21 Dokumententypen

Dokumentenautomatisierung überführt wiederkehrende Geschäftsdokumente in einen kontrollierten digitalen Prozess. Dazu gehören je nach Scope Eingang, Erkennung, Felderfassung, Validierung, Ausnahmebehandlung und Übergabe an ein Zielsystem.

Geprüft werden können zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und weitere wiederkehrende Geschäftsdokumente. Die dargestellten Dokumentkategorien dienen als Orientierung; der tatsächlich unterstützte Umfang wird je Dokumenttyp, Layout, Feldumfang und Zielprozess freigegeben.

Für wiederkehrende Layouts ist in der Regel eine abgestimmte Einrichtung erforderlich. Dabei werden Dokumentmerkmale, relevante Felder, Validierungsregeln und Zielausgaben festgelegt. Fingerprints oder vergleichbare Konfigurationen sorgen dafür, dass bekannte Layouts kontrolliert wiedererkannt werden.

OCR kann Zeichen aus bildbasierten oder gescannten Dokumenten erfassen. PEDIF betrachtet darüber hinaus Dokumentlayout, Geschäftsfelder, Validierung, Ausnahmen und Zielsystemübergabe. Ob OCR eingesetzt wird, hängt von Dokumentqualität und freigegebenem Prozess ab.

Die Qualität wird nicht durch eine pauschale Genauigkeitsgarantie abgesichert, sondern durch einen definierten Umfang, repräsentative Tests, Validierungsregeln und kontrollierte Ausnahmebehandlung. Messwerte gelten nur für den jeweils geprüften Dokument-, Feld- und Prozessumfang.

Eine Anbindung kann je nach Projekt über freigegebene APIs, Dateiübertragung, E-Mail, SFTP, EDI oder andere vereinbarte Schnittstellen erfolgen. Formate, Mapping, Authentifizierung, Monitoring und Fehlerbehandlung müssen für das konkrete Zielsystem festgelegt werden.

PEDIF kann für Prozesse in Finance, Einkauf, Auftragsbearbeitung, Logistik und Supply Chain interessant sein, wenn wiederkehrende PDF- oder E-Mail-Dokumente einen strukturierten ERP-, EDI-, DMS- oder API-Prozess unterbrechen.

PEDIF kann Dokumenteingang, Layoutzuordnung, Erfassung vereinbarter Felder, Validierung, Review-Pfade und strukturierte Übergabe unterstützen. Welche Schritte automatisiert werden, hängt von Dokumentqualität, Ausnahmen und dem vereinbarten Zielprozess ab.

Der Umgang mit sensiblen Dokumenten richtet sich nach dem freigegebenen Betriebs- und Sicherheitskonzept. Vor dem Einsatz sollten Zugriff, Verschlüsselung, Datenstandort, Aufbewahrung, Löschung, Unterauftragnehmer und vertragliche Regelungen anhand aktueller Nachweise geprüft werden. Weitere Informationen unter: https://www.pedif.digital/de/security

Am besten mit repräsentativen Beispieldokumenten und einer klaren Beschreibung des Zielprozesses. Ein Fit-Check sollte Layouts, relevante Felder, Datenqualität, Ausnahmen, Zielformat, Schnittstelle und erwarteten Betriebsablauf bewerten.