Wie man 2026 eine konforme E-Rechnung erstellt: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Unternehmen, die noch PDF-Rechnungen verwenden
Das Ende der PDF-Rechnung: Was sich seit Januar 2025 geändert hat
Bis Ende 2024 qualifizierte sich eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung offiziell als elektronische Rechnung in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 ist das nicht mehr der Fall. Das Gesetz definiert eine E-Rechnung nun ausschließlich als strukturiertes, maschinenlesbares Dokument; ein Standard-PDF erfüllt diese Anforderung nicht.
Das klingt technisch. Aber es hat konkrete Auswirkungen auf jedes Unternehmen in Deutschland, das andere Unternehmen (B2B) abrechnet: Wenn man heute noch PDF-Rechnungen verschickt, arbeitet man in einem rechtlichen Übergangszeitraum, und dieses Zeitfenster schließt sich. Unternehmen, die sich jetzt vorbereiten, vermeiden kurzfristige Hektiken, Fragen ihrer Steuerberater und das Risiko, während einer Steuerprüfung nicht einzuhalten.
📋 Wichtige Tatsache: Seit dem 1. Januar 2025 müssen ALLE inländischen B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt in Phasen ab 2027, mit vollständiger verpflichtender Einhaltung ab 2028.
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess der Erstellung einer konformen E-Rechnung im Jahr 2026 – von der Formatwahl bis zur Archivierung – unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrer aktuellen Software.
Was ist eine E-Rechnung und was ist sie nicht?
Eine gesetzlich konforme E-Rechnung in Deutschland ab 2025 ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Es gibt drei Dinge, die ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnungen gelten:
• Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, unabhängig davon, wie professionell sie aussieht.
• Eine eingescannte Papierrechnung, die als Bild oder PDF-Datei übertragen wird.
• Ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle, selbst wenn alle erforderlichen Rechnungsfelder korrekt ausgefüllt sind.
Was stattdessen eine E-Rechnung sein muss: ein strukturiertes XML-Format oder ein hybrides Dokument, das sowohl maschinenlesbares XML als auch eine visuelle Darstellung enthält, die dem XRechnung-Standard entspricht und ZUGFeRD heißt (ab Version 2.0.1). Beide Formate erfüllen die Anforderungen von § 14 UStG (deutsches Mehrwertsteuergesetz) und der europäischen Norm EN 16931.
📎 Verwandte Lektüre: Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD aus PDF-Formatvergleich und Technologie, wie sich die beiden Formate unterscheiden und wann jedes verwendet werden sollte.
XRechnung oder ZUGFeRD? Wahl des richtigen Formats für Ihr Unternehmen
XRechnung das Format für den öffentlichen Sektor
XRechnung ist ein reines XML-Format, das von KoSIT (Deutschlands IT-Standardkoordinationsorgan) entwickelt und gepflegt wird. Es enthält nur strukturierte Daten und keine visuelle Darstellung. Das direkte Öffnen einer XRechnung-Datei zeigt maschinenlesbaren XML-Code an. Es gibt kostenlose Viewer-Tools, die es für Menschen lesbar machen, darunter der offizielle E-Rechnungs-Viewer der deutschen Steuerbehörde bei www.e-rechnung.elster.de.
XRechnung ist für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) verpflichtend und wird zunehmend auch bei B2B-Transaktionen verlangt. Ein Feld, das viele Unternehmen übersehen: die Leitweg-ID des Empfängers. Ohne diese wird ein XRechnung, das an einen öffentlichen Kunden eingereicht wird, automatisch abgelehnt.
ZUGFeRD das hybride Format für die tägliche B2B-Rechnung
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung und seine ERP- oder Buchhaltungssoftware extrahiert automatisch die zugrunde liegenden strukturierten Daten. ZUGFeRD ist für die tägliche B2B-Rechnung benutzerfreundlicher, da der Empfänger keine separate Viewer-Software benötigt.
Wichtig: Nicht alle ZUGFeRD-Versionen sind rechtlich konform. ZUGFeRD wird ab Version 2.0.1 nur als gültige E-Rechnung akzeptiert. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausdrücklich ausgeschlossen und erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen.
💡 Kurze Regel: Rechnungen an Regierungsstellen → XRechnung (mit Leitweg-ID). Rechnungen an Unternehmen → ZUGFeRD 2.1+ (einfacher zu handhaben, vollständig konform, kein Viewer vom Empfänger erforderlich).
Schritt für Schritt: Wie man eine konforme E-Rechnung im Jahr 2026 erstellt
Hier ist der gesamte Prozess, unterteilt in sechs konkrete Schritte:
Schritt 1: Überprüfen und vervollständigen Sie Ihre Masterdaten
Eine konforme E-Rechnung erfordert vollständige und genaue Masterdaten. Stellen Sie sicher, dass Ihr System folgendes Unternehmen enthält: vollständigen Firmennamen und -adresse, Steuernummer oder Mehrwertsteuernummer, IBAN für Zahlungsdetails sowie Servicebeschreibungen, die den Anforderungen § 14 UStG entsprechen. Falsche Masterdaten führen zu Validierungsfehlern, die eine E-Rechnung rechtlich ungültig machen können.
Schritt 2: Füllen Sie alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 aus
Die europäische Norm EN 16931 definiert mehr als 50 Pflichtfelder für eine konforme E-Rechnung. Die wichtigsten sind: Rechnungsnummer (eindeutig und sequentiell), Rechnungsdatum und Lieferdatum, vollständige Lieferanten- und Empfängerdaten, Steuernummer oder BTW-ID beider Parteien, Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag pro Post, Zahlungsfälligkeit und IBAN. Für XRechnung-Rechnungen an öffentliche Kunden ist die Leitweg-ID des Empfängers ein zusätzliches Pflichtfeld (BT-10 "Käuferreferenz"), ohne das die Rechnung abgelehnt wird.
Schritt 3: Wählen Sie Ihr Format und erstellen Sie die E-Rechnung
Wählen Sie das passende Format: XRechnung für Regierungskunden, ZUGFeRD 2.1+ für B2B. Geben Sie Ihre Rechnungsdaten in Ihr ERP-System, die Buchhaltungssoftware oder einen E-Rechnungsgenerator ein. Die Software erstellt automatisch die konforme XML-Datei oder das hybride ZUGFeRD PDF. Überprüfen Sie, dass Ihre Software ausdrücklich als "EN 16931-konform", "XRechnung-fähig" oder "ZUGFeRD 2.1+" zertifiziert ist. Kostenlose Online-Viewer wie der offizielle ELSTER-E-Rechnungs-Viewer ermöglichen es Ihnen, die generierte Datei vor dem Versand visuell zu überprüfen.
Schritt 4: Validieren Sie Ihre E-Rechnung, bevor Sie sie senden
Das Bundesfinanzministerium empfiehlt ausdrücklich, E-Rechnungen vor dem Versand zu validieren. Die Validierung prüft, ob alle verpflichtenden Felder vorhanden sind, dass die Summen mathematisch korrekt sind und dass das Dokument die Geschäftsregeln EN 16931 erfüllt. Validierungsfehler lassen sich in drei Kategorien einteilen: Formatfehler (strukturelle Probleme), Geschäftsregelfehler (logische Inkonsistenzen wie nicht übereinstimmende Steuerbeträge) und Inhaltsfehler (fehlende oder falsche Rechnungsinformationen). Der offizielle KoSIT-Validator und der ELSTER-Viewer bieten beide eine kostenlose Validierung an.
Schritt 5: Senden Sie die E-Rechnung über den richtigen Kanal
Das Gesetz schreibt keinen spezifischen Übertragungskanal vor. Erlaubte Zustellmethoden umfassen: E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang (ZIP für XRechnung, PDF für ZUGFeRD), das PEPPOL-Netzwerk für grenzüberschreitende und öffentliche Rechnungen, ein vom Empfänger betriebenes Kunden- oder Lieferantenportal sowie eine direkte ERP-zu-ERP-Verbindung. Tipp: Richte zum Beispiel eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen ein, invoice@yourcompany.com. Das vereinfacht sowohl das Senden als auch das Verfolgen.
Schritt 6: Archivieren Sie die E-Rechnung im GoBD-konformen Format
Archivierung ist der Schritt, der am häufigsten übersehen wird und der mit den häufigsten Fehlern. Die GoBD verlangt: E-Rechnungen müssen im Originalformat (als XML- oder ZUGFeRD-Datei, nicht als Ausdruck) in einer unveränderlichen und auditsicheren Form für mindestens acht Jahre gespeichert werden. Das Bundesministerium für Finanzen stellt klar: Für eine ZUGFeRD-Rechnung muss zumindest der strukturierte XML-Teil unverändert archiviert werden. Es reicht ausdrücklich nicht aus, eine E-Rechnung auszudrucken und in einem Ordner abzulegen.
📎 Verwandte Literatur: E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmen in Deutschland 2026 – spezifische Regeln und Ausnahmen für Kleinunternehmer und Kleinunternehmer.
Was ist, wenn Sie bereits PDF-Rechnungen aus Ihrem bestehenden System erstellen?
Viele Unternehmen stehen vor derselben Situation: Ihre bestehende ERP- oder Buchhaltungssoftware erzeugt Rechnungen als PDFs, und ein Ersatz oder eine erhebliche Aufrüstung dieses Systems ist nicht sofort praktikabel oder wünschenswert. Die Frage ist berechtigt: Kann ein bestehender PDF-Workflow in konforme E-Rechnungen umgewandelt werden, ohne das zugrundeliegende System zu ändern?
Die Antwort lautet ja, mit dem richtigen Ansatz. KI-gestützte Fingerprinting-Lösungen können bestehende PDF-Rechnungsabläufe und konforme E-Rechnungsformate nahtlos verbinden, ohne das bestehende System zu verändern. Das PDF wird wie üblich generiert; eine Umwandlungsschicht wandelt sie automatisch in ein validiertes XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokument um.
Genau dieser Ansatz verfolgt PEDIF. Unternehmen, die ihren Rechnungsablauf bereits innerhalb eines ERP- oder Buchhaltungssystems etabliert haben, können ihre bestehenden Prozesse vollständig unverändert lassen. PEDIF übernimmt die automatische Umwandlung ausgehender PDF-Rechnungen in validierte XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumente, kein IT-Projekt, kein Systemaustausch, keine Unterbrechung der Live-Arbeitsabläufe. Das Gleiche gilt umgekehrt: Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten werden automatisch erkannt, verarbeitet und in das ERP übertragen.
📎 Erfahren Sie mehr über die Technologie: Warum OCR scheitert und KI-Fingerprinting die Lösung ist, die technische Grundlage hinter der automatischen PDF-zu-E-Rechnung-Konvertierung.
Die häufigsten Fehler bei der Erstellung von E-Rechnungen und deren Vermeidung
• Falsche ZUGFeRD-Version: ZUGFeRD MINIMUM- und BASIC-WL-Profile sind rechtlich nicht konform. Verwenden Sie nur ZUGFeRD 2.1 oder höher im EN 16931- oder XRECHNUNG-Profil.
• Leitweg-ID fehlend für XRechnung: Ohne die Routing-ID des Empfängers wird eine bei einer öffentliche Stelle eingereichte XRechnung automatisch abgelehnt. Fordern Sie die Leitweg-ID vom Kunden an, bevor Sie die Rechnung erstellen.
• Falscher Steuersatz oder mathematisch inkonsistente Beträge: Solche Geschäftsregelfehler machen eine E-Rechnung formell ungültig. Validierung vor dem Absenden erkennt sie zuverlässig.
• Archivierung des Ausdrucks statt der Originaldatei: Eine ausgedruckte Kopie einer E-Rechnung ist keine auditsichere Archivierung. Die ursprüngliche XML- oder ZUGFeRD-Datei muss elektronisch und unveränderlich gespeichert werden.
• Software ohne EN 16931-Zertifizierung: Nicht jedes Buchhaltungstool, das behauptet, E-Rechnungen zu erstellen, erstellt tatsächlich konforme Dokumente. Überprüfen Sie die Konformitätserklärungen des Anbieters ausdrücklich, bevor Sie sich auf das Ergebnis verlassen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ): Erstellung von E-Rechnungen in Deutschland 2026
❓ Ist eine PDF-Rechnung 2026 in Deutschland noch erlaubt?
Ja, aber mit Einschränkungen. Laut dem Bundesfinanzministerium dürfen bis zum 31. Dezember 2026 alle Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin sogenannte "andere Rechnungen" (also PDFs oder Papier) für PDFs ausstellen. Unternehmen mit einem Umsatz von unter 800.000 € im Vorjahr dürfen PDFs bis Ende 2027 weiterhin verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 sind strukturierte E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen ohne Ausnahme verpflichtend.
❓ Welches Format sollte ich wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Rechnungen an Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber ist XRechnung verpflichtend, einschließlich der Leitweg-ID des Empfängers. Für B2B-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen ist ZUGFeRD ab Version 2.1 die praktischere Wahl: Das hybride PDF-plus-XML-Format ist sowohl von Menschen als auch von Systemen lesbar und erfordert keine separate Viewer-Software auf der Empfängerseite.
❓ Wie erstelle ich eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Rechnung, wenn mein ERP das noch nicht unterstützt?
Wenn Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD noch nicht generieren kann, gibt es zwei praktische Ansätze: Erstens verwenden Sie einen eigenständigen E-Rechnungsgenerator (online oder als Software), der konforme Dateien erstellt; zweitens eine Konvertierungslösung, die Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in XRechnung oder ZUGFeRD umwandelt. PEDIF verfolgt den zweiten Ansatz: Ihr bestehender Rechnungsablauf bleibt völlig unverändert, und die Umwandlung erfolgt automatisch. Mehr erfahren Sie unter pedif.digital/en.
❓ Muss ich eine E-Rechnung validieren, bevor ich sie verschicke?
Das Bundesministerium für Finanzen empfiehlt sie ausdrücklich. Obwohl die Validierung keine gesetzliche Anforderung ist, stellt sie sicher, dass die Rechnung vom Empfänger nicht aufgrund von Formatfehlern abgelehnt wird. Validierungsfehler können die Berechtigung des Empfängers zum Steuerabzug gefährden und zu Streitigkeiten und Verzögerungen führen. Der kostenlose ELSTER-E-Rechnungs-Viewer und der KoSIT-Validator bieten beide eine schnelle und zuverlässige Validierung.
❓ Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden und in welchem Format?
E-Rechnungen müssen nach § 14b UStG und den GoBD-Anforderungen mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Archivierung im Originalformat als XML-Datei für XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF (mit eingebettetem XML) für ZUGFeRD erfolgen muss. Das Drucken und Ablegen in einem physischen Ordner ist keine akzeptable Archivierungsmethode für elektronische Rechnungen.
❓ Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinwertrechnungen?
Nein. Kleinwertrechnungen mit einem Bruttobetrag unter 250 € sind auch nach 2028 von der E-Rechnungspflicht befreit. Ebenfalls ausgenommen sind Transporttickets und Rechnungen, die an Privatpersonen ausgestellt werden (B2C-Transaktionen). Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Transaktionen zwischen mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen.
❓ Was passiert, wenn ich keine konforme E-Rechnung ausstelle, gibt es Strafen?
Das Gesetz sieht keine direkte finanzielle Strafe für die Ausstellung einer nicht konformen Rechnung vor. Die praktischen Folgen sind jedoch erheblich: Der Empfänger kann eine nicht konforme E-Rechnung ablehnen, sein Mehrwertsteuerabzug kann abgelehnt werden, und während einer Steuerprüfung können nicht konforme Rechnungsunterlagen als steuerliches Risiko behandelt werden. Ab 2028, wenn die Verpflichtung vollständig gilt, wird nicht konforme Rechnungsstellung zunehmend zu einer konkreten kommerziellen und steuerlichen Belastung.
Fazit: Jetzt zu handeln lohnt sich 2028 ist näher, als es scheint.
Der Übergang zur E-Rechnung ist nicht etwas, dem man "irgendwann in der Zukunft" vorstellen sollte. Die Verpflichtung, E-Rechnungen zu erhalten, ist bereits in Kraft. Die Verpflichtung, sie auszustellen, beginnt in Phasen. Und die Technologie, die den Übergang einfach macht, ist derzeit ohne große IT-Projekte und ohne Ersatz bestehender Systeme verfügbar.
Unternehmen, die ihren bestehenden PDF-Rechnungsworkflow beibehalten und gleichzeitig konform werden wollen, haben heute bessere Optionen als je zuvor: KI-gestützte Konvertierungslösungen übernehmen die Transformation automatisch, validieren sich gegen EN 16931 und liefern dispatch-fähige XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien ohne Änderungen an der zugrunde liegenden Software.
→ Verwenden Sie immer noch PDF-Rechnungen? PEDIF wandelt Ihre bestehenden Rechnungen automatisch in konforme XRechnung oder ZUGFeRD-validierte, versandfertige Rechnungen um und ohne IT-Aufwand. Mehr erfahren Sie unter www.pedif.digital/en.