E-Rechnung Software Kosten: Preise für Ihre Automatisierung

Was kostet E-Rechnung Software? So funktionieren die Automatisierungspreise

Ein Preis für Dokumentenautomatisierung ergibt nur Sinn, wenn er abbildet, was tatsächlich verarbeitet werden muss. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Faktoren Ihren Preis bestimmen, wie einmalige und laufende Kosten zusammenhängen und wie Sie sich auf ein Angebot vorbereiten.

Was Ihren Preis bestimmt

Zwei Unternehmen mit derselben Zahl an Dokumenten können sehr unterschiedliche Anforderungen haben. Deshalb richtet sich der Preis nach wenigen klar definierten Faktoren statt nach einer Pauschale für alles.

• Dokumentvolumen: wie viele Dokumente pro Monat verarbeitet werden, gezählt als Dokumente, nicht als Seiten
• Layouts: wie viele unterschiedliche wiederkehrende Layouts als Fingerprint eingerichtet werden müssen
• Dokumentarten: ob nur Rechnungen verarbeitet werden oder auch Bestellungen, Lieferscheine und weitere Dokumente
• Zielformate: zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT oder das Importformat Ihres ERP-Systems
• Kanäle und Schnittstellen: E-Mail, Portal, SFTP, API oder eine direkte Systemanbindung
• Betriebsmodell und Leistungsumfang: gehosteter Service oder On-Premises, Standard-Support oder vereinbarte Service-Level

Einmalige Einrichtung und laufende Kosten

Die einmalige Einrichtung umfasst die Arbeit, die nötig ist, damit Ihre Dokumente laufen: den Zugang zum Portal, die Erstellung und den Test der Fingerprints für Ihre Layouts und je nach Paket die Konfiguration der Zielformate sowie eine Pilotphase. Dieser Aufwand wird im Angebot separat ausgewiesen, sodass Sie sehen, was einmalig und was regelmäßig anfällt.

Die laufenden Kosten richten sich nach dem tatsächlich verarbeiteten Volumen. Wächst Ihr Volumen, folgen die monatlichen Kosten dem Volumen, ohne neues Projekt. Weitere Layouts, Dokumentarten oder Zielformate können später als eigene Einrichtungsposten ergänzt werden.

So schätzen Sie Ihr Dokumentvolumen

Eine realistische Schätzung beginnt mit den Dokumenten, die Sie heute schon bearbeiten. Hilfreiche Fragen sind:

• Wie viele Dokumente je Art kommen im Durchschnitt pro Monat an oder werden versendet?
• Wie stark sind Saison- oder Monatsendspitzen im Vergleich zu einem durchschnittlichen Monat?
• Welcher Anteil dieser Dokumente stammt von wiederkehrenden Geschäftspartnern mit stabilen Layouts?
• Wie wird sich das Volumen in den nächsten ein bis zwei Jahren voraussichtlich entwickeln?

Welches Paket zu welcher Situation passt

Das Paket Start ist für kleinere Unternehmen und geringe Volumen gedacht, typischerweise mit einem wiederkehrenden Layout und einem Standard-E-Rechnungsformat. Es ist ein unkomplizierter Weg, E-Rechnungsanforderungen zu erfüllen, ohne das bestehende Abrechnungssystem zu ändern.

Das Paket Scale passt zu Unternehmen mit höherem Volumen, mehreren Dokumentarten oder mehreren Layouts und Zielformaten. Es enthält eine Transformations- und Pilotphase, damit der Prozess mit echten Dokumenten getestet werden kann, bevor er live geht.

Das Paket Partner richtet sich an Plattformanbieter, Softwarehersteller und Integratoren, die PDF-Automatisierung ihren eigenen Kunden anbieten möchten, mit nutzungsbasierten Modellen und White-Label-Optionen.

Die Kosten mit manueller Bearbeitung vergleichen

Um den Wert der Automatisierung einzuschätzen, lohnt der Blick auf die vollständigen Kosten der manuellen Bearbeitung, nicht nur auf die Tippzeit. Ein realistischer Vergleich umfasst die Zeit je Dokument für Erfassung und Prüfung, den Aufwand für Fehlerkorrekturen und Rückfragen, Verzögerungen durch Rückstände und die Kosten zusätzlicher Kräfte in Spitzenzeiten.

Diese Kosten verteilen sich oft auf mehrere Teams und werden deshalb unterschätzt. Stellt man sie den Einrichtungs- und laufenden Kosten der Automatisierung gegenüber, ergibt sich ein klares Bild der Amortisationszeit für Ihr eigenes Volumen. Der Automatisierungsrechner auf dieser Website hilft bei einer ersten Schätzung.

Was im Onboarding enthalten ist

• Sichtung Ihrer Beispieldokumente und des Zielprozesses
• Erstellung und Test der Fingerprints für die vereinbarten Layouts
• Konfiguration von Feldern, Prüfregeln und Zielformaten
• Einrichtung der vereinbarten Kanäle, etwa E-Mail-Eingang oder API
• Testläufe mit echten Dokumenten und Freigabe der Ergebnisse vor dem Go-live

Wie der Umfang das Angebot beeinflusst: drei typische Situationen

• Ein kleineres Unternehmen, das aus einem Abrechnungssystem mit einem Rechnungslayout E-Rechnungen ausstellen muss, braucht meist einen Fingerprint, ein Standard-Zielformat und Zustellung per E-Mail oder Portal.
• Ein mittelständisches Unternehmen, das Bestellungen vieler Kunden erhält, braucht mehrere Fingerprints, ein ERP-Importformat, Stammdatenzuordnungen und eine Pilotphase mit echten Dokumenten.
• Ein Softwareanbieter, der PDF-Automatisierung seinen eigenen Kunden anbieten möchte, braucht API-Zugang, White-Label-Optionen und ein nutzungsbasiertes Modell, das mit seiner Kundenbasis wächst.

Wachstum einplanen

Dokumentvolumen bleiben selten gleich. Neue Kunden, zusätzliche Standorte oder neue E-Rechnungspflichten können die Zahl der Dokumente und Layouts mit der Zeit erhöhen. Es lohnt sich daher, nicht nur das heutige Volumen einzuplanen, sondern auch die nächsten Schritte: welche Dokumentarten voraussichtlich folgen, welche Geschäftspartner hinzukommen und welche Zielformate gebraucht werden. Ein Paket, das zu den nächsten ein bis zwei Jahren passt, vermeidet häufige Wechsel und macht Kosten besser planbar.

Was Abwarten kostet

E-Rechnungspflichten folgen festen Fristen. Wer spät beginnt, hat oft nur ein kurzes Umsetzungsfenster, was Aufwand und Risiko erhöht. Wer früh mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall startet, hat Zeit, mit echten Dokumenten zu testen, Stammdaten zu bereinigen und den Umfang kontrolliert auszubauen, bevor die für Sie geltende Frist greift.

Gehosteter Service oder On-Premises

Die meisten Unternehmen nutzen PEDIF als gehosteten Service. Er läuft in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren, braucht keine Installation und wird zentral gewartet. Unternehmen mit strengeren Anforderungen an die Datenkontrolle können eine On-Premises-Option wählen, bei der die Verarbeitung in ihrer eigenen Umgebung läuft. Das Betriebsmodell beeinflusst Einrichtungsaufwand und Leistungsumfang und ist deshalb Teil des Angebots.

Support und Service-Level

Jedes Paket umfasst Unterstützung bei Einrichtung und Betrieb. Für größere Installationen und Partner lassen sich Service-Level wie Reaktionszeiten und Verfügbarkeit individuell vereinbaren. Ist Ihr Prozess zeitkritisch, etwa weil Bestellungen am selben Tag bestätigt werden müssen, lohnt es sich, den benötigten Service-Level vor der Angebotsanfrage zu klären.

Die Gesamtkosten betrachten

Beim Vergleich von Optionen lohnt der Blick über die Preisliste hinaus. Ein ERP-System umzubauen oder zu aktualisieren, um E-Rechnungen zu erzeugen, oder EDI bei vielen kleinen Partnern einzuführen, bringt oft Projektkosten, internen Aufwand und lange Laufzeiten mit sich. Den bestehenden PDF-Prozess zu automatisieren, kann eine schnellere und besser planbare Alternative sein, besonders wenn die Quellsysteme gut funktionieren und sich nur das Ausgabeformat ändern muss.

Fragen, die Sie vor der Angebotsanfrage klären sollten

• Um welche Dokumentarten und Richtungen geht es: Eingang, Ausgang oder beides?
• Wie viele wiederkehrende Layouts und Geschäftspartner sind im Rahmen?
• Welche Zielformate und Zustellwege werden gebraucht?
• Welches System soll die Daten erhalten, und in welchem Format?
• Passt der gehostete Service, oder wird eine On-Premises-Option benötigt?

Wie sich die Kosten über die Zeit entwickeln

In den ersten Monaten prägt die einmalige Einrichtung die Gesamtkosten, weil Layouts, Regeln und Zielformate erstellt und getestet werden. Läuft die Verarbeitung, folgen die Kosten vor allem dem tatsächlich verarbeiteten Dokumentvolumen. Zusätzlicher Aufwand entsteht nur, wenn sich der Umfang ändert, etwa wenn neue Geschäftspartner mit neuen Layouts hinzukommen oder ein neues Zielformat gebraucht wird. Das macht die laufenden Kosten gut planbar, und wachsendes Volumen erfordert weder ein neues Projekt noch zusätzliches Personal in der Dokumentbearbeitung.

So erhalten Sie ein Angebot

Der schnellste Weg zu einem belastbaren Angebot ist ein konkreter Anwendungsfall. Senden Sie uns einige repräsentative Beispieldokumente und beschreiben Sie Zielsystem und Zielformat. Auf dieser Basis lassen sich die Zahl der Layouts, die benötigten Zielformate und der Einrichtungsaufwand bewerten, und Sie erhalten ein Angebot, das einmalige und laufende Kosten getrennt ausweist.

Weitere Fragen zu den Preisen

Werden Dokumente oder Seiten gezählt?

Gezählt werden Dokumente, nicht Seiten. Eine mehrseitige Rechnung oder Bestellung zählt als ein Dokument.

Was passiert, wenn ein Geschäftspartner sein Layout ändert?

Das geänderte Layout wird markiert, statt mit veralteten Regeln verarbeitet zu werden. Wie Anpassungen bestehender Fingerprints behandelt werden, steht im Angebot für Ihr Paket.

Können wir klein starten und später Dokumentarten ergänzen?

Ja. Viele Unternehmen beginnen mit einer Dokumentart und wenigen Layouts. Weitere Dokumentarten, Layouts und Zielformate lassen sich später ergänzen, ohne die bestehende Einrichtung zu ändern.

Gibt es eine Testphase, bevor laufende Kosten anfallen?

Die Einrichtung umfasst Tests mit echten Dokumenten. Die Verarbeitung geht live, sobald die Ergebnisse geprüft und freigegeben sind.

Kosten eingehende und ausgehende Dokumente gleich viel?

Der Preis hängt vom Umfang des jeweiligen Prozesses ab, etwa von Layouts, Zielformaten und Kanälen. Eingehende und ausgehende Dokumente werden daher je Anwendungsfall im Angebot bewertet.

Können wir mehrere Pakete oder Leistungen kombinieren?

Ja. Viele Unternehmen kombinieren Leistungen, etwa E-Rechnungen für Ausgangsrechnungen und strukturierte Daten für eingehende Bestellungen. Das Angebot zeigt Einrichtungs- und laufende Kosten je Leistung.

An wen wenden wir uns für ein Angebot?

Nutzen Sie das Kontaktformular oder buchen Sie einen Termin. Mit einigen Beispieldokumenten und einer kurzen Beschreibung Ihres Zielsystems lässt sich schnell ein Angebot erstellen.