E-Rechnungs-Gap-Checker: Sind Sie bereit? | PEDIF

E-Rechnungs-Gap-Checker: Sind Sie bereit? | PEDIF

Über den E-Rechnungs-Lückencheck

Der Lückencheck gibt eine erste Einschätzung, ob es in Ihrer Rechnungslandschaft eine E-Rechnungslücke gibt und ob PEDIF sie als Ausgabeschicht schließen könnte. Er stellt acht Fragen zu Ihren Rechnungsquellen, Formaten, Daten und Zielprozessen. Die folgenden Abschnitte erklären, was eine E-Rechnungslücke ist und wie Sie das Ergebnis deuten.

Was eine E-Rechnungslücke ist

In vielen Unternehmen ist der Hauptrechnungsprozess bereits gut organisiert: Das ERP erstellt Rechnungen, und große Kunden erhalten sie per EDI oder Portal. Neben diesem Hauptprozess gibt es aber oft weitere Rechnungsquellen: Tochtergesellschaften, spezielle Abrechnungssysteme, Service- oder Projektabrechnung, Altanwendungen oder manuelle Sonderfälle. Diese Quellen erzeugen häufig nur PDF-Rechnungen.

Sobald Empfänger strukturierte E-Rechnungen verlangen, werden diese PDF-Rechnungen zur Lücke. Der Lückencheck hilft herauszufinden, ob eine solche Lücke besteht und wie sie sich schließen lässt.

Typische Quellen von PDF-Rechnungen

Nebensysteme für Service-, Wartungs- oder Projektabrechnung
Tochtergesellschaften oder Standorte mit eigener Rechnungssoftware
Altanwendungen, die stabil laufen, aber keine E-Rechnungsformate erzeugen können
Sonderprozesse wie Gutschriften, Weiterbelastungen oder Einmalrechnungen
Geschäftspartner, die außerhalb der zentralen EDI-Anbindung fakturiert werden

Worum es in den Fragen geht

Ob neben Ihrem EDI- oder Hauptprozess noch PDF-Rechnungen existieren
Ob Ausgangsrechnungen aus Nebensystemen oder Sonderprozessen stammen
Ob diese Rechnungen derzeit als PDF-Dateien erzeugt werden
Ob das Quellsystem bereits XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann
Ob die benötigten Rechnungsdaten vorhanden oder zuverlässig ableitbar sind
Ob sich Layouts oder Dokumentmuster wiederholen
Ob es bereits einen EDI- oder E-Rechnungs-Zielprozess gibt
Ob Format, Pflichtfelder oder Übergangsregeln rechtlich noch unklar sind

Die vier möglichen Ergebnisse

PEDIF-Fit wahrscheinlich: Ihre Antworten sprechen dafür, PEDIF als ergänzende Ausgabeschicht für PDF-zu-E-Rechnungs-Prozesse zu prüfen.
Zuerst Quelldaten prüfen: Der Anwendungsfall kann relevant sein, zuerst sollte aber geklärt werden, ob Pflichtdaten vorhanden, eindeutig erkennbar oder zuverlässig ableitbar sind.
Compliance-Prüfung nötig: Bevor der technische Prozess bewertet wird, sollten Pflichtfelder, Formatprofil und rechtliche Anforderungen geprüft werden.
Quellsystem oder Prozess prüfen: Kann das Quellsystem bereits passende E-Rechnungen erzeugen oder gibt es nur sehr wenige wiederkehrende PDF-Fälle, ist ein anderer Weg möglicherweise der bessere erste Hebel.

Warum die Quelldaten am wichtigsten sind

Eine E-Rechnung kann nur enthalten, was bekannt ist. Steht ein Pflichtwert wie eine Käuferreferenz, eine Umsatzsteuer-ID oder eine Steuerkategorie weder auf dem PDF noch in den Stammdaten, kann ihn keine Umwandlung zuverlässig erzeugen. Deshalb fragt der Lückencheck, ob die benötigten Daten vorhanden sind. Fehlende Daten sind kein Grund aufzugeben, müssen aber vor der Automatisierung geklärt werden, etwa durch zusätzliche Felder im Quellsystem oder gepflegte Referenzdaten je Kunde.

Wie PEDIF die Lücke schließt

PEDIF nutzt die PDF-Rechnungen, die Ihre Systeme bereits erzeugen, als Ausgangspunkt. Wiederkehrende Layouts werden einmal eingerichtet, die Rechnungsdaten strukturiert, fehlende Werte wo möglich aus Regeln oder Stammdaten ergänzt, und das Ergebnis wird im geforderten Format erstellt, validiert und zur Zustellung übergeben. Die Quellsysteme bleiben, wie sie sind, und Rechnungen, die die Regeln nicht erfüllen, werden zur Prüfung zurückgehalten, statt fehlerhaft beim Empfänger anzukommen.

Was Sie für eine Anwendungsfallprüfung vorbereiten

Eine Liste der Systeme und Prozesse, die heute Rechnungen erzeugen
Beispiel-PDF-Rechnungen aus jeder Quelle, einschließlich Gutschriften
Die Formate und Zustellwege, die Ihre Empfänger verlangen
Informationen, wo Pflichtdaten wie Referenzen und Umsatzsteuer-IDs gespeichert sind

So finden Sie alle Rechnungsquellen

Rechnungsquellen außerhalb des Hauptprozesses werden leicht übersehen. Ein praktischer Weg, sie zu finden, ist ein Blick in die Debitorenbuchhaltung, verbunden mit der Frage, welches System oder welche Person die Rechnungen je Buchungsgruppe erzeugt hat. Weitere gute Quellen sind der Postausgang der Buchhaltung, die Postausgänge von Vertriebs- und Serviceteams und die Liste der genutzten Softwarelizenzen. Das Ergebnis ist oft eine längere Liste als erwartet, einschließlich Systemen, die nur wenige Rechnungen im Monat erzeugen.

Die Lücken priorisieren

Nicht jede Lücke muss sofort geschlossen werden. Sinnvolle Kriterien sind die Zahl der Rechnungen je Quelle, die Anforderungen und Fristen der Empfänger, der Aufwand für die Anpassung des Quellsystems und der Anteil wiederkehrender Layouts. Quellen mit regelmäßigem Volumen, wiederkehrenden Layouts und Empfängern, die bereits E-Rechnungen verlangen, sind meist der beste Startpunkt.

Typische Ergebnisse nach dem Check

Manche Quellen lassen sich mit einer Konfigurationsänderung im bestehenden System auf E-Rechnungen umstellen.
Manche Quellen deckt man am besten mit einer PDF-first-Brücke ab, die aus ihren PDFs E-Rechnungen erzeugt.
Manche Quellen sind so klein, dass eine manuelle Lösung vorerst vertretbar bleibt.
Bei manchen Quellen müssen zuerst Pflichtdaten ergänzt werden, bevor eine Automatisierung möglich ist.

Warum Lücken oft spät auffallen

E-Rechnungsprojekte beginnen meist mit dem zentralen ERP, weil es die meisten Rechnungen erzeugt. Nebensysteme und Sonderprozesse werden oft erst entdeckt, wenn die ersten Empfänger PDF-Rechnungen daraus ablehnen. Dann ist die Zeit knapp und der Aufwand hoch. Wer zu Beginn des Projekts nach Lücken sucht statt am Ende, kann alle Rechnungsquellen gemeinsam planen und für jede ohne Zeitdruck die passende Lösung wählen.

Drei Beispiele für E-Rechnungslücken

Ein Hersteller fakturiert Produktverkäufe aus dem ERP per EDI, die Servicetechniker erstellen Wartungsrechnungen aber in einem separaten Außendienstwerkzeug, das nur PDFs erzeugt.
Ein Großhändler hat mehrere Tochtergesellschaften; die Muttergesellschaft stellt E-Rechnungen aus, zwei kleinere Standorte nutzen noch eigene Abrechnungssoftware mit PDF-Ausgabe.
Ein Dienstleister rechnet die meisten Kunden monatlich aus seinem Abrechnungssystem ab, Projektrechnungen und Gutschriften werden aber manuell in einer Textverarbeitung geschrieben und als PDF gespeichert.

Fragen zum Lückencheck

Ersetzt der Lückencheck eine rechtliche Prüfung?: Nein. Er gibt eine technische Orientierung. Rechtliche und steuerliche Anforderungen, etwa welche Rechnungen unter die E-Rechnungspflicht fallen, sollten mit Ihrer Beratung geklärt werden.
Was bedeutet „unbekannt“ als Antwort?: „Unbekannt“ zu wählen ist in Ordnung. Das Ergebnis zeigt dann, welche Informationen vor einer Entscheidung geklärt werden sollten.
Brauchen wir EDI, um PEDIF zu nutzen?: Nein. PEDIF funktioniert mit oder ohne bestehenden EDI-Prozess. Es kann EDI bei Rechnungen ergänzen, die noch als PDF entstehen, oder die E-Rechnungsausgabe allein übernehmen.
Ab wie vielen PDF-Rechnungen lohnt sich die Automatisierung?: Das hängt von Volumen, Zahl der Layouts und Empfängern ab. Wiederkehrende Layouts mit regelmäßigem Volumen sind der stärkste Fall. Bei sehr wenigen Einzelrechnungen kann ein anderer Weg wirtschaftlicher sein.
Können mehrere Personen in unserem Unternehmen den Lückencheck nutzen?: Ja. Es kann helfen, ihn getrennt für verschiedene Rechnungsquellen oder Standorte auszufüllen und die Ergebnisse zu vergleichen.
Was, wenn unser zentrales ERP bereits E-Rechnungen erzeugt?: Dann ist der Hauptprozess abgedeckt. Der Lückencheck hilft trotzdem, Nebensysteme und Sonderprozesse zu finden, die nicht über das ERP laufen.
Verarbeitet PEDIF auch Gutschriften?: Ja. Gutschriften und Korrekturen werden als eigene Fälle mit eigener Dokumentart, Zuordnung und Prüfung behandelt.
Ist eine Lücke immer ein technisches Problem?: Nicht immer. Manchmal liegt das Hauptproblem bei fehlenden Daten, unklaren Zuständigkeiten oder Empfängern, deren Anforderungen noch nicht bekannt sind.
Können wir Lücken einzeln schließen?: Ja. Jede Rechnungsquelle lässt sich separat angehen, beginnend mit der Quelle mit dem höchsten Volumen oder den dringendsten Empfängeranforderungen.
Wer sollte die Fragen beantworten?: Am besten jemand, der sowohl die Rechnungssysteme als auch die Anforderungen Ihrer Empfänger kennt, etwa aus der Buchhaltung oder dem ERP-Team. Kennt niemand alle Antworten, hilft es, den Check gemeinsam auszufüllen.