PDF zu E-Bestellung

PDF-Bestellungen in der Praxis: vom Eingang bis zur Auftragsbestätigung

Eine Bestellung ist selten ein einzelnes Dokument. Ihr folgen Änderungen, Bestätigungen, Lieferungen und Rechnungen, die sich alle auf sie beziehen. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf es ankommt, wenn eingehende PDF-Bestellungen automatisch verarbeitet werden sollen.

Was eine Bestellung enthält und was das ERP braucht

Die PDF-Bestellung eines Kunden zeigt die Informationen in der Sprache des Kunden: seine Bestellnummer, seine Artikelnummern, seine Einheiten und manchmal Freitextbemerkungen. Das ERP braucht diese Informationen aber in seinen eigenen Begriffen: Ihre Kundennummer, Ihre Artikelnummern, Ihre Einheiten und einen Liefertermin in einem definierten Feld.

PDF-Bestellungen zu automatisieren heißt deshalb zweierlei: die Werte korrekt aus dem Dokument erfassen und sie in die Daten übersetzen, die Ihr System versteht.

Kundenartikelnummern und Stammdaten

Viele Kunden bestellen mit eigenen Artikelnummern oder Bezeichnungen. Ohne Zuordnung muss jede Bestellposition manuell nachgeschlagen werden. Mit kundenspezifischen Zuordnungen, die an einer Stelle gepflegt werden, kann PEDIF jeder Position Ihre interne Artikelnummer hinzufügen. Positionen ohne Zuordnung werden zur Prüfung angezeigt, und die Zuordnung kann einmal ergänzt werden, damit die nächste Bestellung automatisch läuft.

Bestelländerungen und Stornierungen

Änderungen von Mengen oder Terminen und Stornierungen kommen oft als neue PDFs oder als kurze E-Mails. Sie müssen der ursprünglichen Bestellung zugeordnet werden, damit das ERP aktualisiert wird, statt einen doppelten Auftrag anzulegen. Den Bezug zur ursprünglichen Bestellung zu erkennen, ist daher genauso wichtig wie die Erfassung der Bestellung selbst.

Auftragsbestätigungen und der restliche Order Cycle

Steht die Bestellung mit der Bestellnummer des Kunden im ERP, kann jedes folgende Dokument darauf verweisen: die Auftragsbestätigung, der Lieferschein und schließlich die Rechnung. Für den Kunden heißt das weniger Rückfragen, weil seine eigene Referenz auf jedem Dokument steht. Für Sie heißt es, dass die späteren Schritte automatisch abgeglichen werden können.

Wo sich die Automatisierung von PDF-Bestellungen am meisten lohnt

• Kunden, die regelmäßig mit demselben Bestelllayout bestellen
• Bestellungen mit vielen Positionen, bei denen die manuelle Erfassung am längsten dauert und Fehler am wahrscheinlichsten sind
• Saison- oder Monatsendspitzen, die Rückstände in der Auftragserfassung erzeugen
• Geschäftspartner, die kein EDI einführen, aber weiter PDFs senden

Typische Fehler bei der manuellen Auftragserfassung

• Zahlendreher in Artikelnummern oder Mengen
• Falsche Einheit, zum Beispiel Stück statt Packung
• Fehlende oder falsche Bestellnummer des Kunden, die später Rückfragen zur Rechnung auslöst
• Liefertermin aus dem falschen Feld übernommen, etwa dem Bestelldatum
• Übersehene Positionen bei mehrseitigen Bestellungen

Liefertermine und Teillieferungen

Bestellungen enthalten oft einen Wunschliefertermin für die ganze Bestellung oder unterschiedliche Termine je Position. Manche Kunden erlauben außerdem Teillieferungen. Diese Angaben müssen in den richtigen Feldern im ERP ankommen, weil sie Planung, Kommissionierung und Auftragsbestätigung steuern. Werden sie als strukturierte Daten erfasst, kann die Bestätigung realistische Termine nennen, und der Kunde erlebt weniger Überraschungen.

Preise gegen Vereinbarungen prüfen

Kunden bestellen manchmal zu veralteten Preisen oder mit Rabatten, die nicht mehr gelten. Wird der Bestellpreis bei der Verarbeitung mit der vereinbarten Preisliste verglichen, werden Abweichungen sichtbar, bevor die Bestellung bestätigt wird. Die Bestellung kann dann mit dem Kunden geklärt werden, statt später zu einer korrigierten Rechnung zu führen.

Den Auftragseingang organisieren

Bestellungen kommen oft an mehreren Stellen an: in persönlichen Postfächern von Vertriebsmitarbeitern, in einem gemeinsamen Bestellpostfach, über Kundenportale oder Fax-to-Mail-Dienste. Ein erster Schritt zur Automatisierung ist, alle eingehenden Bestellungen an ein definiertes Postfach zu leiten. Von dort können Dokumente automatisch abgeholt, dem richtigen Kundenlayout zugeordnet und verarbeitet werden, ohne dass etwas in einzelnen Postfächern verloren geht.

PDF-Bestellungen und EDI nebeneinander

Große Kunden senden Bestellungen oft per EDI, viele kleinere Kunden weiterhin als PDF. Mit der Automatisierung von PDF-Bestellungen landen beide Gruppen im selben strukturierten Auftragsprozess. Das ERP erhält Bestellungen unabhängig vom Kanal im selben Format, und die Auftragsannahme arbeitet mit einer Liste von Ausnahmen statt mit zwei verschiedenen Prozessen.

Was Sie für die ersten Kunden vorbereiten

• Einige aktuelle Beispielbestellungen je Kundenlayout, einschließlich langer Bestellungen und Sonderfälle
• Das ERP-Importformat oder die Schnittstellenbeschreibung für Bestellungen
• Zuordnungen für Kundenartikelnummern und Einheiten, wo Kunden nicht Ihre verwenden
• Die Regeln für Ausnahmen: welche Abweichungen geprüft werden und von wem
• Eine Ansprechperson in der Auftragsbearbeitung, die die ersten Ergebnisse prüft

Was sich für die Auftragsannahme ändert

Werden wiederkehrende Bestellungen automatisch angelegt, verbringt die Auftragsannahme ihre Zeit nicht mehr mit Abtippen. Stattdessen bearbeitet sie die Bestellungen, die tatsächlich Aufmerksamkeit brauchen: unbekannte Artikel, ungewöhnliche Mengen, Preise, die von Vereinbarungen abweichen, oder Liefertermine, die nicht zu halten sind. Diese Fälle sind mit dem konkreten Befund an einer Stelle sichtbar. Das macht sie schneller lösbar und bei Abwesenheiten oder Spitzen leichter zu übergeben.

Branchen, in denen PDF-Bestellungen verbreitet sind

PDF-Bestellungen sind besonders verbreitet, wo viele Kunden regelmäßig bestellen, aber nur wenige EDI nutzen. Typische Beispiele sind Großhandel und Distribution, Zulieferer in der Produktion, Bau und Baustoffhandel, Medizin- und Laborbedarf sowie Dienstleister, die Arbeitsaufträge erhalten. In all diesen Fällen senden dieselben Kunden Woche für Woche Bestellungen in denselben Layouts – genau die Situation, in der sich Automatisierung am schnellsten auszahlt.

Den Kunden auf dem Laufenden halten

Schnellere Auftragserfassung bedeutet auch schnellere Rückmeldung an den Kunden. Wird eine Bestellung kurz nach Eingang im ERP angelegt, kann die Auftragsbestätigung früher verschickt werden, mit der Bestellnummer des Kunden und realistischen Lieferterminen. Kunden merken diesen Unterschied, besonders wenn sie kurzfristig bestellen oder für ihre eigene Planung auf verlässliche Liefertermine angewiesen sind.

Einheitlichkeit im ganzen Team

Wenn mehrere Personen Bestellungen manuell erfassen, entwickelt jede ihre eigenen Gewohnheiten: wo eine Bemerkung hinkommt, wie mit einem fehlenden Liefertermin umgegangen wird, welche Einheit gewählt wird, wenn der Kunde unklar ist. Die automatische Verarbeitung wendet auf jede Bestellung dieselben Regeln an, unabhängig davon, wer gerade Dienst hat. Abweichungen werden nach vereinbarten Regeln behandelt, und neue Teammitglieder müssen nicht erst die Eigenheiten jedes Kunden lernen, bevor sie produktiv arbeiten können. Diese Einheitlichkeit macht Bestelldaten außerdem verlässlicher für Planung, Berichte und spätere Auswertungen.

Wie Sie das Ergebnis messen

Sinnvolle Kennzahlen sind der Anteil der Bestellungen, die ohne manuellen Eingriff im ERP angelegt werden, die Zeit vom Eingang bis zur Anlage im ERP und die Zahl der Rückfragen durch fehlerhafte Bestelldaten. Je Kundenlayout ausgewertet zeigen sie, welche Layouts stabil laufen und welche Kunden als Nächstes eingerichtet werden sollten.

Weitere Fragen zu PDF-Bestellungen

Können Bestellungen mit vielen Seiten und Positionen verarbeitet werden?

Ja. Mehrseitige Bestellungen mit vielen Positionen gehören zum normalen Betrieb. Wie Positionen über Seiten hinweg fortgesetzt werden, wird bei der Einrichtung des Layouts festgelegt.

Was passiert mit einer Freitextbemerkung auf der Bestellung?

Bemerkungen können als Textfeld erfasst und an das ERP übergeben werden. Ändert eine Bemerkung die Bestellung, etwa eine abweichende Lieferadresse, kann sie zur Prüfung angezeigt werden.

Müssen unsere Kunden ihr Bestellformat ändern?

Nein. Kunden senden ihre Bestellungen weiter wie bisher. PEDIF arbeitet mit den bestehenden Layouts.

Kann PEDIF auch Bestellungen als E-Mail-Text oder Tabelle verarbeiten?

Ja, mit pedif+. Bestellungen im E-Mail-Body oder in XLSX-, CSV- oder Word-Dateien werden für eine gezielte Prüfung aufbereitet, sodass nur unklare Werte Aufmerksamkeit brauchen.

Kann PEDIF Bestellpreise gegen unsere Preisliste prüfen?

Ja, wenn Preisliste oder vereinbarte Konditionen als Referenzdaten vorliegen. Abweichungen werden zur Prüfung angezeigt, bevor die Bestellung im ERP angelegt wird.

Wie gelangt die Bestellung ins ERP?

Meist als Importdatei im Format, das Ihr ERP erwartet, oder per API. Die Anbindung wird im Onboarding festgelegt, das ERP selbst muss nicht verändert werden.

Können wir mit wenigen Kunden starten?

Ja. Die meisten Unternehmen beginnen mit den Kunden, die die meisten Bestellungen in einem wiederkehrenden Layout senden, und ergänzen weitere, sobald der Prozess zuverlässig läuft.