PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online. Das Projekt der Non-Profit-Organisation OpenPeppol AISBL ist für Unternehmen der Türöffner zu einem standardisierten und grenzüberschreitenden elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im Beschaffungs- und Vergabeprozess. PEPPOL liefert damit eine interoperable Infrastruktur für den weltweiten Datenaustausch über unterschiedliche Systeme hinweg.
Standardisierte elektronische Formate
PEPPOL ermöglicht den
elektronischen, medienbruchfreien, automatisierten und sicheren Austausch von Dokumenten. Wie
genau läuft das ab?
Um
Dokumente auszutauschen, verwenden die Teilnehmer im PEPPOL-Netzwerk die
Peppol-Business-Interoperability-Specifications (BIS). Diese Spezifikationen
definieren standardisierte elektronische Datenformate für verschiedene Geschäftsdokumente wie
Rechnungen, Bestellungen oder Lieferantendokumente.
Ein Unternehmen versendet zum Beispiel seine E-Rechnungen per PEPPOL. Der Empfänger kann die Rechnung nun,
da sie in einem standardisierten elektronischen Format ankommt, automatisiert und ohne manuellen Aufwand in seinem
Buchhaltungssystem einbinden und weiterverarbeiten. So werden Dunkelbuchungen möglich.
Die
Verwendung von standardisierten elektronischen Nachrichtenformaten erleichtert den Austausch
von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern und ermöglicht die Interoperabilität zwischen
den verschiedenen Systemen.
Wie nehme ich teil?
Um von
den Vorteilen der Plattform profitieren zu können, müssen sich Unternehmen an
PEPPOL anbinden. Die am weitesten verbreitete Möglichkeit ist die Nutzung eines
PEPPOL Access Points. Das ist ein technischer Dienstleister, der Unternehmen dabei
unterstützt, sich mit dem Peppol Netzwerk zu verbinden.
In Deutschland gibt
es verschiedene Provider; die Auswahl des richtigen Access Points hängt von den
individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.
Hat das Unternehmen seinen
Access Point ausgewählt, muss es sich dort registrieren. Anschließend erfolgt
die technische Anbindung an das Netzwerk, die in der Regel über eine
Schnittstelle (API) oder über das PEPPOL-AS2-Protokoll erfolgt.
Nach
erfolgreicher Anbindung kann ein Unternehmen elektronische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine an seinen eigenen Access Point senden. Von hier aus werden die elektronischen Nachrichten an den Access Point des Empfängers gesendet,
der sie zum tatsächlichen Empfänger - dem Geschäftspartner - weiterleitet.
So können PEPPOL-Nutzer elektronische Dokumente mit anderen angebundenen
Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen austauschen.
Auch wenn Ihre EDV keine strukturierten elektronischen Dokumente erzeugen kann, können Sie sich an PEPPOL anbinden. Hier hilft der pedif-Service, der aus PDF-Dateien die benötigten elektronischen Formate erstellt.
Sicher und schnell
Die
Übertragung erfolgt über den sicheren „AS4“-Standard von Access Point zu Access
Point inklusive Empfangsbestätigung. Zudem sind beim Datentransfer durch
die Verwendung von digitalen Signaturen und Verschlüsselungen eine hohe
Datensicherheit und -integrität gewährleistet.
Darüber
hinaus sparen Unternehmen durch die Nutzung von PEPPOL Zeit und Kosten,
da der manuelle Austausch von Dokumenten und die damit verbundenen
Fehlerquellen minimiert werden und die Effizienz durch die automatische Verarbeitung enorm gesteigert wird.
Interesse, Fragen?