Ihr ERP oder Faktura-System erstellt weiterhin PDF-Rechnungen? PEDIF erkennt ihr Layouts, strukturiert die benötigten Rechnungsdaten, validiert den vereinbarten Zieloutput und übergibt freigegebene automatisch Ihren definierten Peppol-Prozess.
Peppol ist kein Dateiformat, sondern ein Netzwerk und Interoperabilitätsrahmen für den Austausch strukturierter elektronischer Geschäftsdokumente. Eine normale PDF-Rechnung kann deshalb nicht einfach „über Peppol geschickt“ und dadurch zur strukturierten E-Rechnung werden. Der PDF-Inhalt muss zuerst fachlich strukturiert, auf das benötigte Rechnungsprofil abgebildet und validiert werden. Erst danach folgt die Übergabe an den vorgesehenen Peppol-Transportweg.
Das vorhandene ERP, Faktura- oder Altsystem erzeugt weiterhin die gewohnte Rechnung als PDF.
PEDIF ordnet relevante Felder einem vereinbarten strukturierten Zielprofil zu – abhängig von Empfänger, Land und Prozess.
Die validierte Ausgabe wird direkt über Peppol an den für die Transaktion festgelegten, verifizierten Empfänger übermittelt.
Nicht „PDF hochladen und hoffen“, sondern ein definierter Automatisierungsprozess mit Layout-Erkennung, Mapping, Validierung und einem sichtbaren Review-Pfad für Ausnahmen.
Das bestehende System erstellt die Rechnung wie bisher.
PEDIF verarbeitet freigegebene, wiederkehrende Rechnungslayouts.
Kopf-, Positions-, Steuer-, Summen- und Referenzdaten werden fachlich zugeordnet.
Die Daten werden auf die vereinbarte Peppol-/E-Rechnungsstruktur gemappt.
Format, Pflichtfelder, Berechnungen und vereinbarte Geschäftsregeln werden geprüft.
Freigegebene Ergebnisse gehen an den Zielprozess; unklare Fälle in Review.
Peppol basiert auf einem 4-Corner-Modell. Sender und Empfänger können mit unterschiedlichen Service Providern beziehungsweise Access Points arbeiten. Die fachliche Rechnung und der Netzwerktransport sind getrennte Ebenen. Für einen PDF-first-Prozess ist genau diese Trennung wichtig: PEDIF bereitet die Rechnungsdaten auf; der konfigurierte Access Point übernimmt die Übermittlung im Peppol-Netzwerk.
Die europäische Norm liefert das gemeinsame semantische Kernmodell für strukturierte E-Rechnungsdaten.
Die Peppol-Rechnungsspezifikation baut auf EN 16931 auf und wird für den Rechnungsaustausch im Peppol-Umfeld eingesetzt. Die aktuelle technische Dokumentation nutzt für Rechnungen die UBL-Syntax.
XRechnung ist eine deutsche CIUS der EN 16931. Im Peppol-Kontext sind Empfänger, aktueller nationaler Regelsatz und der konkrete Dokumenttyp entscheidend.
Für PEDIF bedeutet das: Vor der Automatisierung muss klar sein, welchen strukturierten Output der Empfänger tatsächlich akzeptiert, welche Version und Regeln gelten und wie die Rechnung anschließend übertragen wird.
Eine Konvertierung kann fehlende Pflichtinformationen nicht erfinden. Benötigte Daten müssen zuverlässig im PDF, im ERP, in Stammdaten oder in einer anderen belastbaren Quelle verfügbar sein.
Organisationen werden im Peppol-Netzwerk über definierte elektronische Adressierungs-Schemata identifiziert. Welches Schema und welche Kennung verwendet werden, hängt vom Empfänger und nationalen Vorgaben ab. Für deutsche öffentliche Stellen können Leitweg-ID-bezogene Anforderungen relevant sein.
Der Access Point verbindet Sender beziehungsweise Empfänger mit dem Peppol-Netzwerk. Für einen PEDIF-Prozess sollte vorab feststehen, an welchen Access Point oder welche technische Schnittstelle der validierte Rechnungsoutput übergeben wird.
Wenn Ihr ERP zuverlässig PDF-Rechnungen erzeugt, aber den benötigten strukturierten Peppol-Zieloutput nicht bereitstellt, muss nicht automatisch das gesamte Quellsystem ersetzt werden. PEDIF kann als zusätzliche Output-Schicht zwischen PDF-Erzeugung und E-Invoicing-/Peppol-Prozess eingesetzt werden.
Sinnvoll, wenn bestehende Anwendungen stabile PDFs liefern, aber kein passender strukturierter Rechnungsoutput vorhanden ist.
Unterschiedliche Standorte oder Tochtergesellschaften können definierte Layouts jeweils kontrolliert aktivieren.
Ein bestehender EDI-, Portal- oder E-Mail-Prozess muss nicht automatisch entfallen. Der Zielkanal wird pro Empfängergruppe definiert.
Peppol wird in Europa und zunehmend international eingesetzt. Für grenzüberschreitende Rechnungen reicht deshalb kein pauschales „Peppol-kompatibel“. Zielland, Empfänger, akzeptierter Dokumenttyp, nationale Regeln, Steueranforderungen und Adressierung müssen im konkreten Prozess geprüft werden.
Wiederkehrende PDF-Erkennung, Feldmapping, technische Zielstruktur, Validierung und kontrollierte Übergabe können je definiertem Scope standardisiert werden.
Rechnungsprofil, Pflichtfelder, nationale Regeln, Empfänger-ID, Netzwerk-Onboarding, Steuer- und Archivierungsanforderungen sowie der tatsächlich zulässige Übertragungsweg.
Die Begriffe lösen unterschiedliche Teile des Problems. Peppol beschreibt vor allem Netzwerk, Interoperabilität und Übermittlung; XRechnung und ZUGFeRD beschreiben strukturierte Rechnungsformate beziehungsweise Profile. Welcher Weg passt, hängt vom Empfänger ab.
| Begriff | Wofür? | Typische Frage | PEDIF-Rolle |
|---|---|---|---|
| Peppol | Netzwerk / Austauschweg | Wie erreicht die strukturierte Rechnung den Empfänger? | Strukturierten Output für den definierten Zielprozess vorbereiten und übergeben. |
| XRechnung | Strukturierte E-Rechnung / deutsche CIUS | Welcher strukturierte Rechnungsdatensatz wird benötigt? | PDF zu XRechnung automatisieren |
| ZUGFeRD | Hybride PDF/XML-E-Rechnung | Soll eine lesbare PDF-Ansicht mit strukturiertem XML kombiniert werden? | PDF zu ZUGFeRD automatisieren |
Prüfen Sie zuerst Layout, Pflichtdaten, Empfängeranforderungen, Zielprofil, Access Point und Validierungsweg – bevor Sie den Prozess automatisieren.
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