PDF im ERP-System erstellen
↓
E-Rechnung an Kunden versenden
PDF von Lieferanten erhalten
↓
E-Rechnung verarbeiten
Rechnungssteller erstellen wie gewohnt PDF-Rechnungen.
Der pedif-Service wandelt diese steuerrechtlich konform in XRechnung, ZUGFeRD oder andere elektronische Formate um und übermittelt die E-Rechnungen an Geschäftspartner oder Rechnungsplattformen des Bundes – einfach, schnell, 100% korrekt.
Als Rechnungsempfänger erhalten Sie PDF-Rechnungen von Lieferanten. Statt diese manuell zu erfassen, würden Sie lieber E-Rechnungen automatisiert verarbeiten. 'PDF zu E-Rechnung' ermöglicht die automatische Rechnungserfassung ohne manuelle Eingriffe und ohne Zutun ihrer Lieferanten.
Warum E-Rechnung erstellen?
Einhaltung rechtlicher Vorschriften
Beschleunigung von Rechnungsstellung (Zahlungseingang) und Rechnungsverarbeitung (fristgerechte Zahlung, Skonto)
Prozessautomatisierung
entlastet Mitarbeiter
Minimierung von Fehlern bei Rechnungserstellung und -erfassung
Kosten für Rechnungsbearbeitung senken
(für Rechnungssteller und Empfänger)
Papiervermeidung, Ressourcenschonung
Vorteile mit PDF zu E-Rechnung
fehlerfreie Rechnungskonvertierung von PDF zu E-Rechnung inkl. Validierung
schneller und sicherer Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsnachrichten von Maschine zu Maschine möglich (PDF zu EDI)
verschiedene Übertragungskanäle wie E-Mail oder PEPPOL zur Übermittlung an Geschäftspartner oder die Rechnungs-eingangsplattformen ZRE und OZG-RE
Unterstützung gesetzlich zugelassener E-Rechnungs-standards (XRechnung und ZUGFeRD) sowie des EDI-Formats EDIFACT
keine Anpassung bestehender Software und Prozesse erforderlich
keine Softwareinstallation oder -einrichtung
Durch Klick auf die Symbole gelangen Sie zu externen Webseiten mit weiterführenden Informationen.
Preisliste unverbindlich anfordern
* Pflichtfelder
Sie können die Speicherung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Mehr hierzu: Datenschutzerklärung
Ihr Onboarding
Wenn Sie sich für den pedif-Service entschieden haben, dann durchlaufen Sie wenige standardisierte Schritte bis zum Live-Betrieb. Ihre Mitarbeit beschränken wir auf das Nötigste und gestalten sie so einfach und komfortabel wie möglich.
Die Schaltzentrale für unsere Zusammenarbeit ist das Kundenportal. Hier können Sie unter anderem Ihren pedif-Service eigenständig verwalten und konfigurieren, Musterdokumente* hochladen, Support-Tickets erstellen oder Stammdaten ändern.
*Anforderungen an Musterdokumente:
- Textbasierte PDF-Dokumente (keine eingescannten Dateien)
- Insbesondere bei Rechnungen: Alle Pflichtangaben sind vorhanden
- Repräsentativ für alle zukünftigen Dokumente dieses Typs, unter anderem (falls zutreffend):
- Beinhaltet Rabatte (auf einzelne Positionen / auf den Gesamtbetrag)
- Variierende Seitenzahl (einseitig / mehrseitig)
- Verwendete Maßeinheiten (jede Einheit sollte mindestens 1 x vorkommen)
- Unterschiedliche Steuersätze (für einzelne Positionen / für den Gesamtbetrag)
- Weitere Besonderheiten, wie Gutschriften oder Stornos
E-Rechnungs-Service – Worauf muss ich achten?
Viele Unternehmen haben weder das Know-how noch die Ressourcen oder die Technik zur Verfügung, um eine eigene Lösung für die Erstellung von elektronischen Rechnungen in den zulässigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu entwickeln. Außerdem ist eine Insel-Lösung langfristig meist keine gute Idee. Ein professioneller Dienstleister sollte stattdessen auf Business-Integration setzen.
Doch wie finden Sie das richtige Tool bzw. den perfekten Service in der Flut der Angebote? Wie stellen Sie sicher, dass nicht mehr Aufwand auf Sie zukommt als geplant? Im Folgenden haben wir Kriterien zusammengefasst, die es bei der Wahl eines E-Rechnungs-Services zu beachten gilt.
| Muss zusätzliche Software installiert und eingerichtet werden? | Cloud-Lösungen und Software-as-a-Service sind gerade für KMU oftmals besser geeignet als aufwendige lokale Installationen. Zum einen sind die Kosten geringer, zum anderen kann man schneller starten. Eine Wartung ist für Nutzer nicht nötig. |
|
Müssen Prozesse und EDV angepasst werden?
|
Wichtig ist die Kompatibilität mit Ihrem ERP-System. Ein guter Service passt sich den Arbeitsabläufen an, statt neue Prozesse zu erfordern. Die Mitarbeiter wissen das zu schätzen. |
|
Erfolgt eine Rechnungskontrolle/Validierung?
|
Um Fehler früh zu erkennen, sollten Rechnungen nach formalen Kriterien validiert werden. Jede abgelehnte Rechnung bedeutet Aufwand und verzögerte Zahlung. |
|
Unterstützt der Service alle gängigen Rechnungsformate?
|
Sämtliche elektronischen Rechnungsformate sollten verfügbar sein, wie XRechnung, ZUGFeRD, EANCOM, XML.
|
|
Unterstützt der Service alle gängigen Übertragungskanäle?
|
Egal ob E-Rechnungen per Email, AS2 oder das PEPPOL-Netzwerk an Ihre Kunden oder Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE übermittelt werden sollen, der E-Rechnungsservice sollte alle Möglichkeiten bieten.
|
Ist der Versand an die Rechnungsempfänger im Service inbegriffen? | E-Rechnungen zu erstellen ist eine Sache, der Versand an die Empfänger eine andere. Um sich manuellen Aufwand zu sparen, sollte vorab geklärt werden, ob der Dienstleister den Versand im gewünschten Übertragungskanal durchführt. |
| Was passiert mit versendeten elektronischen Rechnungen? |
Ein revisionssicherer Archivierungsservice für Ihre E-Rechnungen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sollte beim Dienstleister verfügbar sein.
|
|
Die E-Rechnung ist eingerichtet. Aber was ist mit anderen Nachrichtentypen?
|
Wenn Sie neben E-Rechnungen auch
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen u.a. schnell und fehlerfrei im elektronischen Format versenden oder elektronische Bestellungen ohne manuellen Aufwand empfangen wollen, dann sollte der Dienstleister auch hierfür Lösungen anbieten. Klingt interessant? Mehr hierzu... |
Bestellungen, Lieferscheine und mehr – Jederzeit!
Der Service PDF zu E-Rechnung nutzt die pedif-KI-Technologie, mit der auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und andere Nachrichtentypen von PDF in elektronische Formate umgewandelt und ausgetauscht werden. Eine Erweiterung von 'PDF zu E-Rechnung' auf den gesamten Order Cycle ist damit jederzeit möglich.
- Angebotsanfrage (REQOTE)
- Angebot (QUOTES)
- Bestellung (ORDERS)
- Bestellungsänderung (ORDCHG)
- Auftragsbestätigung (ORDRSP)
- Lieferschein (DESADV)
- Rechnung/Gutschrift (INVOIC)
- Zahlungsavis (RECADV)
- Packliste