PDF in E-Rechnung umwandeln: XRechnung & ZUGFeRD | PEDIF

Viele Unternehmen erzeugen ihre Rechnungen bereits digital:

• Die Rechnung entsteht im ERP- oder Fakturasystem.
• Sie wird als PDF gespeichert.
• Sie wird per E-Mail versendet oder in ein Portal hochgeladen.
• Eine Kopie wird im DMS oder Archiv abgelegt.

Für Menschen ist dieser Prozess digital. Für die gesetzliche Definition einer E-Rechnung reicht ein einfaches PDF jedoch nicht mehr aus.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt deshalb als sonstige Rechnung – auch wenn es elektronisch versendet wird.

Was gilt wann?

Seit dem 1. Januar 2025

Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die technische Empfangsfähigkeit kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

2025 und 2026

Rechnungsaussteller können im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für eine einfache PDF-Rechnung ist grundsätzlich weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Ab dem 1. Januar 2027

Die verlängerte Übergangsregelung gilt nur noch für Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt. Rechnungsaussteller oberhalb dieser Grenze müssen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift.

Ab dem 1. Januar 2028

Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend.

Ausnahmen können unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte nicht betroffene Umsätze gelten. Die konkrete rechtliche und steuerliche Einordnung sollte im Einzelfall geprüft werden.

Die eigentliche Herausforderung ist die PDF-Lücke

Die meisten Unternehmen starten nicht auf einer grünen Wiese.

Neben dem zentralen ERP existieren häufig:

• ältere Faktura- und Abrechnungssysteme,
• Fachanwendungen,
• Service- und Projektlösungen,
• Tochtergesellschaften mit eigenen Prozessen,
• manuell erzeugte Sonderrechnungen,
• kundenspezifische Formulare,
• Portale und historisch gewachsene Anwendungen.

Diese Systeme funktionieren fachlich. Sie erzeugen korrekte Rechnungsinhalte und sind in den Fachabteilungen etabliert. Häufig können sie jedoch keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei im benötigten Profil erzeugen.

Auch Unternehmen mit einer bestehenden EDI- oder E-Invoicing-Infrastruktur haben deshalb oft PDF-basierte Restfälle. Nicht jede Rechnung kommt aus dem strukturierten Hauptprozess.

PEDIF schließt diese PDF-Lücke. Die Lösung ersetzt einen funktionierenden EDI-Prozess nicht, sondern ergänzt ihn dort, wo Neben-, Alt- oder Sondersysteme weiterhin PDF-Rechnungen erzeugen.

Bestehende Rechnungsprozesse weiter nutzen

Ein vollständiger Austausch des ERP- oder Fakturasystems ist nicht immer der schnellste oder wirtschaftlichste Weg.

PEDIF setzt deshalb nicht primär beim Quellsystem, sondern beim Rechnungsoutput an:

1. Das bestehende System erzeugt weiterhin die gewohnte PDF-Rechnung.
2. PEDIF erkennt das freigegebene Rechnungs- und Layoutmuster.
3. Relevante Kopf-, Positions-, Steuer- und Summendaten werden fachlich zugeordnet.
4. Die Daten werden in eine strukturierte Zielstruktur überführt.
5. Ein geeigneter E-Rechnungsoutput wird erzeugt und validiert.
6. Das Ergebnis wird an den vorgesehenen Versand-, ERP-, EDI-, DMS- oder Archivprozess übergeben.

Der Vorteil: Die fachliche Rechnungserstellung kann bestehen bleiben, während der Output für strukturierte Zielprozesse erweitert wird.

PEDIF ist mehr als reine OCR

OCR erkennt sichtbare Zeichen. Für eine E-Rechnung genügt es jedoch nicht, Text aus einem Dokument auszulesen.

Ein Wert wie „1.250,00" kann beispielsweise ein Einzelpreis, eine Positionssumme, der Nettobetrag, der Steuerbetrag oder die Bruttosumme sein. Ein Datum kann Rechnungs-, Leistungs-, Liefer- oder Fälligkeitsdatum bedeuten.

Für einen belastbaren Datenprozess müssen deshalb nicht nur Zeichen, sondern auch deren Geschäftsbedeutung, Tabellenstruktur und Zuordnung erkannt werden.

OCR liest Zeichen. PEDIF erkennt wiederkehrende Geschäftsdokumente.

Aus dem PDF entsteht kein einfacher Textexport, sondern ein definierter Datenfluss mit Feldlogik, Validierungsregeln und Ausnahmebehandlung.

Für welche Unternehmen eignet sich eine PDF-first-Brücke?

Ein PDF-zu-E-Rechnung-Prozess mit PEDIF ist besonders relevant, wenn mehrere der folgenden Aussagen zutreffen:

• Ihr ERP- oder Fakturasystem erzeugt zuverlässig PDF-Rechnungen, aber keine geeigneten strukturierten E-Rechnungen.
• Eine Anpassung oder Ablösung des Quellsystems wäre teuer oder zeitaufwendig.
• Neben dem Hauptsystem existieren weitere Rechnungsquellen.
• Sie haben bereits EDI, aber nicht alle Rechnungen laufen über den strukturierten Prozess.
• Kunden fordern unterschiedliche Formate oder Übergabewege.
• Rechnungsdaten sollen nicht für jeden Empfänger manuell neu erfasst werden.
• Finance und IT suchen eine pragmatische Brücke statt eines umfassenden Migrationsprojekts.

Bei wenigen, seltenen Einzelrechnungen kann eine manuelle Lösung wirtschaftlicher sein. Der größte Hebel entsteht bei wiederkehrenden Rechnungsquellen, Layouts und Empfängeranforderungen.

So funktioniert die Umwandlung von PDF zu E-Rechnung

1. Rechnungsprozess und Ziel definieren

Zu Beginn wird geklärt:

• Wo entstehen die PDF-Rechnungen?
• Wie viele Rechnungen und Layoutvarianten gibt es?
• Welche Empfängergruppen bestehen?
• Welche Zielformate werden benötigt?
• Welche Versand- oder Übergabewege werden erwartet?
• Welche Systeme sind nachgelagert beteiligt?

Das Ziel ist keine isolierte Dateikonvertierung, sondern ein belastbarer End-to-End-Prozess.

2. PDF-Layout und Datenqualität prüfen

Anhand repräsentativer Musterdokumente wird untersucht, ob die benötigten Informationen vollständig und eindeutig vorhanden sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
• Verkäufer- und Käuferdaten,
• Steuer- und Umsatzsteuerinformationen,
• Leistungs- oder Lieferzeitpunkt,
• Zahlungsbedingungen,
• Bestell- und Vertragsreferenzen,
• Positionsnummern, Mengen und Preise,
• Zu- und Abschläge,
• Netto-, Steuer- und Bruttosummen,
• empfänger- oder formatspezifische Angaben.

Fehlende Pflichtdaten können nicht allein durch eine technische Konvertierung ersetzt werden. Sie müssen aus einer belastbaren Quelle ergänzt oder im Quellprozess bereitgestellt werden.

3. Wiederkehrende Dokumentmuster erkennen

Für freigegebene Rechnungsvarianten wird definiert, wo und in welcher fachlichen Bedeutung die relevanten Informationen vorkommen.

Dabei geht es nicht nur um die Position eines Textes, sondern um die Zuordnung zu einer fachlichen Rechnungslogik.

4. Rechnungsdaten strukturieren

Die erkannten Inhalte werden in eindeutig nutzbare Datenfelder überführt.

Aus einem visuellen Rechnungsdokument entsteht damit ein strukturierter Datensatz, der für nachgelagerte Systeme verarbeitet werden kann.

5. XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und validieren

Abhängig von Empfänger, Prozess und freigegebenem Projektumfang kann ein Zieloutput wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden.

Vor der Weitergabe sollten unter anderem geprüft werden:

• technisches Format,
• verwendete Version und Profil,
• Pflichtfelder,
• mathematische Konsistenz,
• Steuerlogik,
• Referenzen,
• Empfängeranforderungen,
• Übereinstimmung zwischen sichtbaren und strukturierten Daten.

Eine Validierung kann fehlende oder unlogische Angaben sichtbar machen. Sie ist deshalb ein wichtiger Kontrollschritt vor Versand oder Übergabe.

6. Übergabe und Ausnahmen organisieren

Der strukturierte Output kann – abhängig von der vereinbarten Implementierung – an einen bestehenden Prozess übergeben werden, beispielsweise an:

• ERP oder Fakturasystem,
• EDI- beziehungsweise E-Invoicing-Plattform,
• DMS oder Archiv,
• API oder Schnittstelle,
• Kundenportal,
• E-Mail- oder Versandprozess.
• PEPPOL

Nicht eindeutige oder unvollständige Fälle dürfen nicht unbemerkt durchlaufen.

No-Touch bedeutet nicht No-Control. Es bedeutet: Standardfälle werden automatisiert verarbeitet, während Ausnahmen gezielt Aufmerksamkeit erhalten.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt?

Beide Formate machen Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar. Sie unterscheiden sich jedoch in Darstellung und Nutzung.

XRechnung

Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz.

Sie eignet sich besonders, wenn:

• der Empfänger ausdrücklich eine XRechnung verlangt,
• öffentliche Auftraggeber beteiligt sind,
• der Prozess stark maschinenorientiert ist,
• eine reine XML-Verarbeitung vorgesehen ist,
• für die menschliche Ansicht ein Viewer genutzt werden kann.

Eine XRechnung sieht nicht wie eine klassische Rechnung aus. Sie enthält die Rechnung als strukturierten Datensatz.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Das Format eignet sich besonders, wenn:

• Fachabteilungen weiterhin ein vertrautes Rechnungsbild benötigen,
• der Empfänger ein hybrides Format akzeptiert,
• PDF-nahe Arbeitsabläufe erhalten bleiben sollen,
• gleichzeitig strukturierte Daten benötigt werden.

Wichtig: Bei einer hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Weichen PDF-Darstellung und XML voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Daten führend.

Welches Format ist das richtige?

Die Auswahl sollte nicht allein anhand einer allgemeinen Formatpräferenz erfolgen. Entscheidend sind:

• Vorgaben des Rechnungsempfängers,
• B2B- oder B2G-Kontext,
• technische Zielsysteme,
• gewünschte menschliche Lesbarkeit,
• Profil und Version,
• Versandweg,
• Archivierungs- und Prüfprozess.

PEDIF kann beide Zielpfade prüfen. Die konkrete Eignung wird im PDF-Rechnungscheck anhand des tatsächlichen Prozesses bewertet.

Wichtig: Ausgangs- und Eingangsrechnungen unterscheiden

Ausgehende PDF-Rechnungen

Bei ausgehenden Rechnungen kann PEDIF als Output Layer zwischen bestehendem Faktura- beziehungsweise ERP-System und dem E-Rechnungsprozess eingesetzt werden.

Voraussetzung ist, dass alle benötigten Rechnungsinformationen im PDF oder in einer anderen verlässlichen Datenquelle vorhanden und eindeutig zuordenbar sind.

Eingehende PDF-Rechnungen

Bei eingehenden Rechnungen kann PEDIF Informationen aus PDF-Dokumenten strukturieren und für ERP-, Finance-, EDI- oder Prüfprozesse bereitstellen.

Eine nachträgliche Strukturierung durch den Rechnungsempfänger macht aus einer vom Lieferanten unzulässig ausgestellten einfachen PDF jedoch nicht automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung des Lieferanten.

Wenn für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, muss der Rechnungsaussteller die korrekte Rechnungsform bereitstellen. PEDIF kann den internen Datenprozess unterstützen, ersetzt aber nicht die Verantwortung des Rechnungsausstellers.

Checkliste für einen belastbaren E-Rechnungsprozess

Archivierung

Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Bei ZUGFeRD ist deshalb insbesondere der eingebettete XML-Datensatz relevant. Enthält der PDF-Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, können auch diese aufbewahrungspflichtig sein.

Verfahrensdokumentation

Der Prozess sollte nachvollziehbar beschreiben:

• wie E-Rechnungen erzeugt oder empfangen werden,
• welche Systeme und Schnittstellen beteiligt sind,
• wie geprüft und freigegeben wird,
• wie Ausnahmen behandelt werden,
• wie Versand und Übergabe erfolgen,
• wie die Aufbewahrung sichergestellt wird.

Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein Formatprojekt. Sie betrifft Finance, Accounting, Tax, IT, ERP, EDI und die operative Prozessverantwortung.

Was Unternehmen durch einen PDF-first-Ansatz gewinnen

Bestehende Systeme respektieren

Funktionierende ERP-, Faktura- und Fachsysteme müssen nicht allein wegen eines fehlenden E-Rechnungsoutputs sofort ersetzt werden.

Kundenanforderungen kontrolliert bedienen

Unterschiedliche Empfängerformate können in einem definierten Zielprozess abgebildet werden, statt für jeden Kunden einen manuellen Sonderweg aufzubauen.

Strukturierte Daten statt zusätzlicher manueller Arbeit

Rechnungsinformationen werden nicht nur visuell übertragen, sondern für ERP-, EDI-, DMS- und Folgeprozesse strukturiert bereitgestellt.

Ausnahmen bleiben sichtbar

Unvollständige oder nicht eindeutige Rechnungen können gezielt gestoppt und geprüft werden.

Schrittweise statt Big Bang

Unternehmen können mit ausgewählten Rechnungsquellen und Layouts beginnen und den Umfang kontrolliert erweitern.

PEDIF ersetzt dabei weder das ERP noch die Buchhaltung, das Archiv, EDI oder eine steuerliche Prüfung. PEDIF ergänzt bestehende Systemlandschaften um eine Brücke zwischen PDF-basierten Rechnungsquellen und strukturierten Datenprozessen.

Ist Ihre PDF-Rechnung für XRechnung oder ZUGFeRD geeignet?

Nicht jedes PDF kann ohne Prüfung in einen belastbaren E-Rechnungsoutput überführt werden.

Im PDF-Rechnungscheck prüfen wir unter anderem:

• Rechnungsquelle und Versandprozess,
• wiederkehrende Layoutvarianten,
• vorhandene Rechnungs- und Pflichtdaten,
• Datenqualität und mögliche Mehrdeutigkeiten,
• gewünschtes Zielformat,
• Empfängeranforderungen,
• Validierungsbedarf,
• Zielsystem und Übergabeweg,
• erwartete Ausnahmefälle.

Sie erhalten eine technische Einschätzung, ob ein PDF-first-Prozess grundsätzlich geeignet ist und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.

Hinweis: Der Dokumentcheck ist keine Rechts- oder Steuerberatung und keine automatische Zusage, dass jedes Dokument ohne zusätzliche Prozessanpassungen in eine E-Rechnung überführt werden kann.