E-Rechnung aus PDF: Wie XRechnung und ZUGFeRD in bestehende Rechnungsprozesse passen

Viele Unternehmen haben ihre Rechnungen längst digitalisiert. Zumindest fühlt es sich so an.

Die Rechnung wird im ERP oder Faktura-System erzeugt, als PDF gespeichert, per E-Mail versendet und im DMS abgelegt. Für Menschen sieht das sauber aus: Logo, Rechnungsnummer, Positionen, Steuerbetrag, Bankverbindung. Alles da.

Für Systeme ist die Sache weniger eindeutig.

Ein PDF ist wie ein Foto eines Versandlabels. Ein Mensch kann die Adresse lesen. Ein Sortiersystem braucht aber keinen schönen Ausdruck, sondern einen maschinenlesbaren Barcode. Genau diese Verschiebung steckt hinter der E-Rechnung: Entscheidend ist nicht mehr nur, ob eine Rechnung digital sichtbar ist. Entscheidend ist, ob ihre Daten strukturiert, prüfbar und elektronisch weiterverarbeitbar sind.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nach der neuen deutschen Definition nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht, weil es kein strukturiertes Format hat. Solche Rechnungen fallen grundsätzlich unter „sonstige Rechnungen“, soweit Übergangsregelungen ihre Nutzung noch erlauben.

Für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden wird daraus eine sehr praktische Frage:

Wie kommt man von bestehenden PDF-Rechnungsprozessen zu XRechnung, ZUGFeRD oder einem anderen strukturierten E-Rechnungsformat, ohne sofort das ganze ERP- oder Faktura-System umzubauen?

Warum ein PDF seit 2025 nicht mehr automatisch als E-Rechnung reicht

Die Verwirrung beginnt oft beim Wort „elektronisch“. Früher wurde damit im Alltag vieles gemeint: PDF, E-Mail, Scan, Download, Kundenportal, manchmal sogar ein Word-Dokument.

Für die E-Rechnung zählt aber nicht nur der elektronische Versand. Entscheidend ist das strukturierte Datenformat.

Das Bundesministerium der Finanzen beschreibt, dass eine E-Rechnung insbesondere dann vorliegt, wenn sie die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllt und ein strukturiertes, XML-basiertes Format nutzt, damit Rechnungsinhalte automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Als in Deutschland übliche Formate werden insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab bestimmten Versionen und Profilen genannt.

Für ausgehende Rechnungen bedeutet das:

Ein PDF kann weiterhin gut aussehen, vollständig wirken und intern perfekt archiviert sein. Trotzdem ist es nicht automatisch eine E-Rechnung im neuen Sinne. Es ist ein Sichtdokument, kein strukturierter Rechnungsdatensatz.

Das Problem ist also nicht das PDF. Das Problem ist, dass ERP-, DMS-, EDI- und Kundensysteme mit einem einfachen PDF nicht zuverlässig direkt arbeiten können.

Was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet

XRechnung und ZUGFeRD lösen dasselbe Grundproblem auf unterschiedliche Weise: Sie machen Rechnungsdaten maschinenlesbar.

XRechnung: der reine Datensatz

Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz. Sie ist nicht dafür gedacht, wie ein klassisches PDF geöffnet und gelesen zu werden. Für Menschen braucht sie in der Regel einen Viewer oder eine Visualisierung.

Das ist für automatisierte Prozesse sinnvoll, aber für Fachabteilungen ungewohnt. Eine XRechnung sieht nicht aus wie eine Rechnung. Sie enthält die Rechnung.

ZUGFeRD: lesbares PDF plus strukturierte Daten

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland beschreibt ZUGFeRD als branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und nutzt PDF/A-3 mit eingebettetem XML.

Praktisch gesagt:

● XRechnung ist wie der reine Barcode für das Sortiersystem.

● ZUGFeRD ist wie ein Paketlabel, das Menschen lesen können und das zusätzlich einen maschinenlesbaren Code enthält.

Für viele mittelständische Unternehmen ist ZUGFeRD attraktiv, weil es den Übergang psychologisch und organisatorisch leichter macht: Die Fachabteilung sieht weiterhin ein PDF. Die Systeme können den XML-Teil auslesen.

Wichtig ist aber: Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Wenn XML-Daten und sichtbarer PDF-Teil voneinander abweichen, muss der strukturierte Datenteil fachlich besonders sauber geführt werden.

Warum der Mittelstand besonders betroffen ist

Große Unternehmen haben oft dedizierte EDI-Teams, langjährige E-Invoicing-Projekte und umfangreiche ERP-Erweiterungen. Sehr kleine Unternehmen nutzen häufig Standardtools, Steuerberaterportale oder einfache Cloud-Lösungen.

Der Mittelstand sitzt dazwischen.

Viele Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden haben professionelle Prozesse, aber historisch gewachsene Systemlandschaften:

Das ERP erzeugt zuverlässig PDF-Rechnungen. Das DMS archiviert sie. Die Buchhaltung prüft sie. Kundenportale verlangen Uploads. Einzelne Großkunden fordern bestimmte Formate. Öffentliche Auftraggeber wollen XRechnung. Manche Kunden akzeptieren ZUGFeRD. Andere erwarten EDI. Und irgendwo liegt noch eine Liste mit Sonderfällen.

Das Ergebnis: Der Rechnungsprozess ist digital, aber nicht durchgängig datenfähig.

Gerade bei Ausgangsrechnungen entsteht dadurch Druck. Denn hier muss das Unternehmen selbst entscheiden, welches Format erzeugt, validiert, versendet und archiviert wird. Im Rechnungseingang kann man reaktiv arbeiten. Beim Rechnungsausgang muss der Prozess aktiv beherrscht werden.

Ausgangsrechnungen: Wenn das ERP nur PDF kann

Viele ERP- und Faktura-Systeme können Rechnungen erstellen. Nicht alle können jedoch ohne Weiteres die passenden E-Rechnungsformate im benötigten Profil erzeugen, validieren und an die richtigen Empfängerwege übergeben.

Das typische Szenario sieht so aus:

1. Die Rechnung entsteht im ERP.

2. Das ERP erzeugt ein PDF.

3. Das PDF wird per E-Mail, Portal oder manuell verschickt.

4. Der Kunde verlangt künftig XRechnung, ZUGFeRD oder ein bestimmtes E-Invoicing-Verfahren.

5. Finance und IT müssen klären, ob das ERP die Daten strukturiert liefern kann.

An dieser Stelle gibt es drei Wege.

Weg 1: ERP-native E-Rechnung

Wenn das ERP die passenden Formate sauber erzeugt, ist das meist der direkteste Weg. Dann geht es vor allem um Stammdatenqualität, Pflichtfelder, Validierung, Versandweg und Archivierung.

Weg 2: EDI- oder Plattformanbindung

Bei großen Kunden oder Konzernstrukturen kann EDI sinnvoll sein. PEDIF ersetzt EDI nicht – PEDIF schließt die Lücke dort, wo EDI nicht ankommt.

Weg 3: PDF-first-Brücke

Wenn das bestehende System zuverlässig PDF-Rechnungen erzeugt, aber keine passenden strukturierten Outputs liefert, kann ein PDF-first-Brückenprozess sinnvoll sein.

Dabei wird nicht behauptet, dass jedes PDF automatisch zur fertigen E-Rechnung wird. Entscheidend ist ein Fit-Check:

● Ist das PDF-Layout stabil?

● Sind alle Pflichtangaben vorhanden?

● Lassen sich Rechnungsdaten eindeutig extrahieren?

● Kann der strukturierte Datensatz gegen die gewählten Regeln validiert werden?

● Welches Zielformat ist nötig: XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format?

● Wie erfolgt die Übergabe an Kunde, Portal, ERP, DMS oder Archiv?

● Wer prüft Formatprofil, Pflichtfelder und steuerliche Anforderungen?

Für PEDIF ist das der relevante Denkansatz: OCR liest Zeichen. PEDIF erkennt wiederkehrende Geschäftsdokumente. Aus Sichtdokumenten werden strukturierte Datenflüsse – aber immer in einem definierten Scope, mit freigegebenen Layouts, Validierung und klaren Prozessgrenzen.

Eingangsrechnungen: Empfang ist nicht gleich Verarbeitung

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur den Versand. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Laut BMF kann dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Das ist aber nur die Mindestschwelle.

Ein Postfach empfängt Dateien. Es prüft keine Rechnungsdaten, gleicht keine Bestellung ab, erkennt keine Dubletten, bucht nichts im ERP und verteilt keine Ausnahmefälle.

Im Rechnungseingang treffen künftig mehrere Welten aufeinander:

● XRechnung als XML

● ZUGFeRD als hybrides PDF/XML

● einfache PDFs während Übergangsphasen oder aus nicht betroffenen Fällen

● Portaldokumente

● Anhänge, Leistungsnachweise oder Korrekturen

● Sonderfälle aus Einkauf, Logistik oder Projektgeschäft

Der Empfang einer E-Rechnung bedeutet also nicht automatisch, dass der Rechnungseingang automatisiert ist. Unternehmen können die Chancen der Digitalisierung nutzen, müssen aber ihre Verarbeitungsschritte bewusst gestalten.

Aus Business-Sicht wäre es verschenkt, E-Rechnungen nur zu empfangen und danach wieder manuell zu behandeln.

Der PDF-first-Brückensatz: aus Sichtdokumenten werden strukturierte Daten

Stellen wir uns ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen vor.

Das Unternehmen verschickt monatlich viele Ausgangsrechnungen an Händler, Servicepartner, Industriekunden und öffentliche Auftraggeber. Das ERP ist stabil, die Prozesse sind eingespielt, die PDF-Rechnungen sehen sauber aus. Aber die Anforderungen der Empfänger werden uneinheitlicher:

Ein öffentlicher Auftraggeber möchte XRechnung.
Ein Industriekunde bevorzugt ZUGFeRD.
Ein Konzernkunde arbeitet mit einem Portal.
Ein langjähriger Handelspartner akzeptiert noch PDF, aber nur während der Übergangsphase.

Die Versuchung ist groß, für jeden Kunden einen Sonderprozess zu bauen. Genau dadurch entstehen aber manuelle Schleifen, Formatfehler und Abstimmungsaufwand.

Ein besserer Ansatz ist ein Brückenprozess:

1. PDF-Rechnung als Ausgangspunkt
Das bestehende System erzeugt weiterhin das gewohnte Rechnungsdokument.

2. Layout- und Datenprüfung
Das wiederkehrende Rechnungsformat wird darauf geprüft, ob alle benötigten Daten zuverlässig vorhanden und extrahierbar sind.

3. Strukturierung
Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen und weitere Pflichtfelder werden als strukturierte Daten bereitgestellt.

4. Formatzuordnung
Je nach Empfängeranforderung entsteht ein geeigneter strukturierter Output, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, sofern Profil, Pflichtfelder und Validierung im Projekt freigegeben sind.

5. Validierung und Ausnahmebehandlung
No-Touch bedeutet nicht No-Control. Es bedeutet: Nur Ausnahmen brauchen Aufmerksamkeit.

6. Übergabe
Die Daten gehen an den vorgesehenen Zielprozess: ERP, DMS, Archiv, Schnittstelle, Portal oder Versandweg – abhängig vom konkreten Implementierungsumfang.

Das klingt technisch. Für Finance ist es aber vor allem organisatorisch wertvoll: Die Fachabteilung muss nicht jedes Kundenformat manuell nachbauen. IT muss nicht sofort jedes Altsystem ersetzen. Und das Unternehmen gewinnt einen kontrollierten Pfad von PDF-first zu datenfähig.

Wo PEDIF/Supedio helfen kann – und wo ein Fit-Check nötig ist

PEDIF ist keine generische „PDF rein, alles fertig“-Blackbox.

PEDIF ist dort stark, wo wiederkehrende Geschäftsdokumente strukturiert erkannt, geprüft und in verwertbare Daten überführt werden sollen. Das gilt besonders für dokumentenintensive Supply-Chain-Prozesse, in denen Geschäftspartner weiterhin PDFs oder nicht vollständig strukturierte Dokumente senden.

Für eingehende Rechnungen passt dieser Gedanke sehr direkt: Lieferanten senden PDFs, ZUGFeRD-Dateien oder andere Dokumente. PEDIF kann in definierten, freigegebenen Layouts helfen, relevante Informationen zu erkennen, zu strukturieren und für Folgeprozesse bereitzustellen.

Bei ausgehenden Rechnungen ist die Frage etwas anders. Hier geht es nicht nur um Extraktion, sondern um die Erzeugung eines korrekten strukturierten E-Rechnungsoutputs. Deshalb sollte ein Projekt mit einem Fit-Check beginnen:

● Welche PDF-Rechnungen erzeugt das bestehende System?

● Welche Empfängergruppen brauchen welche Formate?

● Welche Pflichtfelder fehlen möglicherweise im PDF?

● Welche Daten liegen nur im ERP, aber nicht im PDF?

● Soll XRechnung, ZUGFeRD oder beides unterstützt werden?

● Welche Profile, Versionen und Validierungsregeln sind relevant?

● Welche Übergabewege sind wirklich nötig?

● Wer übernimmt die steuerliche und fachliche Freigabe?

So bleibt die Aussage sauber: PEDIF kann eine Brücke zwischen PDF-first-Prozessen und strukturierten Datenflüssen sein. Ob daraus im konkreten Fall ein belastbarer XRechnung- oder ZUGFeRD-Prozess entsteht, muss anhand von Layout, Datenqualität, Zielprofil und Integration geprüft werden.

Entscheidungshilfe: XRechnung, ZUGFeRD oder PDF-first Bridge?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Das passende Format hängt vom Empfänger, vom bestehenden System und vom Prozessziel ab.

XRechnung prüfen, wenn …

● der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt,

● öffentliche Auftraggeber beteiligt sind,

● der Prozess stark maschinenorientiert ist,

● eine reine XML-Verarbeitung akzeptiert wird,

● die menschliche Sicht über Viewer oder Visualisierung gelöst ist.

ZUGFeRD prüfen, wenn …

● Menschen weiterhin ein lesbares Rechnungsbild benötigen,

● der Empfänger hybride Formate akzeptiert,

● PDF-nahe Prozesse organisatorisch wichtig bleiben,

● gleichzeitig strukturierte XML-Daten benötigt werden,

● Archiv- und Prüfprozesse mit dem hybriden Format umgehen können.

PDF-first Bridge prüfen, wenn …

● Ihr bestehendes ERP oder Faktura-System zuverlässig PDFs erzeugt,

● strukturierte Exporte fehlen oder zu teuer umzubauen sind,

● viele wiederkehrende Rechnungs-Layouts existieren,

● mehrere Empfängerformate bedient werden müssen,

● Finance und IT eine Übergangslösung mit klarer Validierung suchen.

ERP-native Lösung prüfen, wenn …

● Ihr ERP E-Rechnungen bereits sauber erzeugt,

● alle benötigten Pflichtfelder im System gepflegt sind,

● Validierung, Versand und Archivierung geklärt sind,

● keine relevanten PDF-only-Sonderprozesse bestehen.

Checkliste für Finance, IT und ERP-Verantwortliche

Bevor Sie ein E-Invoicing-Projekt starten, sollten Sie nicht mit dem Tool beginnen. Starten Sie mit dem Rechnungsprozess.

1. Ausgangsrechnungen inventarisieren

Welche Rechnungsarten gibt es? Standardrechnung, Gutschrift, Storno, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Sammelrechnung, Projektrechnung?

2. Empfängeranforderungen sammeln

Welche Kunden verlangen XRechnung? Welche akzeptieren ZUGFeRD? Welche nutzen Portale? Welche sind noch in Übergangsprozessen?

3. Datenquellen klären

Welche Daten stehen im ERP? Welche nur im PDF? Welche fehlen? Welche Stammdaten müssen gepflegt werden?

4. Formatentscheidung treffen

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort alles. Entscheidend ist, welche Formate Ihre Kunden und Prozesse tatsächlich benötigen.

5. Validierung einplanen

Prüfen Sie, wie E-Rechnungen vor Versand und Empfang validiert werden sollen. Eine bestimmte Validierungsanwendung ist nicht allgemeingültig vorgegeben, aber Validierung ist für robuste Prozesse zentral.

6. Archivierung und Governance prüfen

Klären Sie mit Steuerberatung, Compliance und IT, wie strukturierte Rechnungsdaten, Sichtkomponenten, Anhänge und Protokolle aufbewahrt werden müssen.

7. Ausnahmeprozess definieren

Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen, Kundendaten unvollständig sind oder XML und PDF nicht zusammenpassen?

8. Nicht nur Ausgang, sondern auch Eingang betrachten

E-Rechnung ist keine Einbahnstraße. Wer strukturierte Rechnungen versendet, sollte auch strukturierte Rechnungen verarbeiten können.

Typische Missverständnisse

„Wir versenden PDFs per E-Mail. Also sind wir digital.“

Digital sichtbar ist nicht dasselbe wie strukturiert verarbeitbar. Ein PDF kann für Menschen perfekt aussehen und für Systeme trotzdem unbrauchbar bleiben.

„ZUGFeRD ist einfach ein normales PDF.“

Nicht ganz. ZUGFeRD enthält neben der Sichtkomponente strukturierte XML-Rechnungsdaten im PDF/A-3-Dokument. Genau diese eingebetteten Daten machen den Unterschied.

„XRechnung ist unpraktisch, weil man sie nicht lesen kann.“

XRechnung ist nicht für das Auge gebaut, sondern für Systeme. Für Menschen braucht es Viewer oder Visualisierung. Das ist ungewohnt, aber kein Fehler des Formats.

„Wenn wir E-Rechnungen empfangen können, ist unser Rechnungseingang automatisiert.“

Nein. Empfang ist Infrastruktur. Verarbeitung ist Prozessdesign.

„Ein Konverter löst alles.“

Nur wenn Datenqualität, Pflichtfelder, Formatprofil, Validierung, Übergabe und Verantwortlichkeiten stimmen. Sonst wird aus dem Konverter ein neues Ausnahme-Postfach.

Praxisbeispiel: Ausgangsrechnungen im Großhandel

Ein technischer Großhändler mit mehreren Standorten erstellt Ausgangsrechnungen im ERP. Die PDF-Rechnung ist seit Jahren akzeptiert. Doch die Kundenstruktur verändert sich:

Einige öffentliche Auftraggeber erwarten XRechnung.
Ein großer Industriekunde möchte ZUGFeRD.
Andere Kunden arbeiten mit Portalen.
Das eigene ERP kann PDF sicher erzeugen, aber strukturierte E-Rechnungen nur eingeschränkt.

Eine sinnvolle Projektlogik wäre:

Zuerst werden die wichtigsten Rechnungstypen und Empfängergruppen identifiziert. Dann wird geprüft, welche Rechnungsdaten im ERP vorhanden sind und welche zuverlässig im PDF stehen. Für wiederkehrende Layouts kann ein strukturierter Datenfluss aufgebaut werden. Fehlende Pflichtfelder werden nicht „wegautomatisiert“, sondern als Stammdaten- oder Prozessproblem sichtbar gemacht.

So entsteht keine magische Abkürzung. Es entsteht ein kontrollierter Übergang: vom PDF als Sichtdokument zur Rechnung als Datenobjekt.

Fazit: Die E-Rechnung ist kein PDF-Problem, sondern ein Datenproblem

Die E-Rechnung zwingt Unternehmen nicht nur zu neuen Dateiformaten. Sie verändert den Blick auf Rechnungsprozesse.

Früher reichte oft die Frage: Kann der Mensch die Rechnung lesen?
Heute lautet die bessere Frage: Kann das System die Rechnung prüfen, verarbeiten, weiterleiten und aufbewahren?

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege, diese Struktur herzustellen. XRechnung setzt konsequent auf XML. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten. Für viele mittelständische Unternehmen wird die eigentliche Herausforderung aber nicht die Formatwahl allein sein, sondern die Brücke aus bestehenden ERP-, PDF- und Kundenprozessen.

PEDIF ersetzt dabei weder ERP noch EDI noch DMS. PEDIF schließt die Lücke dort, wo Geschäftsdokumente zwar digital sichtbar, aber noch nicht strukturiert nutzbar sind.

PDF bleibt der Eingang. Strukturierte Daten sind das Ergebnis.

Sind Ihre PDF-Rechnungen bereit für XRechnung oder ZUGFeRD?
Viele Unternehmen müssen ihr ERP nicht sofort ersetzen, um strukturierter zu arbeiten. Der erste Schritt ist ein sauberer Fit-Check: Welche Ausgangsrechnungen erzeugen Sie heute? Welche Formate verlangen Ihre Kunden? Welche Daten fehlen? Und wo kann ein PDF-first-Brückenprozess sinnvoll sein?

E-Invoicing Fit-Check mit Supedio anfragen
Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden PDF-Rechnungsprozesse in Richtung XRechnung, ZUGFeRD oder strukturierte Rechnungsdaten erweitert werden können – in definiertem Scope, mit klarer Validierung und ohne pauschale Automatisierungsversprechen.

FAQ

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ist seit 2025 nach der neuen deutschen Definition keine E-Rechnung, weil es kein strukturiertes elektronisches Format ist. Es kann während bestimmter Übergangsphasen weiterhin als „sonstige Rechnung“ zulässig sein, aber es ist nicht automatisch eine E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz ohne zusätzliches PDF-Rechnungsbild. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.

Kann man eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln?

Technisch kann ein PDF-first-Prozess in definierten Fällen als Ausgangspunkt für strukturierte Rechnungsdaten dienen. Ob daraus eine valide XRechnung entstehen kann, hängt von Layout, Pflichtfeldern, Datenqualität, Zielformat, Validierung und fachlicher Freigabe ab. Eine pauschale „jedes PDF geht“-Aussage wäre unseriös.

Kann man eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?

Ein ZUGFeRD-Prozess benötigt nicht nur ein sichtbares PDF, sondern auch strukturierte XML-Rechnungsdaten. Wenn die relevanten Rechnungsdaten vollständig und korrekt verfügbar sind, kann ein PDF-first-Brückenprozess geprüft werden. Formatprofil, Version, Validierung und Archivierung müssen projektspezifisch geklärt werden.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden?

Für inländische B2B-Umsätze gelten seit 2025 neue Regelungen mit Übergangsfristen. Die konkrete Pflicht hängt von Zeitraum, Übergangsregelungen und Anwendungsfall ab. Aussagen zu Fristen und Ausnahmen sollten vor Veröffentlichung rechtlich geprüft werden.

Müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Das bedeutet aber noch keine automatisierte Verarbeitung.

Ist ZUGFeRD besser als XRechnung?

Nicht pauschal. ZUGFeRD ist oft praktisch, wenn Menschen weiterhin ein PDF sehen sollen. XRechnung ist sinnvoll, wenn ein reiner XML-Prozess verlangt oder bevorzugt wird. Die richtige Wahl hängt vom Empfänger, vom Prozess und vom bestehenden System ab.

Ersetzt PEDIF ein ERP-System?

Nein. PEDIF ersetzt kein ERP, DMS oder EDI-System. PEDIF kann in definierten Szenarien helfen, aus wiederkehrenden Geschäftsdokumenten strukturierte Datenflüsse zu machen und Lücken zwischen PDF-first-Prozessen und Zielsystemen zu schließen.