Häufig gestellte Fragen

PEDIF nimmt das PDF-Dokument über den vereinbarten Eingangskanal auf, ordnet sie einem freigegebenen Layout zu, erfasst die vereinbarten Felder und prüft die erzeugte Zielausgabe gegen definierte Regeln. Anschließend wird das Ergebnis an den konfigurierten Folgeprozess übergeben oder bei Unklarheiten zur Prüfung bereitgestellt.

Ja. Ein sinnvoller Einstieg ist ein Test mit repräsentativen Dokumenten. Dabei werden Layout, Datenqualität, benötigte Felder, Zielformat und mögliche Ausnahmen bewertet. Der Test zeigt die Eignung, ersetzt aber keine vollständige Implementierung oder rechtliche Prüfung.

Für ein neues Layout werden Musterdokumente, relevante Felder, Validierungsregeln, Zielformat und Übergabeweg abgestimmt. Daraus entsteht eine freigegebene Verarbeitungskonfiguration beziehungsweise ein Fingerprint für den vereinbarten Umfang.

Der Schutz richtet sich nach dem vereinbarten Betriebsmodell und den freigegebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Vor der Nutzung sollten Datenstandort, Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Löschung, Unterauftragnehmer und Auftragsverarbeitung anhand der aktuellen Nachweise geprüft werden. Informationen dazu können Sie unter: https://www.pedif.digital/de/security einsehen.

Am zuverlässigsten sind wiederkehrende, textbasierte PDF-Dokumente mit stabiler Struktur. Ob Scans oder Bilddateien verarbeitet werden können, hängt vom freigegebenen Prozess und den eingesetzten Erkennungsschritten ab. Die Eignung wird vorab mit Beispieldokumenten geprüft.

Eine getrennte Verarbeitung für mehrere Mandanten, Gesellschaften oder Geschäftsbereiche kann im Projekt vorgesehen werden. Ob und wie dies umgesetzt wird, hängt von Rollen, Datenräumen, Routingregeln und dem vereinbarten Betriebsmodell ab.

Das hängt vom Eingangskanal und der konfigurierten Trenn- und Routinglogik ab. Ein oder mehrere Dokumente pro Nachricht können nur dann automatisiert verarbeitet werden, wenn Zuordnung, Dateitrennung und Ausnahmebehandlung eindeutig definiert sind.

Scans und bildbasierte PDFs benötigen zusätzliche Bild- oder OCR-Erkennung und sind stärker von Lesbarkeit und Qualität abhängig. Ob sie zum freigegebenen Scope gehören, wird anhand realer Beispiele geprüft.

Jede relevante Layoutvariante muss erkannt und dem richtigen Prozess zugeordnet werden können. Wiederkehrende Varianten können separat freigegeben werden; neue oder geänderte Layouts werden als Ausnahme behandelt, bis sie geprüft und gegebenenfalls eingerichtet sind.

Ein Fingerprint beschreibt die wiederkehrenden Merkmale eines Dokumentlayouts und die Regeln, mit denen relevante Felder erkannt und verarbeitet werden. Auf Ihn folgen Datenvalidierung und ggf. Ausnahmebehandlung.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X kann eine sichtbare PDF-Darstellung Teil des Zielformats bleiben. Bei rein strukturierten Formaten wie XRechnung steht die XML-Datei im Vordergrund. Welche Darstellung erzeugt wird, hängt vom gewählten Zielformat und Prozess ab.

Typischerweise werden Anwendungsfall, Dokumente, Felder, Zielformat, Schnittstellen und Ausnahmen abgestimmt. Danach folgen Test, Konfiguration, fachliche Prüfung der Ergebnisse, Freigabe und kontrollierter Go-live.

Benötigt werden repräsentative Beispiele für das normale Layout und relevante Sonderfälle, etwa mehrere Seiten, Rabatte, Gutschriften oder abweichende Positionstabellen. Anzahl und Auswahl werden nach Dokumentvielfalt und gewünschtem Umfang festgelegt; eine pauschale Mindestmenge gilt nicht für jeden Fall.

Grundsätzlich können grenzüberschreitende Prozesse geprüft werden. Zielformat, Pflichtfelder, Steuerlogik, Übertragungsweg und lokale Anforderungen unterscheiden sich jedoch je Land und Empfänger. Die fachliche und rechtliche Bewertung muss separat erfolgen.

Ja, sofern das gewünschte Format technisch beschrieben, fachlich abgestimmt und für den Zielprozess freigegeben werden kann. Mapping, Validierung und Schnittstelle werden je Implementierung festgelegt.

Die Verarbeitungszeit hängt von Dokumenttyp, Eingangskanal, Validierung, Ausnahmeanteil und Betriebsmodell ab. Verbindliche Reaktions- oder Durchlaufzeiten gelten nur, wenn sie für den konkreten Service schriftlich vereinbart wurden.

PEDIF wird entsprechend dem vereinbarten Betriebsmodell bereitgestellt. Ob Cloud-, kundenspezifische oder lokale Varianten verfügbar sind, muss für den konkreten Anwendungsfall technisch und vertraglich bestätigt werden.

Empfänger, Zielformat und Übertragungsweg werden über vereinbarte Merkmale und Routingregeln bestimmt, zum Beispiel Partner-ID, Kundennummer, Dokumentinhalt oder Eingangskanal. Unklare oder widersprüchliche Angaben werden nicht automatisch weitergeleitet, sondern als Prüffall behandelt.

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Ob eine XML-Datei enthalten ist, lässt sich in einem PDF-Viewer über die Anlagen beziehungsweise Anhänge prüfen. Zusätzlich sollte die Datei mit einem geeigneten Validator gegen das benötigte Profil geprüft werden.