Beantworten Sie sieben kurze Fragen und erhalten Sie eine erste Einschätzung, ob XRechnung, ZUGFeRD oder ein PDF-basierter Weg zu Ihrem Rechnungsprozess passt.
Diese Orientierung ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Frage 1 von 7
Die Art des Empfängers ist ein wichtiger Ausgangspunkt für den passenden E-Rechnungsweg.
Der Formatfinder gibt eine erste Orientierung, welcher E-Rechnungsweg zu Ihrem Rechnungsprozess passt. Er stellt sieben kurze Fragen zu Ihren Empfängern, deren Anforderungen, Ihrem aktuellen System und Ihren Rechnungslayouts und schlägt einen wahrscheinlichen Weg vor. Die folgenden Abschnitte erklären, worum es in den Fragen geht und wie Sie das Ergebnis lesen.
Bei der E-Rechnung ist das Format meist keine freie Wahl des Absenders. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland erwarten in der Regel XRechnung, oft zugestellt über ein Portal oder das Peppol-Netzwerk. Geschäftskunden akzeptieren eventuell ZUGFeRD, XRechnung, ein vereinbartes EDI-Format oder die Zustellung über Peppol. Manche Empfänger nennen ihre Anforderungen klar, andere haben noch nicht entschieden.
Deshalb fragen die ersten Fragen des Formatfinders, an wen Sie hauptsächlich fakturieren und ob der Empfänger bereits ein Format oder einen Zustellweg vorgegeben hat. Alles Weitere baut darauf auf.
Das Ergebnis nennt den Weg, der am besten zu Ihren Antworten passt, etwa dass ZUGFeRD oder XRechnung wahrscheinlich passt, dass eine PDF-first-Brücke zu Ihrem Prozess passen könnte oder dass mehr als ein Weg nötig sein kann. In manchen Fällen empfiehlt das Ergebnis, zuerst den Zustellweg, die Formatanforderungen oder rechtliche und steuerliche Fragen zu klären.
Das Ergebnis ist eine unverbindliche Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Es ist als Ausgangspunkt für ein Gespräch mit Ihren Empfängern, Ihrer Steuerberatung und gegebenenfalls mit uns gedacht.
Viele Unternehmen fakturieren sowohl Behörden als auch Geschäftskunden oder Kunden in mehreren Ländern. Dann muss ein Abrechnungsprozess womöglich an manche Empfänger XRechnung, an andere ZUGFeRD und an eine dritte Gruppe Rechnungen über Peppol liefern. Das ist nicht ungewöhnlich. Entscheidend ist, dass Format und Zustellweg je Empfänger bekannt sind und die für alle Formate nötigen Rechnungsdaten im Quellsystem vorhanden oder zuverlässig ableitbar sind.
Empfänger erklären ihre Anforderungen selten technisch. Typische Aussagen sind: Bitte senden Sie Rechnungen über unser Lieferantenportal, wir brauchen die Leitweg-ID auf jeder Rechnung, wir akzeptieren nur XRechnung, oder wir akzeptieren PDF-Rechnungen mit eingebettetem XML. Jede dieser Aussagen deutet auf einen anderen Weg. Der erste Schritt ist daher, diese Aussagen von Ihren wichtigsten Empfängern zu sammeln und in Format, Zustellweg und benötigte Referenzen zu übersetzen.
Unabhängig vom Weg braucht jede E-Rechnung dieselben Kerndaten: Verkäufer und Käufer mit Anschriften und Steuerkennungen, Rechnungsnummer und -datum, Liefer- oder Leistungsdatum, Positionen mit Mengen, Einheiten und Preisen, Steuersätze und -beträge, Summen und Zahlungsangaben. Manche Empfänger verlangen zusätzlich Referenzen wie eine Bestellnummer oder eine Leitweg-ID. Fehlen davon heute Daten in Ihrem Rechnungsprozess, müssen sie ergänzt werden, bevor ein Weg zuverlässig funktionieren kann.
Eine PDF-first-Brücke ist sinnvoll, wenn Ihr Rechnungssystem gut funktioniert, aber keine E-Rechnungen erzeugen kann. Das System erzeugt weiter seine PDFs, und das geforderte Format wird daraus automatisch erstellt, validiert und zur Zustellung übergeben. So lässt sich ein teurer Systemwechsel unter Zeitdruck vermeiden, und das Quellsystem kann später in Ihrem Tempo modernisiert werden. Am besten funktioniert das, wenn Rechnungen wiederkehrenden Layouts folgen und die benötigten Daten auf der Rechnung stehen oder als Stammdaten vorliegen.
Die Formatentscheidung sollte deutlich vor der für Ihr Unternehmen geltenden Frist fallen. Empfänger brauchen Zeit, ihre Anforderungen zu bestätigen, Ihr Rechnungssystem braucht eventuell zusätzliche Felder, und der gewählte Weg sollte mit echten Rechnungen getestet werden. Ein früher Start lässt außerdem Raum für Sonderfälle wie Gutschriften, Abschlagsrechnungen oder Rechnungen mit vielen Positionen, bevor sie dringend werden. Für Unternehmen, die an Behörden fakturieren, kann die Anforderung bereits heute gelten, unabhängig von den allgemeinen B2B-Fristen.
Der Formatfinder konzentriert sich auf Rechnungen in Deutschland, viele Unternehmen fakturieren aber auch Kunden im Ausland. In Europa unterscheiden sich die Anforderungen: Frankreich führt eine eigene Reform mit zugelassenen Plattformen und Formaten wie Factur-X, UBL und CII ein, Italien verlangt seit Langem E-Rechnungen über ein zentrales Austauschsystem, und viele Länder nutzen das Peppol-Netzwerk für öffentliche Aufträge und zunehmend auch zwischen Unternehmen. Wer Kunden in mehreren Ländern fakturiert, sollte die Anforderungen je Land und Empfänger auflisten, denn ein Rechnungsprozess muss womöglich mehrere Formate liefern.
Eine gemeinsame europäische Grundlage gibt es: Die meisten strukturierten Rechnungsformate folgen dem semantischen Modell der EN 16931. Dieselben Rechnungsdaten lassen sich daher meist auf verschiedene Formate abbilden, solange alle Pflichtangaben vorhanden sind.
