Häufig gestellte Fragen

PEDIF nimmt das PDF-Dokument über den vereinbarten Eingangskanal auf, ordnet sie einem freigegebenen Layout zu, erfasst die vereinbarten Felder und prüft die erzeugte Zielausgabe gegen definierte Regeln. Anschließend wird das Ergebnis an den konfigurierten Folgeprozess übergeben oder bei Unklarheiten zur Prüfung bereitgestellt.

Ja. Ein sinnvoller Einstieg ist ein Test mit repräsentativen Dokumenten. Dabei werden Layout, Datenqualität, benötigte Felder, Zielformat und mögliche Ausnahmen bewertet. Der Test zeigt die Eignung, ersetzt aber keine vollständige Implementierung oder rechtliche Prüfung.

Für ein neues Layout werden Musterdokumente, relevante Felder, Validierungsregeln, Zielformat und Übergabeweg abgestimmt. Daraus entsteht eine freigegebene Verarbeitungskonfiguration beziehungsweise ein Fingerprint für den vereinbarten Umfang.

Der Schutz richtet sich nach dem vereinbarten Betriebsmodell und den freigegebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Vor der Nutzung sollten Datenstandort, Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Löschung, Unterauftragnehmer und Auftragsverarbeitung anhand der aktuellen Nachweise geprüft werden. Informationen dazu können Sie unter: https://www.pedif.digital/de/security einsehen.

Am zuverlässigsten sind wiederkehrende, textbasierte PDF-Dokumente mit stabiler Struktur. Ob Scans oder Bilddateien verarbeitet werden können, hängt vom freigegebenen Prozess und den eingesetzten Erkennungsschritten ab. Die Eignung wird vorab mit Beispieldokumenten geprüft.

Eine getrennte Verarbeitung für mehrere Mandanten, Gesellschaften oder Geschäftsbereiche kann im Projekt vorgesehen werden. Ob und wie dies umgesetzt wird, hängt von Rollen, Datenräumen, Routingregeln und dem vereinbarten Betriebsmodell ab.

Das hängt vom Eingangskanal und der konfigurierten Trenn- und Routinglogik ab. Ein oder mehrere Dokumente pro Nachricht können nur dann automatisiert verarbeitet werden, wenn Zuordnung, Dateitrennung und Ausnahmebehandlung eindeutig definiert sind.

Scans und bildbasierte PDFs benötigen zusätzliche Bild- oder OCR-Erkennung und sind stärker von Lesbarkeit und Qualität abhängig. Ob sie zum freigegebenen Scope gehören, wird anhand realer Beispiele geprüft.

Jede relevante Layoutvariante muss erkannt und dem richtigen Prozess zugeordnet werden können. Wiederkehrende Varianten können separat freigegeben werden; neue oder geänderte Layouts werden als Ausnahme behandelt, bis sie geprüft und gegebenenfalls eingerichtet sind.

Ein Fingerprint beschreibt die wiederkehrenden Merkmale eines Dokumentlayouts und die Regeln, mit denen relevante Felder erkannt und verarbeitet werden. Auf Ihn folgen Datenvalidierung und ggf. Ausnahmebehandlung.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X kann eine sichtbare PDF-Darstellung Teil des Zielformats bleiben. Bei rein strukturierten Formaten wie XRechnung steht die XML-Datei im Vordergrund. Welche Darstellung erzeugt wird, hängt vom gewählten Zielformat und Prozess ab.

Typischerweise werden Anwendungsfall, Dokumente, Felder, Zielformat, Schnittstellen und Ausnahmen abgestimmt. Danach folgen Test, Konfiguration, fachliche Prüfung der Ergebnisse, Freigabe und kontrollierter Go-live.

Benötigt werden repräsentative Beispiele für das normale Layout und relevante Sonderfälle, etwa mehrere Seiten, Rabatte, Gutschriften oder abweichende Positionstabellen. Anzahl und Auswahl werden nach Dokumentvielfalt und gewünschtem Umfang festgelegt; eine pauschale Mindestmenge gilt nicht für jeden Fall.

Grundsätzlich können grenzüberschreitende Prozesse geprüft werden. Zielformat, Pflichtfelder, Steuerlogik, Übertragungsweg und lokale Anforderungen unterscheiden sich jedoch je Land und Empfänger. Die fachliche und rechtliche Bewertung muss separat erfolgen.

Ja, sofern das gewünschte Format technisch beschrieben, fachlich abgestimmt und für den Zielprozess freigegeben werden kann. Mapping, Validierung und Schnittstelle werden je Implementierung festgelegt.

Die Verarbeitungszeit hängt von Dokumenttyp, Eingangskanal, Validierung, Ausnahmeanteil und Betriebsmodell ab. Verbindliche Reaktions- oder Durchlaufzeiten gelten nur, wenn sie für den konkreten Service schriftlich vereinbart wurden.

PEDIF wird entsprechend dem vereinbarten Betriebsmodell bereitgestellt. Ob Cloud-, kundenspezifische oder lokale Varianten verfügbar sind, muss für den konkreten Anwendungsfall technisch und vertraglich bestätigt werden.

Empfänger, Zielformat und Übertragungsweg werden über vereinbarte Merkmale und Routingregeln bestimmt, zum Beispiel Partner-ID, Kundennummer, Dokumentinhalt oder Eingangskanal. Unklare oder widersprüchliche Angaben werden nicht automatisch weitergeleitet, sondern als Prüffall behandelt.

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Ob eine XML-Datei enthalten ist, lässt sich in einem PDF-Viewer über die Anlagen beziehungsweise Anhänge prüfen. Zusätzlich sollte die Datei mit einem geeigneten Validator gegen das benötigte Profil geprüft werden.

OCR wandelt das Bild einer Seite in Text um und überlässt die Interpretation Menschen oder weiterer Software. PEDIF arbeitet mit wiederkehrenden Dokumentlayouts: Ist ein Layout als Fingerprint eingerichtet und freigegeben, weiß PEDIF, welcher Wert in welches Feld gehört, prüft das Ergebnis anhand festgelegter Regeln und übergibt strukturierte Daten. Dasselbe Dokument führt damit immer zum selben Ergebnis statt zu einer neuen Schätzung.

Nein. EDI bleibt der richtige Kanal für Partner, die bereits strukturierte Nachrichten mit Ihnen austauschen. PEDIF schließt die Lücke bei Partnern, die PDFs senden oder erwarten, etwa kleinere Kunden und Lieferanten. Bei Bedarf liefert PEDIF die Daten als EDI-Nachricht wie EDIFACT, sodass beide Gruppen im selben nachgelagerten Prozess landen.

Typische Dokumente sind Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften. PEDIF kann auch weitere Geschäftsdokumente wie Versanddokumente oder Zahlungsavise verarbeiten. Jede Dokumentart wird im Onboarding mit eigenem Rahmen bewertet. Eine Übersicht bietet die Seite zu den 21 Dokumenttypen.

PEDIF liefert Daten in dem Format, das Ihr Prozess braucht, zum Beispiel als XML-, CSV- oder JSON-Datei, als EDI-Nachricht wie EDIFACT, im Importformat Ihres ERP-Systems oder per REST-API. Für Rechnungen kann PEDIF außerdem E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing 3.0 erzeugen.

Ein Dokument, das nicht mehr zu seinem freigegebenen Fingerprint passt, wird nicht mit veralteten Regeln verarbeitet. Es wird stattdessen markiert, damit die Änderung sichtbar wird. Der Fingerprint wird dann angepasst, mit den neuen Dokumenten getestet und erneut freigegeben. Da Fingerprints und Regeln versioniert sind, bleibt nachvollziehbar, welche Version auf welches Dokument angewendet wurde.

Dokumente mit Prüfbefunden, etwa fehlenden Pflichtfeldern, nicht aufgehenden Summen oder unbekannten Artikelnummern, werden nicht stillschweigend weitergegeben. Sie werden mit dem konkreten Befund zur Prüfung ausgesteuert, damit die zuständige Person den Fall korrigieren oder klären kann. Dokumente ohne Befund laufen automatisch weiter.

Übliche Anbindungen sind die Dateiübergabe im Importformat Ihres ERP-Systems, eine REST-API oder Webhooks sowie E-Mail für eingehende Dokumente. Welche Anbindung genutzt wird, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab und wird im Onboarding festgelegt. Ihr ERP-System selbst muss dafür nicht verändert werden.

Ja. PEDIF kann aus wiederkehrenden PDF-Rechnungen XRechnung-Dateien erzeugen und vor der Zustellung validieren. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine Leitweg-ID als Käuferreferenz. Steht sie nicht auf der Rechnung, kann sie aus Regeln oder Stammdaten ergänzt werden, zum Beispiel als fester Wert je Kunde.

PEDIF kann Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0 erzeugen und zur Zustellung über das Peppol-Netzwerk übergeben. Für die Zustellung braucht es einen Peppol Access Point und einen Empfänger, der mit einer Peppol-ID im Netzwerk registriert ist. Welche Konstellation passt, wird je Empfänger vor der ersten Rechnung geklärt.

pedif+ erweitert PEDIF um Eingänge, die nicht in einem bekannten PDF-Layout ankommen, etwa Bestelltext im E-Mail-Body, XLSX- oder CSV-Dateien, Word-Dokumente oder neue PDF-Layouts. Diese Eingänge werden aufbereitet und gezielt zur Prüfung angezeigt, sodass nur unklare Werte Aufmerksamkeit brauchen. Fälle, die sich wiederholen, können später als Fingerprint eingerichtet werden.

Ja. Viele Dokumente enthalten nicht alles, was Ihr System braucht, zum Beispiel Ihre internen Kunden- oder Artikelnummern. Mit der Datenveredelung kann PEDIF die erfassten Daten anreichern und mit Ihren Stammdaten abgleichen, sodass das Ergebnis direkt in Ihrem System weiterverarbeitet werden kann.

Nein. Ihre Geschäftspartner können Dokumente weiterhin so senden oder empfangen wie bisher. PEDIF arbeitet mit den Dokumenten so, wie sie ankommen. Deshalb eignet es sich auch für Partner, die kein eigenes EDI und keine eigene E-Rechnungssoftware einführen werden.

Ja. Viele Unternehmen beginnen mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, etwa Rechnungen ihrer wichtigsten Lieferanten oder Bestellungen ihrer größten Kunden. Weitere Dokumentarten, Layouts und Geschäftspartner kommen Schritt für Schritt hinzu, sobald der erste Prozess zuverlässig läuft.

Das hängt von der Zahl der Layouts, den benötigten Feldern und dem Zielformat ab. Nach Durchsicht Ihrer Beispieldokumente werden Einrichtung, Test und Freigabe gemeinsam mit Ihnen geplant, sodass Sie vorab wissen, wann ein Layout live geht.

Ja. Dokumente mit mehreren Seiten und vielen Positionen gehören zum normalen Betrieb. Wie Positionen über Seiten hinweg fortgesetzt und wie Zwischen- und Gesamtsummen geprüft werden, wird bei der Einrichtung des Layouts festgelegt.

Ausnahmen betreffen meist fachliche Entscheidungen, etwa ob ein unbekannter Artikel bestellt oder eine Preisabweichung akzeptiert wird. Sie werden deshalb in der Regel von Ihrem eigenen Team geprüft. Welche Fälle an wen gehen, wird im Onboarding festgelegt.

Der gehostete Service läuft in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Für Unternehmen mit strengeren Anforderungen an die Datenkontrolle gibt es eine On-Premises-Option. Details zu Hosting, Zugriffskontrolle und Löschung stehen auf der Sicherheitsseite.

Ja. Die Preise richten sich nach Dokumentvolumen und Prozessumfang, mit einem Paket für kleinere Unternehmen und geringe Volumen. So können Sie mit wenigen Dokumenten starten und später wachsen.

Ja. Mit X zu PDF werden strukturierte Dateien wie XRechnung, EDIFACT oder XML in lesbare PDF-Dokumente umgewandelt, etwa zur Prüfung, Freigabe oder Archivierung durch Personen, die nicht mit XML arbeiten.

Sinnvolle Kennzahlen sind der Anteil der Dokumente ohne manuellen Eingriff, die Zahl der Ausnahmen je Layout und die Zeit bis zu ihrer Klärung. Diese Kennzahlen zeigen, welche Layouts stabil laufen und wo sich weitere Einrichtung lohnt.

Ja. Dokumente können an ein eigenes Postfach gesendet werden, aus dem PEDIF sie automatisch abholt. Mehrere Anhänge in einer E-Mail können verarbeitet werden, und jedes Dokument wird seinem eigenen Verarbeitungsweg zugeordnet.

Ein Dokument ohne passenden Fingerprint wird nicht in ein falsches Layout gezwungen. Es wird zur Prüfung angezeigt oder mit pedif+ so aufbereitet, dass die relevanten Werte geprüft und ergänzt werden können. Kommt dasselbe Layout wiederholt, kann es als neuer Fingerprint eingerichtet werden.

Ja. Für jedes verarbeitete Dokument ist nachvollziehbar, welcher Fingerprint und welche Regelversion verwendet und welche Werte erfasst wurden. So bleiben Ergebnisse für interne Kontrollen und Prüfungen überprüfbar.

Ja. Im Eingang strukturiert PEDIF Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen von Geschäftspartnern. Im Ausgang wandelt es Ihre eigenen PDF-Dokumente, etwa Rechnungen, in die elektronischen Formate um, die Ihre Empfänger verlangen.