PDF-Rechnungen automatisch in validierte ZUGFeRD-E-Rechnungen umwandeln

PDF zu ZUGFeRD in der Praxis: Profile, Daten und Einführung

Eine ZUGFeRD-Datei zu erzeugen ist ein technischer Schritt. Dass es für jede Rechnung, jeden Empfänger und jeden Monatsabschluss zuverlässig funktioniert, ist eine Prozessfrage. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf es ankommt, wenn aus wiederkehrenden PDF-Rechnungen validierte ZUGFeRD-E-Rechnungen werden.

ZUGFeRD-Profile erklärt: Welches brauchen Sie?

ZUGFeRD ist kein einzelnes Format, sondern eine Familie von Profilen, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. ZUGFeRD 2.x und der französische Standard Factur-X sind technisch aufeinander abgestimmt, daher tauchen dieselben Profilnamen in beiden auf.

Welches Profil passt, hängt vom Empfänger und vom Rechnungsinhalt ab. Viele B2B-Prozesse nutzen das Profil EN 16931, weil es das europäische Kernmodell der Rechnung abbildet. Rechnungen mit komplexeren Inhalten benötigen unter Umständen EXTENDED, während manche öffentliche Auftraggeber das Profil XRECHNUNG oder eine reine XRechnung erwarten.

• MINIMUM und BASIC WL: enthalten nur Kopfdaten ohne Rechnungspositionen. Nach den deutschen E-Rechnungsregeln gelten sie nicht als E-Rechnung und sind vor allem als Buchungshilfe relevant.
• BASIC: ergänzt Rechnungspositionen mit einem reduzierten Feldumfang für einfache Rechnungen.
• EN 16931 (früher COMFORT): bildet die europäische Norm für elektronische Rechnungen ab und ist das übliche Ziel für B2B-Rechnungen in Deutschland.
• EXTENDED: erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder für komplexe Fälle, zum Beispiel detailliertere Liefer- oder Rabattangaben.
• XRECHNUNG: bettet Daten nach der deutschen XRechnung-Spezifikation ein, für Empfänger, die dies verlangen.

Welche Rechnungsdaten eine ZUGFeRD-E-Rechnung braucht

Eine ZUGFeRD-E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Die meisten Pflichtangaben stehen bereits auf der PDF-Rechnung, manche aber nicht in einer Form, die Software direkt nutzen kann.

• Verkäufer und Käufer: Namen, Anschriften und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Steuernummern
• Rechnungsidentifikation: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart (Rechnung oder Gutschrift) und Währung
• Liefer- oder Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
• Rechnungspositionen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Nettopreis und Positionssumme
• Steuerangaben: Umsatzsteuerkategorie und -satz je Position, Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge je Steuersatz
• Summen, Zu- und Abschläge, Vorauszahlungen und der Zahlbetrag
• Zahlungsbedingungen und Zahlungsangaben wie die IBAN
• Referenzen, die der Empfänger verlangt, etwa eine Käuferreferenz oder Bestellnummer

Wo das PDF allein nicht ausreicht

Eine PDF-Rechnung ist für Menschen gemacht. Manche Angaben, die für Leser selbstverständlich sind, müssen für den strukturierten Teil in definierte Codes übersetzt werden. Einheiten wie „Stk.“ oder „pcs“ müssen auf Standard-Einheitencodes abgebildet werden, Umsatzsteuerkategorien werden als Codes statt als Text angegeben, Länder und Währungen brauchen ihre Standardkennungen.

Andere Angaben stehen gar nicht auf dem PDF, zum Beispiel eine Käuferreferenz, die ein bestimmter Kunde verlangt. In solchen Fällen kann PEDIF Informationen aus Regeln oder Stammdaten ergänzen, etwa eine feste Referenz je Kunde. Lässt sich ein Wert nicht zuverlässig bestimmen, wird die Rechnung zur Prüfung ausgesteuert, statt sie mit Vermutungen zu vervollständigen.

Typische Stolpersteine beim Umstieg von PDF auf ZUGFeRD

Die meisten Probleme in ZUGFeRD-Projekten entstehen nicht durch das XML-Format selbst, sondern durch Details, die ein PDF toleriert und eine strukturierte Rechnung nicht.

• Rundungsdifferenzen zwischen Positionssummen, Steuerbeträgen und Rechnungssumme
• Rabatte oder Zuschläge als Freitext statt als definierte Zu- und Abschläge
• Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung ohne saubere Aufteilung je Steuersatz
• Gutschriften und Korrekturen, die mit der richtigen Rechnungsart gekennzeichnet werden müssen
• Fehlende Referenzen, die der Empfänger für die automatische Zuordnung braucht
• Abweichungen zwischen sichtbarem PDF und eingebettetem XML nach manuellen Änderungen

Gutschriften, Korrekturen und Stornos

Nicht jedes Dokument im Abrechnungsprozess ist eine reguläre Rechnung. Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Stornos müssen ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Pflicht greift, und sie haben in den strukturierten Daten eigene Regeln.

Eine Gutschrift wird mit einer eigenen Rechnungsart gekennzeichnet und verweist in der Regel auf die ursprüngliche Rechnung. Eine korrigierte Rechnung muss erkennen lassen, welche Rechnung sie ersetzt. Kommen diese Dokumente aus demselben Abrechnungssystem wie die Rechnungen, sind ihre Layouts oft ähnlich, aber nicht identisch. PEDIF behandelt sie als eigene Fälle mit eigener Erkennung, Zuordnung und Prüfung, damit eine Gutschrift nie wie eine Rechnung ausgeliefert wird.

• Die richtige Dokumentart für Rechnungen, Gutschriften und Korrekturen setzen
• Den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung übernehmen, wo der Empfänger ihn braucht
• Vorzeichen und Summen prüfen, weil Gutschriftbeträge leicht versehentlich umgekehrt werden
• Diese Dokumentarten vor dem Go-live mittesten, nicht nur Standardrechnungen

Was beim Empfänger passiert

Das Buchhaltungs- oder ERP-System des Empfängers liest das eingebettete XML und kann die Rechnung ohne Abtippen verarbeiten. Die PDF-Ansicht bleibt für alle erhalten, die die Rechnung im gewohnten Layout ansehen möchten.

Nach den Vorgaben der deutschen Finanzverwaltung ist bei hybriden Rechnungen der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Deshalb prüft PEDIF vor der Freigabe, ob sichtbare Rechnung und XML übereinstimmen. Eine Abweichung wird als Ausnahme behandelt, nicht als Detail.

ZUGFeRD-Rechnungen archivieren

E-Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurden, einschließlich der strukturierten Daten, und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben. Für ZUGFeRD heißt das: die vollständige hybride Datei aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck oder ein Bild der PDF-Ansicht.

Weil das XML die Rechnungsdaten enthält, können Archiv- und DMS-Systeme ZUGFeRD-Rechnungen außerdem nach Rechnungsnummer, Datum, Lieferant oder Betrag indexieren. Das erleichtert spätere Suchen und Prüfungen.

Von der ersten Rechnung zum stabilen Betrieb

Ein PDF-zu-ZUGFeRD-Prozess wird meist schrittweise eingeführt, beginnend mit den Rechnungslayouts, die am häufigsten vorkommen.

• Beispielrechnungen je wiederkehrendem Layout sammeln, einschließlich Gutschriften und Sonderfällen
• Zielprofil und benötigte Referenzen je Empfängergruppe festlegen
• Layouterkennung, Feldzuordnung und Geschäftsregeln einrichten
• Testrechnungen technisch validieren und mit den Original-PDFs abgleichen
• Mit ausgewählten Empfängern starten und Ausnahmen eng begleiten
• Den Prozess auf weitere Layouts, Standorte und Empfänger ausweiten, sobald die Ergebnisse stabil sind

Ein Abrechnungssystem, unterschiedliche Empfängeranforderungen

In der Praxis geht ein Rechnungslauf selten an Empfänger mit identischen Anforderungen. Geschäftskunden akzeptieren vielleicht ZUGFeRD, öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung mit Leitweg-ID, manche Kunden erwarten Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und andere laden sie in ihr eigenes Lieferantenportal hoch.

Statt im Quellsystem für jeden Fall einen eigenen Export zu bauen, kann PEDIF aus derselben wiederkehrenden PDF-Rechnung je Empfänger das benötigte Format erzeugen. Die empfängerspezifischen Regeln – Zielformat, Profil, Pflichtreferenzen und Zustellweg – werden einmal gepflegt und automatisch auf jede Rechnung für diesen Empfänger angewendet.

So prüfen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht in jedem Viewer wie ein normales PDF aus, deshalb wird der strukturierte Teil leicht übersehen. Einige Prüfungen zeigen, ob eine Rechnung wirklich eine gültige E-Rechnung ist:

• Das PDF enthält einen eingebetteten XML-Anhang, den PDF-Viewer meist unter Anhänge anzeigen
• Die Datei ist ein PDF/A-3-Dokument, das Archivformat, das eingebettetes XML erlaubt
• Das XML nennt ein Profil, das der Empfänger akzeptiert, und für deutsche E-Rechnungen nicht MINIMUM oder BASIC WL
• Das XML besteht die Validierung gegen Schema und Geschäftsregeln dieses Profils
• Rechnungsnummer, Daten, Summen und Steuerbeträge im XML stimmen mit dem sichtbaren PDF überein