Je tiefer ein Unternehmen seine Lieferanten in die eigenen Geschäftsabläufe, IT-Systeme und Kommunikationskanäle integriert, desto besser und effizienter sind Zusammenarbeit und Prozesse. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Kommunikation entlang der Lieferkette: vom Angebot über die Bestellung und Lieferschein bis zur Rechnung. Je mehr Lieferanten ein Unternehmen hat, desto wichtiger wird der effiziente elektronische Datentransfer.
Effizienter Nachrichtenaustausch
Elektronische Kommunikation bedeutet nicht den Austausch von E-Mails und PDF-Dokumenten, sondern einen automatisierten Transfer von Geschäftsdokumenten von Maschine zu Maschine. Zwischen Großunternehmen und in bestimmten Branchen wie der Automobilindustrie ist die Kommunikation per Electronic Data Interchange (EDI) Standard. Dabei werden Informationen direkt von einer Computeranwendung in einer Organisation zu einer Computeranwendung in einer anderen Organisation übertragen (Maschine-zu-Maschine). Festgelegte EDI-Standards definieren die Position und Reihenfolge der Informationen in einem Dokumentenformat. Manuelles Eingreifen ist im Regelfall nicht nötig.
Das Verfahren erfordert jedoch strukturierte elektronische Daten in standardisierten Formaten und eine aufwändige und teure EDI-Anbindung. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das wirtschaftlich häufig nicht sinnvoll. Sind sie nun angesichts der Vorteile des elektronischen Datenaustauschs für die eigenen Ressourcen aber auch für die Beziehung zu Geschäftspartnern außen vor? Mitnichten – schließlich gibt es Alternativen wie WebEDI und den Managed Service pedif, mit denen die Lücke geschlossen werden kann. Unterschiede zwischen den Services erläutern wir hier. So lassen sich auch kleine und mittelständische Unternehmen anbinden.
Der Weg zu einer guten Lieferantenanbindung
Wo aber liegen die Vorteile einer guten Lieferantenanbindung inklusive elektronischer Kommunikation? EDI gewährleistet eine hohe Transparenz entlang der gesamten Lieferkette – und zwar zeit- und ressourcensparend. PDF-Nachrichten von Geschäftspartnern müssen nicht mehr mühsam per Hand in die eigene Software eingegeben werden. Nicht zuletzt steigern gute Beziehungen zu den Lieferanten und reibungslose Abläufe die Kundenzufriedenheit.
Die Anbindung beginnt mit dem Onboarding. Dabei werden die erforderlichen Lieferanteninformationen wie Firmen- und Kontaktdaten sowie die Bankverbindung erfasst und in die internen ERP- und CRM-Systeme integriert. Danach erfolgt die technische Integration. Kommt für den Lieferanten eine direkte EDI-Anbindung nicht in Frage, dann bietet sich der pedif-Service der Supedio GmbH als Alternative an. Hiermit können Großunternehmen und Plattformen ihre EDI-Lücken schließen, indem auch nicht EDI-fähige Lieferanten elektronisch angebunden werden.
Damit unterstützt pedif eine gute Lieferantenbeziehung und effiziente, fehlerfreie Prozesse. Die Lieferanten können ihre Geschäftsnachrichten wie bisher im PDF-Format erstellen; pedif wandelt die Dokumente in strukturierte elektronische Informationen im Wunschformat des Geschäftspartners um und versendet diese – von PDF zu EDI. Hierfür stehen verschiedene Übertragungskanäle zur Wahl.
Mit pedif sind sowohl Eingang als auch Ausgang von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Nachrichten möglich.
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