Nicht alle Unternehmen können elektronische Rechnungen erstellen und verarbeiten. In Zukunft führt für B2B-Geschäftsbeziehungen aber kein Weg mehr daran vorbei. Welche Möglichkeiten gibt es, ohne Aufwand und technische Infrastruktur E-Rechnungen und andere Geschäftsnachrichten zu erstellen, zu versenden und zu empfangen? Wir vergleichen WebEDI und den KI-Service pedif.
Warum elektronisch?
Vor allem große Unternehmen versuchen, ihren Datenaustausch mit Geschäftspartnern automatisiert ablaufen zu lassen und auf manuelle Eingaben oder Prüfungen zu verzichten. So wird Zeit gespart und Fehler werden vermieden. Hierfür müssen Nachrichten wie Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen jedoch als strukturierte, maschinenlesbare elektronische Daten vorliegen.
Der Nachrichtenaustausch per Electronic Data Interchange (EDI) direkt von Maschine zu Maschine ermöglicht eine echte Prozessautomatisierung. So kann z.B. eine Bestellung automatisch aus dem ERP-System des Bestellers versendet und ohne manuellen Aufwand direkt in das ERP-System des Lieferanten übernommen werden. Lieferschein und Rechnung werden dann auf Basis der Bestelldaten automatisch erzeugt und gesendet. EDI haben jedoch meist nur Großunternehmen im Einsatz, denn EDI hat seinen Preis.
EDI erfordert eine technische Infrastruktur mit entsprechendem Know-how, das vor allem kleine Geschäftspartner oft nicht haben, sowie eine aufwändige Einzelanbindung, die sich nur bei sehr hohem Datenverkehr lohnt. Für viele KMU ist EDI schlichtweg unwirtschaftlich. Folglich gibt es Lücken in der EDI-Kommunikation, z.B. wenn ein Großunternehmen E-Rechnungen oder Lieferscheine von Lieferanten erhalten möchte, deren EDV hierzu aber nicht in der Lage ist.
WebEDI – Alternative mit Beschränkungen
Eine Möglichkeit, diese EDI-Lücken zu schließen, besteht im sogenannten WebEDI. Hiermit können Geschäftspartner ohne eigenes EDI-System angebunden werden, wie z.B. kleine Lieferanten. Diese erzeugen damit auch ohne teure Infrastruktur elektronische Nachrichten und senden sie wie beim klassischen EDI an ihre Geschäftspartner zur maschinellen Weiterverarbeitung.
Für eine E-Rechnung im vom Geschäftspartner geforderten elektronischen Format bedeutet das, die Rechnungsdaten müssen vom Lieferanten manuell in ein Web-Formular eingetragen oder aus bestehenden Bestelldaten manuell angepasst werden. Eine automatische Rechnungsübernahme aus dem Lieferanten-ERP-System ist nicht möglich. Vielmehr muss ein manueller Belegabgleich zwischen ERP-System und WebEDI stattfinden.
Die Automatisierung bei WebEDI ist immer einseitig, da nur ein Geschäftspartner mit seinem ERP-System angebunden ist und Nachrichten automatisch verarbeiten kann. Der andere Geschäftspartner ist über die Browser-Eingabemaske verbunden. In diesem Fall kann je nach Belegaufkommen ein hoher manueller Aufwand erforderlich sein. Die Skalierbarkeit von WebEDI ist durch den Medienbruch bei der Datenerfassung und den damit verbundenen manuellen Aufwand sehr begrenzt.
Ein weiterer Nachteil ist die Fehleranfälligkeit aufgrund der manuellen Bearbeitung der Rechnungsinformationen. Bei vielen Geschäftspartnern wird WebEDI zudem schnell unübersichtlich, da sie unterschiedliche Portalzugänge und WebEDI-Systeme handhaben müssen. Und auch Sicherheitsbedenken sind gerechtfertigt, da bei Browser-Anwendungen durch Login-Missbrauch immer die Gefahr von Fremdzugriffen besteht.
PDF zu EDI – Automatisierung möglich
Eine neue Möglichkeit, auch ohne technische Voraussetzungen und Investitionen strukturierte, maschinenlesbare Daten für die elektronische Kommunikation zu erstellen, ist die die Augmented-Intelligence-Lösung pedif, die menschliche und künstliche Intelligenz miteinander kombiniert. Das Alleinstellungsmerkmal ist die 100% korrekte Umwandlung von herkömmlichen PDF-Dateien in elektronische Zielformate, wie zum Beispiel das Rechnungsformat XRechnung oder ZUGFeRD. Pedif funktioniert aber genauso mit anderen Nachrichtentypen und allen elektronischen Zielformaten.
Dieser Technologie liegt ein eindeutiger Dokumenten-Fingerprint zugrunde, der mithilfe künstlicher Intelligenz und menschlicher Kontrolle für jedes Dokumentenlayout einmalig erstellt wird. Anhand dieses Fingerprints erfolgt die Datenextraktion aus der PDF-Datei, gefolgt von der Umwandlung ins elektronische Zielformat. Nach einem Validierungsschritt, der z.B. XRechnungen formal prüft, erfolgt die Übergabe an das Zielsystem des Empfängers. Das kann per E-Mail, über sicherere Dateiübertragungsprotokolle wie SFTP oder AS2 oder auch über das Peppol-Netzwerk erfolgen.
Im Gegensatz zu WebEDI kann die Automatisierung beidseitig erfolgen. Ein Beispiel: das ERP-System des Lieferanten erzeugt im Standardprozess eine PDF-Rechnung, die automatisch an den pedif-Service übergeben wird. Hier erfolgt die Umwandlung in das Format XRechnung und die Übergabe an den Rechnungsempfänger, der die strukturierten Daten der XRechnung nun automatisch verarbeiten kann.
Über die Umwandlung von PDF-Nachrichten in strukturierte Daten wird die EDI-Anbindung von Geschäftspartnern ermöglicht, ohne, dass diese technische Ressourcen benötigen oder ihre Prozesse ändern müssen.
pedif-Vorteile zusammengefasst
- echte Automatisierung ohne manuellen Aufwand möglich
- Flexibilität hinsichtlich der Nachrichtentypen und Übertragungskanäle
- automatische Datenextraktion aus PDF
- enorme Kosteneinsparung je nach Belegaufkommen und Kosten der manuellen Bearbeitung
- Datenintegration ohne Prozessumstellung
- sehr gute Skalierbarkeit (Nachrichtentypen, Belegaufkommen)
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