Was ist PEDIF? PDF-zu-EDI-Konvertierung und Automatisierung der E-Rechnungsstellung | PEDIF

PEDIF im Detail

PEDIF schließt die Lücke zwischen Dokumenten, die als PDF ankommen oder versendet werden, und Systemen, die strukturierte Daten brauchen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, was PEDIF tut, wo es in eine bestehende Systemlandschaft passt und wie Teams im Alltag damit arbeiten.

Was PEDIF ist – und was nicht

PEDIF ist ein Service, der wiederkehrende Geschäftsdokumente in strukturierte, validierte Daten umwandelt und diese an die Systeme übergibt, die ein Unternehmen bereits nutzt. Der Schwerpunkt liegt auf Dokumenten, die immer wieder in denselben Layouts ankommen, etwa Bestellungen von Stammkunden oder Rechnungen von Stammlieferanten.

PEDIF ersetzt weder ein ERP-System noch ein EDI-Netzwerk oder ein Dokumentenmanagementsystem. Es ergänzt sie dort, wo Dokumente noch als PDF ankommen oder versendet werden. PEDIF ist auch kein allgemeines OCR-Werkzeug, das jedes Dokument errät: Bekannte Layouts werden nach festgelegten Regeln verarbeitet, alles außerhalb dieses Rahmens wird sichtbar gemacht, statt stillschweigend weitergegeben zu werden.

Welche Dokumente PEDIF verarbeitet

PEDIF arbeitet in beide Richtungen einer Geschäftsbeziehung. Im Eingang strukturiert es Dokumente von Kunden und Lieferanten. Im Ausgang macht es aus eigenen PDF-Dokumenten die elektronischen Formate, die Empfänger verlangen.

• Eingang: Bestellungen, Bestelländerungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen
• Ausgang: Rechnungen und Gutschriften, die zu XRechnung-, ZUGFeRD- oder Peppol-E-Rechnungen werden müssen
• Umgekehrte Richtung: strukturierte Dateien wie XRechnung, EDIFACT oder XML als lesbare PDFs für Menschen
• Weitere Dokumentarten, von Versanddokumenten bis zu Zahlungsavisen, jeweils mit eigenem Rahmen bewertet

Wohin die Daten gehen

Das Ergebnis der Verarbeitung ist keine gescannte Textdatei, sondern ein strukturierter Datensatz im Format, das das Zielsystem erwartet. Das Zielformat wird im Onboarding festgelegt und kann je Dokumentart oder Empfänger unterschiedlich sein.

• Importformate von ERP-Systemen und Branchensoftware
• EDI-Nachrichten wie EDIFACT für Partner, die mit EDI arbeiten
• XML-, CSV- oder JSON-Dateien zur Weiterverarbeitung
• REST-API und Webhooks für die direkte Übergabe von System zu System
• E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing 3.0

Wie sich ein Fingerprint von einer Vorlage oder einem trainierten Modell unterscheidet

Eine klassische Vorlage beschreibt feste Positionen auf einer Seite und scheitert, sobald sich etwas verschiebt. Ein trainiertes KI-Modell schätzt, wo sich eine Information wahrscheinlich befindet, und liefert einen Konfidenzwert. Dasselbe Dokument kann so leicht unterschiedliche Ergebnisse erzeugen.

Ein PEDIF-Fingerprint beschreibt, wie ein bestimmtes wiederkehrendes Layout erkannt wird und welche Felder, Regeln und Zielausgaben dazugehören. Ist ein Fingerprint eingerichtet und freigegeben, führt dieselbe Eingabe zur selben Ausgabe. Informationen, die nicht im Dokument stehen, etwa eine interne Kundennummer, können über Regeln oder Stammdaten ergänzt werden. Das Ergebnis ist damit reproduzierbar und nachvollziehbar – wichtig für Prüfungen und für die automatische Übergabe an andere Systeme.

Was passiert, wenn sich ein Layout ändert

Geschäftspartner ändern ihre Dokumente von Zeit zu Zeit: ein neues Logo, eine zusätzliche Spalte, eine andere Position der Bestellnummer. PEDIF verbirgt solche Änderungen nicht. Ein Dokument, das nicht mehr zu seinem freigegebenen Fingerprint passt, wird markiert, statt mit veralteten Regeln verarbeitet zu werden.

Der Fingerprint wird dann angepasst, mit den neuen Dokumenten getestet und erneut freigegeben. Da Fingerprints, Prüfregeln und Zielausgaben versioniert sind, bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Regeln auf welches Dokument angewendet wurden.

Beispiel: Eine eingehende Bestellung vom PDF bis ins ERP

Ein Kunde sendet eine Bestellung als PDF-Anhang, wie seit Jahren. Das Layout ist bekannt, PEDIF erkennt es über den freigegebenen Fingerprint.

Bestellnummer, Lieferadresse, Wunschliefertermin und jede Bestellposition mit Artikel, Menge und Preis werden in die vereinbarten Felder übernommen. Die Artikelnummern des Kunden werden über Stammdaten in Ihre internen Artikelnummern übersetzt. Die Prüfung stellt sicher, dass Pflichtfelder vorhanden und Mengen und Preise plausibel sind.

Anschließend wird die Bestellung im Importformat an Ihr ERP-System übergeben und erscheint dort wie jeder andere Auftrag. Passt etwas nicht, etwa eine unbekannte Artikelnummer, wird die Bestellung mit dem konkreten Befund zur Prüfung angezeigt, statt fehlerhaft importiert zu werden. Der Kunde muss nichts ändern, und Ihre Auftragsannahme tippt die Bestellung nicht mehr ab.

Beispiel: Eine Ausgangsrechnung vom PDF zur E-Rechnung

Ihr Abrechnungssystem erzeugt Rechnungen als PDF, und immer mehr Kunden verlangen E-Rechnungen. PEDIF nimmt die PDF-Rechnung so, wie sie ist, erkennt das freigegebene Layout und strukturiert Rechnungsnummer, Daten, Parteien, Positionen, Steuern und Summen.

Je nach Empfänger erzeugt PEDIF eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei oder eine Peppol-Rechnung, validiert sie gegen die Regeln des Zielformats und prüft, ob Summen und Steuerbeträge aufgehen. Gültige Rechnungen werden über den vereinbarten Weg zugestellt, Rechnungen mit Befunden werden zur Prüfung zurückgehalten. Ihr Abrechnungssystem und Ihr Rechnungslayout bleiben unverändert.

Was PEDIF für den Start von Ihnen braucht

• Beispieldokumente für jede Dokumentart und jedes wiederkehrende Layout im vereinbarten Rahmen, einschließlich typischer Sonderfälle
• Eine Beschreibung des Zielformats, das Ihr System erwartet, oder eine Beispiel-Importdatei
• Stammdaten für die Anreicherung, etwa Zuordnungen von Kunden- oder Artikelnummern, sofern nötig
• Eine Ansprechperson, die während der Tests Ausnahmen prüft und Ergebnisse freigibt

Wo Menschen eingebunden bleiben

Automatisierung heißt nicht, dass niemand mehr auf den Prozess schaut. Es heißt, dass Menschen nur dort hinschauen müssen, wo ihr Urteil tatsächlich gebraucht wird.

• Prüfergebnisse: fehlende Pflichtangaben, nicht aufgehende Summen oder Werte, die Stammdaten widersprechen
• Neue Layouts, für die es noch keinen freigegebenen Fingerprint gibt
• Variable Eingänge wie Bestelltext im E-Mail-Body, Tabellen oder Word-Dateien, die über pedif+ gezielt geprüft werden
• Fachliche Entscheidungen, etwa ob eine ungewöhnliche Bestellung angenommen werden soll

Wer mit PEDIF arbeitet

• Finanz- und Kreditorenbuchhaltung, die Eingangsrechnungen als strukturierte Daten braucht
• Auftragsannahme und Vertriebsinnendienst, die Kundenbestellungen als PDF erhalten
• IT-, ERP- und EDI-Teams, die Partner ohne EDI anbinden müssen
• Softwareanbieter, die PDF-Automatisierung in ihrem eigenen Produkt anbieten möchten

Häufige Fragen zu PEDIF

Müssen wir unser ERP-System ändern, um PEDIF zu nutzen?

Nein. PEDIF liefert Daten in dem Format, das Ihre bestehenden ERP-, EDI- oder DMS-Prozesse bereits erwarten. Das Zielformat wird im Onboarding festgelegt.

Müssen unsere Kunden oder Lieferanten etwas ändern?

Nein. Ihre Geschäftspartner können weiterhin PDFs senden oder empfangen wie bisher. PEDIF arbeitet mit den Dokumenten so, wie sie ankommen.

Nutzt PEDIF KI?

KI kann bei der Erstellung von Fingerprints unterstützen. Im laufenden Betrieb werden bekannte Layouts nach dem freigegebenen Fingerprint und den festgelegten Regeln verarbeitet, sodass die Ergebnisse nicht von wechselnden Modellentscheidungen abhängen.

Kann PEDIF in unserer eigenen Umgebung laufen?

Neben dem gehosteten Service gibt es eine On-Premises-Option für Unternehmen mit strengeren Anforderungen an die Datenkontrolle. Details stehen auf der Sicherheitsseite.

Wie starten wir?

Sie stellen Beispieldokumente für die Dokumentarten und Layouts im vereinbarten Rahmen bereit. Die Einrichtung wird mit diesen Beispielen konfiguriert und getestet, Sie prüfen die Ergebnisse, und die Verarbeitung geht live, sobald die Ausgabe die vereinbarten Anforderungen erfüllt.