Ermitteln Sie mit wenigen Angaben, wie viel Zeit und Kosten sich in Ihrem PDF-Prozess voraussichtlich einsparen lassen. PEDIF liest wiederkehrende Geschäftsdokumente automatisch aus und stellt die enthaltenen Informationen als direkt nutzbare Daten für Ihre bestehenden Systeme bereit.
Der Rechner gibt eine erste Schätzung, wie viel Zeit und Geld die Automatisierung eines wiederkehrenden Dokumentprozesses sparen könnte. Er arbeitet mit wenigen Eingaben, die Sie meist aus eigener Erfahrung schätzen können. Die folgenden Abschnitte erklären, wie die Berechnung funktioniert, wie Sie realistische Werte finden und wie Sie das Ergebnis deuten.
Der Rechner schätzt zuerst, was der Prozess heute kostet. Er multipliziert das monatliche Dokumentvolumen mit der manuellen Bearbeitungszeit je Dokument und dem vollen Stundensatz des Teams. Dazu kommen die Kosten der Ausnahmen: der Anteil der Dokumente, die geklärt oder korrigiert werden müssen, multipliziert mit den durchschnittlichen Nacharbeitskosten je Ausnahme.
Die erwartete Einsparung sind diese aktuellen Kosten, multipliziert mit dem Anteil der Dokumente, die nach der Einrichtung voraussichtlich ohne manuellen Eingriff laufen. Das Monatsergebnis wird auf ein Jahr hochgerechnet, die eingesparten Stunden werden ebenso berechnet. Das Ergebnis ist eine Bruttoschätzung: Die Kosten von PEDIF selbst sind nicht abgezogen.
Manche Effekte lassen sich schwer in einer Zahl ausdrücken und sind deshalb nicht Teil der Berechnung: schnellere Auftragsbestätigungen, weniger verspätete Zahlungen, bessere Datenqualität für Planung und Berichte, weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und mehr Kapazität in Spitzenzeiten. Diese Effekte sind oft erheblich, unterscheiden sich aber stark von Unternehmen zu Unternehmen.
Das Ergebnis ist ein Ausgangspunkt, kein Business Case. Es zeigt die Größenordnung und hilft zu entscheiden, ob sich ein genauerer Blick lohnt. Eine belastbare Bewertung braucht echte Dokumente: Der Anteil wiederkehrender Layouts, die Zahl der Felder und das Zielformat beeinflussen die tatsächliche Automatisierungsquote und den Einrichtungsaufwand.
Hilfreich ist es auch, mehrere Szenarien zu rechnen, etwa mit einer vorsichtigen und einer optimistischen Automatisierungsquote oder getrennt für verschiedene Dokumentarten.
Nehmen wir ein Team, das monatlich einige hundert Auftragsbestätigungen von Lieferanten bearbeitet. Jede braucht einige Minuten zum Öffnen, Abgleichen mit der Bestellung und Erfassen, und ein Teil davon verursacht Rückfragen, weil Mengen oder Termine abweichen. Im Rechner ergeben Volumen, Minuten je Dokument und Stundensatz die heutigen Bearbeitungskosten. Der Anteil der Dokumente mit Rückfragen und der Aufwand je Rückfrage ergeben die Ausnahmekosten. Die erwartete Automatisierungsquote zeigt dann, welcher Teil dieser Summe eingespart werden könnte.
Rechnet man dasselbe mit einer niedrigeren und einer höheren Automatisierungsquote, zeigt sich die Spanne, in der das tatsächliche Ergebnis wahrscheinlich liegt. Diese Spanne ist für eine Entscheidung oft nützlicher als eine einzelne Zahl.
Einsparungen sind nur eine Seite des Ergebnisses. Die eingesparten Stunden zeigen, wie viel Kapazität für andere Aufgaben frei wird, etwa für Kundenkontakt, Lieferantenmanagement oder die Ausnahmen, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen. In vielen Teams ist diese Kapazität wichtiger als die Kosten selbst, weil zusätzliches Personal für Spitzen schwer zu finden ist und Wissen bei wenigen Personen liegt.
Geschwindigkeit ist die andere Seite. Wenn Dokumente nicht mehr in einer Warteschlange auf die manuelle Erfassung warten, werden Bestellungen früher bestätigt, Rechnungen früher gebucht und Rückfragen schneller beantwortet. Diese Effekte sind nicht Teil der Berechnung, sind aber oft das, was Anwender nach dem Go-live zuerst bemerken.
Der Rechner schätzt, was der heutige Prozess kostet und welcher Teil davon eingespart werden könnte. Ein Angebot zeigt die andere Seite: die einmalige Einrichtung für Ihre Layouts und Zielformate und die laufenden Kosten auf Basis Ihres Volumens. Beides nebeneinander ergibt einen ersten Blick auf die Amortisationszeit. Da die Einrichtung einmalig ist und die Einsparungen jeden Monat anfallen, hängt die Amortisation meist vor allem vom Volumen ab und davon, wie viele Dokumente in wiederkehrenden Layouts kommen.
Für einen fairen Vergleich sollten Sie in beidem dasselbe Volumen und dieselben Dokumentarten verwenden. Deckt das Angebot nur einen Teil Ihrer Dokumente ab, etwa die größten Kunden, sollte auch die Einsparungsschätzung auf diesem Teil beruhen.
Der Rechner funktioniert am besten für jeweils eine klar abgegrenzte Dokumentart. Gute Kandidaten sind Dokumente, die in hohem Volumen von einer begrenzten Zahl regelmäßiger Geschäftspartner kommen und heute in ein System getippt werden. Eingangsrechnungen, Kundenbestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind typische Beispiele. Dokumente, die selten kommen, jedes Mal ihr Layout ändern oder viel individuelles Urteil erfordern, eignen sich weniger für die Automatisierung und sollten nicht in das eingegebene Volumen einfließen.
