Die Frage, wie sich PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umwandeln lassen, stellen sich inzwischen viele Unternehmen. Noch sind lediglich Auftragnehmer öffentlicher Stellen zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Nicht mehr lange, denn kürzlich hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Diskussionspapier seine Vorstellungen zur Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab Januar 2025 dargelegt.
Es ist also Zeit, sich mit E-Rechnungen zu beschäftigen. In den Jahren nach Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU dümpelte das Thema für viele Unternehmen so dahin. Interessant wurde es ab November 2020 für Unternehmen, die Rechnungen an den Bund stellen. Hier ist nur noch die XRechnung erlaubt. Inzwischen haben auch die Länder Mecklenburg-Vorpommern, Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und Saarland die verpflichtende E-Rechnung für Auftragnehmer der öffentlichen Hand eingeführt. 2024 folgen Rheinland-Pfalz und Hessen.
Mit dem ambitionierten Plan des BMF, die elektronische Rechnung ab 2025 auch für B2B-Geschäfte einzuführen, nimmt die E-Rechnung nun auch in Deutschland rasant Fahrt auf (mehr hierzu).
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Wer denkt, eine PDF-Rechnung sei eine E-Rechnung, der liegt falsch – zumindest im Sinne der EU-Richtlinie. Hier ist definiert: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Übertragung von Maschine zu Maschine und die automatische Verarbeitung sind große Vorteile der E-Rechnung. Mit PDF-Dateien ist das nicht möglich, da hier keine maschinenlesbaren strukturierten Daten enthalten sind.
Die folgende Abbildung zeigt eine Rechnung im strukturierten XML-Format. Jedes Element ist hier fest definiert, so dass auch unterschiedliche Software-Systeme die Rechnung fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand einlesen können. Tippt bei Ihnen noch jemand die PDF-Rechnung ab?
Welche Formate gibt es?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das auf einen XML-Datensatz basiert. In Deutschland ist die XRechnung der Standard für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es enthält das bildhafte, unstrukturierte Dokumentenformat PDF und – darin eingebettet – das strukturierte Datenformat XML. PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung enthalten dieselben Informationen.
XRechnung und ZUGFeRD 2.3.1 Profil XRECHNUNG entsprechen beide den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung des Bundes und werden von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert.
Kann man PDF in strukturierte Daten umwandeln?
Wie erzeugt man so einen strukturierten Datensatz aus PDF-Rechnungen? Manuell geht das mit viel Aufwand z.B. über die Onlineeingabemaske der zentralen Rechnungseingangs-plattform des Bundes (ZRE) oder Online-Formulare diverser Dienstleister. Das kommt aber dem Abtippen jeder einzelnen PDF-Rechnung gleich und ist für ein höheres Rechnungsaufkommen nicht praktikabel.
Fragt man eine bekannte Suchmaschine nach "PDF in XRechnung", so erhält man u.a. folgende Antwort: Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht.
Kommt drauf an, sagen wir. Ein Tool, das jede beliebige PDF-Rechnung unabhängig von deren Layout auf Knopfdruck umwandelt, gibt es, soweit wir wissen, tatsächlich nicht.
Es gibt aber einen Service, der einmal auf ein bestimmtes Layout trainiert, PDF-Dateien schnell und 100% korrekt in jedes gewünschte elektronische Format umwandeln kann. Der pedif-Service benötigt nur acht Musterrechnungen, mit deren Hilfe ein sogenannter Fingerprint erstellt wird.
Auf Scanner und OCR und die damit verbundenen Nachteile wie die Fehlerquote der OCR wird verzichtet. pedif nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um PDF-Rechnungen 100% korrekt zu extrahieren und in ein rein elektronisches Zielformat umzuwandeln.
Der Service funktioniert gleichermaßen auch für Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und andere Nachrichten im Order Cycle, um aus allen PDFs strukturierte Daten zu machen und EDI-Lücken zu schließen.
Interesse, Fragen?