Sehen Sie in sieben Schritten, wie PEDIF Informationen aus PDFs und E-Mails erfasst, prüft und für Ihre bestehenden Systeme bereitstellt. Wiederkehrende, eingerichtete Dokumente können automatisch verarbeitet werden. Neue, geänderte oder unklare Fälle werden gezielt zur Prüfung angezeigt.
Schritt 1 von 7
Ihre Geschäftspartner können Dokumente weiterhin wie gewohnt als PDF oder E-Mail-Anhang senden. PEDIF nimmt den Eingang auf und erfasst die Informationen für die weitere Verarbeitung.
Die Prozessreise oben zeigt in sieben Schritten, wie ein Dokument durch PEDIF läuft, vom Eingang bis zur Übergabe an Ihre Systeme. Die folgenden Abschnitte ergänzen Hintergründe zu jeder Station und erklären, was passiert, wenn ein Dokument nicht dem Standardweg folgt.
Jeder Schritt beantwortet eine einfache Frage. Ist das Dokument angekommen? Kennen wir sein Layout? Welche Werte enthält es? Stimmen sie? Braucht etwas eine menschliche Entscheidung? Wohin gehen die Daten? Lässt sich nachvollziehen, was passiert ist? Zusammen machen diese Schritte aus einem PDF oder einer E-Mail Daten, die Ihre Systeme ohne Abtippen nutzen können, ohne die Kontrolle über ein einzelnes Dokument aufzugeben.
Ihre Geschäftspartner senden Dokumente weiter so, wie sie es gewohnt sind, meist als PDF-Anhang per E-Mail. PEDIF empfängt sie über ein definiertes Postfach oder eine Schnittstelle und erfasst Absender, Eingangszeit und Kanal. Für den Partner ändert sich nichts, und in einzelnen Postfächern geht nichts verloren.
PEDIF prüft, ob ein Dokument zu einem bereits eingerichteten und freigegebenen Layout passt. Bekannte Layouts werden ihrem Verarbeitungsweg zugeordnet. Neue oder geänderte Layouts werden bewusst markiert, weil eine Verarbeitung mit falschen Regeln zu falschen Daten führen würde. Dieser Schritt hält die Automatisierung verlässlich, wenn Geschäftspartner ihre Dokumente ändern.
Bei bekannten Layouts werden die relevanten Kopf- und Positionswerte in die vereinbarten Felder übernommen: Bestell- oder Rechnungsnummern, Daten, Parteien, Artikel, Mengen, Preise und Referenzen. Anschließend werden die Daten gegen festgelegte Regeln geprüft, etwa Pflichtfelder, Formate, Summen und Plausibilität, und wo sinnvoll gegen Stammdaten. Nur Daten, die diese Prüfungen bestehen, laufen automatisch weiter.
Dokumente mit Befunden werden mit dem konkreten Grund zur Prüfung angezeigt, etwa einer fehlenden Referenz oder einer unbekannten Artikelnummer. Die zuständige Person korrigiert oder klärt den Fall, und das Dokument läuft weiter. Da nur diese Fälle Aufmerksamkeit brauchen, muss das Team nicht mehr jedes Dokument prüfen, und Ausnahmen verschwinden nicht im Postfach.
Geprüfte Daten werden im vereinbarten Format an den nächsten Prozess übergeben, etwa als ERP-Importdatei, EDI-Nachricht, XML oder CSV, per API oder als E-Rechnung. Für jedes Dokument bleibt nachvollziehbar, wann es ankam, welches Layout und welche Regeln angewendet wurden, welche Werte erfasst wurden und wohin das Ergebnis ging. Das macht den Prozess für interne Kontrollen und Prüfungen überprüfbar.
Angenommen, ein Stammkunde sendet morgens eine Bestellung als PDF-Anhang. PEDIF holt sie aus dem Bestellpostfach ab, erkennt das bekannte Layout des Kunden und erfasst Bestellnummer, Liefertermin und zwölf Bestellpositionen. Die Prüfungen zeigen, dass alle Pflichtfelder vorhanden sind und jede Artikelnummer des Kunden einem internen Artikel zugeordnet werden kann. Die Bestellung wird als Importdatei ans ERP übergeben, und die Auftragsannahme sieht sie im System, ohne einen einzigen Wert abgetippt zu haben.
Später am selben Tag sendet ein neuer Kunde eine Bestellung in einem Layout, das noch nie vorkam. PEDIF markiert sie als neu und zeigt sie zur Prüfung an. Die Auftragsannahme bearbeitet sie, und weil der Kunde voraussichtlich regelmäßig bestellen wird, wird das Layout für das nächste Mal als neuer Fingerprint eingerichtet.
Die Schritte sind bewusst so angeordnet, dass Probleme so früh wie möglich auffallen. Ein Dokument mit unbekanntem Layout wird bei der Erkennung angehalten, bevor Werte mit falschen Regeln erfasst werden. Werte, die die Prüfungen nicht bestehen, werden gestoppt, bevor sie das Zielsystem erreichen, wo Fehler viel schwerer zu korrigieren wären. Und weil jeder Schritt eine Spur hinterlässt, lässt sich später immer nachvollziehen, warum ein Dokument auf eine bestimmte Weise verarbeitet wurde. Diese Reihenfolge sorgt dafür, dass Automatisierung und Kontrolle zusammenwirken statt gegeneinander.
Nicht jedes Dokument kommt als sauberer PDF-Anhang. Manche Kunden schreiben ihre Bestellung direkt in den E-Mail-Text, andere senden Tabellen oder Word-Dateien, und manche E-Mails enthalten mehrere Dokumente auf einmal, etwa eine Rechnung zusammen mit einem Lieferschein. Mehrere Anhänge in einer E-Mail werden getrennt, und jedes Dokument wird seinem eigenen Weg zugeordnet. Eingänge ohne bekanntes PDF-Layout, etwa Bestelltext in einer E-Mail oder eine Tabelle, lassen sich mit pedif+ aufbereiten und gezielt zur Prüfung anzeigen, sodass sie in denselben Prozess einfließen, statt außerhalb bearbeitet zu werden.
Das ist wichtig, weil der Anteil solcher Eingänge oft höher ist als erwartet. Fließen sie in denselben Prozess, arbeitet das Team mit einer Liste von Fällen, unabhängig davon, wie ein Dokument angekommen ist.
