDIF macht strukturierte Rechnungen daraus
100% automatisiert, keine Technik auf Lieferantenseite nötig
Für deutsche Prozesse stehen häufig XRechnung und ZUGFeRD im Vordergrund. XRechnung ist ein strukturierter XML-Zielpfad. ZUGFeRD/Factur-X kann eine lesbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten verbinden.
Viele Unternehmen erzeugen ihre Rechnungen bereits digital:
Für Menschen ist dieser Prozess digital. Für die gesetzliche Definition einer E-Rechnung reicht ein einfaches PDF jedoch nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt deshalb als sonstige Rechnung – auch wenn es elektronisch versendet wird.
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die technische Empfangsfähigkeit kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Rechnungsaussteller können im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für eine einfache PDF-Rechnung ist grundsätzlich weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Die verlängerte Übergangsregelung gilt nur noch für Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt. Rechnungsaussteller oberhalb dieser Grenze müssen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift.
Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend.
Ausnahmen können unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte nicht betroffene Umsätze gelten. Die konkrete rechtliche und steuerliche Einordnung sollte im Einzelfall geprüft werden.
Die meisten Unternehmen starten nicht auf einer grünen Wiese.
Neben dem zentralen ERP existieren häufig:
Diese Systeme funktionieren fachlich. Sie erzeugen korrekte Rechnungsinhalte und sind in den Fachabteilungen etabliert. Häufig können sie jedoch keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei im benötigten Profil erzeugen.
Auch Unternehmen mit einer bestehenden EDI- oder E-Invoicing-Infrastruktur haben deshalb oft PDF-basierte Restfälle. Nicht jede Rechnung kommt aus dem strukturierten Hauptprozess.
PEDIF schließt diese PDF-Lücke. Die Lösung ersetzt einen funktionierenden EDI-Prozess nicht, sondern ergänzt ihn dort, wo Neben-, Alt- oder Sondersysteme weiterhin PDF-Rechnungen erzeugen.
Ein vollständiger Austausch des ERP- oder Fakturasystems ist nicht immer der schnellste oder wirtschaftlichste Weg.
PEDIF setzt deshalb nicht primär beim Quellsystem, sondern beim Rechnungsoutput an:
Der Vorteil: Die fachliche Rechnungserstellung kann bestehen bleiben, während der Output für strukturierte Zielprozesse erweitert wird.
OCR erkennt sichtbare Zeichen. Für eine E-Rechnung genügt es jedoch nicht, Text aus einem Dokument auszulesen.
Ein Wert wie „1.250,00" kann beispielsweise ein Einzelpreis, eine Positionssumme, der Nettobetrag, der Steuerbetrag oder die Bruttosumme sein. Ein Datum kann Rechnungs-, Leistungs-, Liefer- oder Fälligkeitsdatum bedeuten.
Für einen belastbaren Datenprozess müssen deshalb nicht nur Zeichen, sondern auch deren Geschäftsbedeutung, Tabellenstruktur und Zuordnung erkannt werden.
OCR liest Zeichen. PEDIF erkennt wiederkehrende Geschäftsdokumente.
Aus dem PDF entsteht kein einfacher Textexport, sondern ein definierter Datenfluss mit Feldlogik, Validierungsregeln und Ausnahmebehandlung.
Ein PDF-zu-E-Rechnung-Prozess mit PEDIF ist besonders relevant, wenn mehrere der folgenden Aussagen zutreffen:
Bei wenigen, seltenen Einzelrechnungen kann eine manuelle Lösung wirtschaftlicher sein. Der größte Hebel entsteht bei wiederkehrenden Rechnungsquellen, Layouts und Empfängeranforderungen.
Zu Beginn wird geklärt:
Das Ziel ist keine isolierte Dateikonvertierung, sondern ein belastbarer End-to-End-Prozess.
Anhand repräsentativer Musterdokumente wird untersucht, ob die benötigten Informationen vollständig und eindeutig vorhanden sind.
Dazu gehören beispielsweise:
Fehlende Pflichtdaten können nicht allein durch eine technische Konvertierung ersetzt werden. Sie müssen aus einer belastbaren Quelle ergänzt oder im Quellprozess bereitgestellt werden.
Für freigegebene Rechnungsvarianten wird definiert, wo und in welcher fachlichen Bedeutung die relevanten Informationen vorkommen.
Dabei geht es nicht nur um die Position eines Textes, sondern um die Zuordnung zu einer fachlichen Rechnungslogik.
Die erkannten Inhalte werden in eindeutig nutzbare Datenfelder überführt.
Aus einem visuellen Rechnungsdokument entsteht damit ein strukturierter Datensatz, der für nachgelagerte Systeme verarbeitet werden kann.
Abhängig von Empfänger, Prozess und freigegebenem Projektumfang kann ein Zieloutput wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden.
Vor der Weitergabe sollten unter anderem geprüft werden:
Eine Validierung kann fehlende oder unlogische Angaben sichtbar machen. Sie ist deshalb ein wichtiger Kontrollschritt vor Versand oder Übergabe.
Der strukturierte Output kann – abhängig von der vereinbarten Implementierung – an einen bestehenden Prozess übergeben werden, beispielsweise an:
Nicht eindeutige oder unvollständige Fälle dürfen nicht unbemerkt durchlaufen.
No-Touch bedeutet nicht No-Control. Es bedeutet: Standardfälle werden automatisiert verarbeitet, während Ausnahmen gezielt Aufmerksamkeit erhalten.
Beide Formate machen Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar. Sie unterscheiden sich jedoch in Darstellung und Nutzung.
Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz.
Sie eignet sich besonders, wenn:
Eine XRechnung sieht nicht wie eine klassische Rechnung aus. Sie enthält die Rechnung als strukturierten Datensatz.
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Das Format eignet sich besonders, wenn:
Wichtig: Bei einer hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Weichen PDF-Darstellung und XML voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Daten führend.
Die Auswahl sollte nicht allein anhand einer allgemeinen Formatpräferenz erfolgen. Entscheidend sind:
PEDIF kann beide Zielpfade prüfen. Die konkrete Eignung wird im PDF-Rechnungscheck anhand des tatsächlichen Prozesses bewertet.
Bei ausgehenden Rechnungen kann PEDIF als Output Layer zwischen bestehendem Faktura- beziehungsweise ERP-System und dem E-Rechnungsprozess eingesetzt werden.
Voraussetzung ist, dass alle benötigten Rechnungsinformationen im PDF oder in einer anderen verlässlichen Datenquelle vorhanden und eindeutig zuordenbar sind.
Bei eingehenden Rechnungen kann PEDIF Informationen aus PDF-Dokumenten strukturieren und für ERP-, Finance-, EDI- oder Prüfprozesse bereitstellen.
Eine nachträgliche Strukturierung durch den Rechnungsempfänger macht aus einer vom Lieferanten unzulässig ausgestellten einfachen PDF jedoch nicht automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung des Lieferanten.
Wenn für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, muss der Rechnungsaussteller die korrekte Rechnungsform bereitstellen. PEDIF kann den internen Datenprozess unterstützen, ersetzt aber nicht die Verantwortung des Rechnungsausstellers.
Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Bei ZUGFeRD ist deshalb insbesondere der eingebettete XML-Datensatz relevant. Enthält der PDF-Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, können auch diese aufbewahrungspflichtig sein.
Der Prozess sollte nachvollziehbar beschreiben:
Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein Formatprojekt. Sie betrifft Finance, Accounting, Tax, IT, ERP, EDI und die operative Prozessverantwortung.
Funktionierende ERP-, Faktura- und Fachsysteme müssen nicht allein wegen eines fehlenden E-Rechnungsoutputs sofort ersetzt werden.
Unterschiedliche Empfängerformate können in einem definierten Zielprozess abgebildet werden, statt für jeden Kunden einen manuellen Sonderweg aufzubauen.
Rechnungsinformationen werden nicht nur visuell übertragen, sondern für ERP-, EDI-, DMS- und Folgeprozesse strukturiert bereitgestellt.
Unvollständige oder nicht eindeutige Rechnungen können gezielt gestoppt und geprüft werden.
Unternehmen können mit ausgewählten Rechnungsquellen und Layouts beginnen und den Umfang kontrolliert erweitern.
PEDIF ersetzt dabei weder das ERP noch die Buchhaltung, das Archiv, EDI oder eine steuerliche Prüfung. PEDIF ergänzt bestehende Systemlandschaften um eine Brücke zwischen PDF-basierten Rechnungsquellen und strukturierten Datenprozessen.
Nicht jedes PDF kann ohne Prüfung in einen belastbaren E-Rechnungsoutput überführt werden.
Im PDF-Rechnungscheck prüfen wir unter anderem:
Sie erhalten eine technische Einschätzung, ob ein PDF-first-Prozess grundsätzlich geeignet ist und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Hinweis: Der Dokumentcheck ist keine Rechts- oder Steuerberatung und keine automatische Zusage, dass jedes Dokument ohne zusätzliche Prozessanpassungen in eine E-Rechnung überführt werden kann.
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