PDF in XRechnung umwandeln – automatisiert aus Ihrem bestehenden ERP

XRechnung in der Praxis: Versionen, Zustellung und Validierung

Eine XRechnung-Datei zu erzeugen ist nur ein Teil der Aufgabe. Die Rechnung muss außerdem der aktuellen Spezifikation entsprechen, das richtige Portal oder den richtigen Empfänger erreichen und dort die Prüfung bestehen. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf es im laufenden Betrieb ankommt.

Was XRechnung technisch ist

XRechnung ist die deutsche Spezifikation für elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Felder Pflicht sind, welche Codes verwendet werden dürfen und welche zusätzlichen deutschen Regeln gelten. Gepflegt wird die Spezifikation von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und regelmäßig in neuen Versionen veröffentlicht.

Eine XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen erstellt werden: UBL und UN/CEFACT CII. Beide tragen denselben fachlichen Inhalt. Welche Syntax verwendet wird, hängt meist von der Plattform des Empfängers ab oder davon, was die Prozesse des Absenders bereits unterstützen.

Wie XRechnungen öffentliche Auftraggeber erreichen

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland empfangen E-Rechnungen über eigene Kanäle. Auf Bundesebene sind das die zentralen Rechnungseingangsplattformen, viele Länder und Kommunen betreiben eigene Portale. Je nach Empfänger werden Rechnungen hochgeladen, über das Peppol-Netzwerk gesendet oder in manchen Fällen per E-Mail übermittelt.

Für einen Lieferanten mit mehreren öffentlichen Kunden bedeutet das unterschiedliche Zustellwege für dieselbe Rechnungsart. PEDIF bereitet die validierte XRechnung vor und übergibt sie an den je Empfänger vereinbarten Zustellweg, sodass das Abrechnungssystem nicht für jedes Portal einen eigenen Export braucht.

Die Leitweg-ID in der Praxis

Die Leitweg-ID identifiziert die empfangende Behörde und wird von den meisten öffentlichen Auftraggebern verlangt. Sie wird von der Behörde selbst vergeben und meist mit dem Auftrag oder Vertrag mitgeteilt. In der XRechnung steht sie im Feld für die Käuferreferenz.

Viele PDF-Rechnungen enthalten die Leitweg-ID nicht, weil sie auf Papier nie gebraucht wurde. In solchen Fällen kann PEDIF sie aus Regeln oder Stammdaten ergänzen, etwa als festen Wert je Kunde oder abgeleitet aus einer Vertragsnummer auf der Rechnung. Lässt sich keine gültige Leitweg-ID bestimmen, wird die Rechnung zur Prüfung ausgesteuert, statt ohne sie versendet zu werden.

XRechnung im B2B-Bereich

XRechnung ist vor allem aus dem öffentlichen Sektor bekannt, gilt nach den deutschen E-Rechnungsregeln aber auch zwischen Unternehmen als E-Rechnung. Manche Geschäftskunden verlangen XRechnung, weil ihre Buchhaltungssysteme sie bereits verarbeiten. Andere bevorzugen ZUGFeRD, weil es eine lesbare PDF-Ansicht behält. PEDIF kann aus derselben wiederkehrenden PDF-Rechnung beide Formate erzeugen, je nachdem, was der Empfänger verlangt.

Validierung: Schema und Geschäftsregeln

Eine XRechnung wird auf zwei Ebenen geprüft. Das XML muss dem Schema der gewählten Syntax entsprechen, und der Inhalt muss die Geschäftsregeln der EN 16931 sowie die zusätzlichen deutschen Regeln der XRechnung erfüllen. Portale öffentlicher Auftraggeber führen diese Prüfungen in der Regel beim Empfang durch und weisen Rechnungen ab, die sie nicht bestehen.

PEDIF validiert, bevor die Rechnung Ihren Prozess verlässt. Rechnungen mit Befunden werden mit einer klaren Meldung zurückgehalten, damit sie korrigiert werden können, bevor sie das Portal erreichen.

Gutschriften und Korrekturen

Auch Gutschriften und korrigierte Rechnungen müssen als XRechnung ausgestellt werden, wenn der Empfänger es verlangt. Eine Gutschrift wird mit einer eigenen Dokumentart gekennzeichnet, und eine korrigierte Rechnung sollte auf die Rechnung verweisen, die sie ersetzt. Da diese Dokumente oft aus demselben Abrechnungssystem stammen wie reguläre Rechnungen, aber leicht abweichende Layouts haben, behandelt PEDIF sie als eigene Fälle mit eigener Erkennung, Zuordnung und Prüfung.

XRechnung für Menschen lesbar machen

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelles Layout. Buchhaltungssysteme verarbeiten sie direkt, wer eine Rechnung prüfen oder freigeben muss, braucht aber meist eine lesbare Ansicht. Viele empfangende Systeme erzeugen sie automatisch. Wo das nicht der Fall ist, lassen sich strukturierte Dateien in ein lesbares PDF umwandeln, etwa mit X zu PDF, ohne die XRechnung selbst zu verändern.

XRechnungen archivieren

E-Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurden, und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben. Bei der XRechnung heißt das: die XML-Datei selbst archivieren; ein Ausdruck oder eine erzeugte PDF-Ansicht allein reicht nicht. Weil die Rechnungsdaten strukturiert sind, können Archivsysteme XRechnungen nach Rechnungsnummer, Datum, Empfänger oder Betrag indexieren. Das erleichtert spätere Suchen und Prüfungen.

Typische Gründe für abgewiesene XRechnungen

• Fehlende oder ungültige Leitweg-ID in der Käuferreferenz
• Fehlende Kontaktangaben des Verkäufers, die XRechnung verlangt
• Fehlende oder unvollständige Zahlungsangaben, zum Beispiel keine IBAN bei Überweisung
• Umsatzsteuerkategorien, die nicht zu Steuersätzen und -beträgen passen
• Rundungsdifferenzen zwischen Positionssummen, Steuersummen und Rechnungsbetrag
• Eine veraltete Spezifikationsversion, die das empfangende Portal nicht mehr akzeptiert

Von der ersten XRechnung zum stabilen Betrieb

• Rechnungen bestimmen, die als XRechnung ausgestellt werden müssen, sowie die beteiligten Empfänger und Portale
• Beispielrechnungen je wiederkehrendem Layout sammeln, einschließlich Gutschriften
• Klären, woher Leitweg-ID und weitere Referenzen kommen
• Zuordnung, Regeln und Validierung einrichten und gegen die Anforderungen der Empfänger testen
• Mit ausgewählten Empfängern starten und ausweiten, sobald die Ergebnisse stabil sind

Weitere Fragen zur XRechnung im Alltag

Welche XRechnung-Version sollten wir verwenden?

Empfänger akzeptieren in der Regel die Versionen, die nach dem veröffentlichten Zeitplan der Spezifikation aktuell gültig sind. Ältere Versionen laufen nach und nach aus. PEDIF erzeugt die für den Zielprozess geforderte Version und wird aktualisiert, wenn neue Versionen verpflichtend werden.

UBL oder CII: Welche Syntax ist besser?

Keine ist grundsätzlich besser. Beide tragen denselben fachlichen Inhalt. Die Wahl hängt davon ab, was die empfangende Plattform oder der Kunde bevorzugt und was Ihre nachgelagerten Prozesse bereits unterstützen.

Können wir XRechnungen per E-Mail versenden?

Manche Empfänger akzeptieren XRechnungen per E-Mail, viele öffentliche Auftraggeber verlangen aber den Upload in ihr Portal oder die Zustellung über Peppol. Der Zustellweg wird je Empfänger vor der ersten Rechnung geklärt.

Was, wenn der Empfänger eine XRechnung abweist?

Die Ablehnungsmeldung nennt meist die verletzte Regel, etwa eine fehlende Referenz. Die Rechnung wird korrigiert und erneut gesendet. Eine Validierung vor dem Versand verhindert die meisten Ablehnungen von vornherein.

Brauchen wir für jede Behörde einen eigenen Prozess?

Nein. Der Rechnungsprozess bleibt gleich. Nur empfängerspezifische Angaben wie Leitweg-ID und Zustellweg unterscheiden sich, und diese werden als Regeln je Empfänger gepflegt.