PEDIF kann Daten aus PDF-Dokumenten nicht nur erkennen und strukturieren. Die erkannten Informationen können zusätzlich angereichert und mit vorhandenen Stamm- oder Referenzdaten abgeglichen werden.
So entstehen aus den Informationen auf einem Dokument genau die Daten, die Ihr ERP-, EDI- oder nachgelagertes System für die weitere Verarbeitung benötigt.
PDF rein. Daten erkennen. Daten veredeln. Strukturiert weiterverarbeiten.
Auf einem Geschäftsdokument stehen nicht immer alle Informationen, die das empfangende Unternehmen für die Verarbeitung benötigt.
Und selbst wenn die benötigten Informationen vorhanden sind, entsprechen sie nicht zwangsläufig den eigenen Stammdaten.
Genau hier setzt die PEDIF Veredelung an.
PEDIF kann erkannte Daten:
Fehlende Informationen werden anhand definierter Regeln oder vorhandener Datenquellen ergänzt.
Eingehende Informationen werden mit den Stamm- und Referenzdaten des empfangenden Unternehmens abgeglichen und in die benötigten Werte übersetzt.
Ein Kunde muss auf seiner Bestellung nicht zwangsläufig alle Informationen angeben, die Ihr ERP für die Anlage eines Auftrags benötigt.
PEDIF kann solche Informationen während der Verarbeitung ergänzen.
Typische Beispiele sind:
Bestimmte Informationen können fest mit einem Kunden, Dokumententyp oder Prozess verbunden werden.
Beispiel:
Eine Bestellung von Kunde Müller GmbH wird erkannt.
Auf der Bestellung steht keine interne Kundennummer.
PEDIF weiß aus der hinterlegten Konfiguration:
Müller GmbH → Kundennummer 4711
Die Kundennummer 4711 wird automatisch in den strukturierten Datensatz übernommen.
Informationen können auch dynamisch aus einer Referenz- oder Stammdatenquelle ermittelt werden.
PEDIF verwendet dafür einen vorhandenen Wert als Suchkriterium und ermittelt den dazugehörigen Zielwert.
Beispiel:
Auf der Bestellung befindet sich eine GLN.
PEDIF nutzt die GLN für einen Lookup und ermittelt daraus automatisch:
GLN → Kunde → Kundennummer → korrekte Lieferadresse
Die benötigten Daten müssen dadurch nicht vollständig auf dem PDF vorhanden sein.
Besonders bei Bestellungen entsteht ein alltägliches Problem:
Ein Kunde bestellt Produkte nach seinen eigenen Stammdaten.
Der Lieferant muss den Auftrag jedoch nach seinen Stammdaten in seinem ERP-System verarbeiten.
Beide Unternehmen sprechen über dasselbe Produkt – verwenden dafür aber möglicherweise unterschiedliche:
Auf der PDF-Bestellung steht beispielsweise:
Kundenartikelnummer: 12345-A Bezeichnung: Filter Größe 200 Menge: 20 Stück
Das ERP des Lieferanten kennt dieses Produkt jedoch unter einer anderen Artikelnummer und mit eigenen Stammdaten.
PEDIF erkennt zunächst die Informationen aus der Bestellung.
Anschließend erfolgt der Abgleich mit den hinterlegten Produkt- oder Referenzdaten.
Aus:
Kundenartikel 12345-A
wird beispielsweise:
Lieferantenartikel 987654
PEDIF kann damit die vom Kunden verwendeten Angaben auf die korrekten Stammdaten des Lieferanten abbilden.
Der Auftrag kann anschließend mit den für das ERP des Lieferanten passenden Produktdaten weitergegeben werden.
Der Prozess lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen.
PEDIF erkennt die relevanten Informationen auf dem eingehenden Dokument. Zum Beispiel: Kunde, Bestellnummer, Artikelnummer, Menge, Lieferadresse oder Lieferdatum.
Fehlende Informationen werden über feste Regeln oder dynamische Lookups ergänzt. Zum Beispiel: GLN → Kundennummer, oder Kunde → Standard-Lieferadresse.
Eingehende Werte werden mit den eigenen Stamm- und Referenzdaten abgeglichen. Zum Beispiel: Kundenartikelnummer → eigene Artikelnummer.
Die veredelten Daten werden strukturiert an den definierten Folgeprozess übergeben – beispielsweise an ERP, EDI, XML, JSON, CSV oder API.
Eine PDF korrekt auszulesen beantwortet zunächst nur die Frage:
„Was steht auf dem Dokument?“
Für die automatische Weiterverarbeitung ist häufig eine zweite Frage entscheidender:
„Welche Information benötigt mein eigenes System?“
Genau diese Lücke schließt die Veredelung.
PDF sagt: Artikel 12345-A ERP erwartet: Artikel 987654 Ein Mitarbeiter muss die Zuordnung kennen und manuell korrigieren.
PDF sagt: Artikel 12345-A PEDIF erkennt: Artikel 12345-A PEDIF gleicht ab: 12345-A → 987654 ERP erhält: Artikel 987654
Veredelung ist kein allgemeines Raten über die Bedeutung von Daten.
Die Anreicherung und der Abgleich erfolgen anhand definierter Regeln und Datenquellen.
Dadurch lässt sich festlegen:
Ein erkannter Kunde, eine GLN oder eine andere Referenz wird auf die interne Kundennummer abgebildet. Ergebnis: Das ERP erhält den richtigen Debitor.
Eine Kunden-, Standort- oder GLN-Information wird einer hinterlegten Lieferadresse zugeordnet. Ergebnis: Die Bestellung landet am richtigen Lieferort.
Die Artikelnummer des Kunden wird auf die Artikelnummer des Lieferanten abgebildet. Ergebnis: Der Auftrag wird mit den eigenen Produktstammdaten verarbeitet.
Ein für den Prozess benötigter Wert steht nicht auf der PDF, kann aber eindeutig aus dem Kontext bestimmt werden. Ergebnis: PEDIF ergänzt die Information automatisch.
Bei Kundenbestellungen treffen häufig zwei Stammdatenwelten aufeinander.
Der Käufer arbeitet mit seinem eigenen Katalog.
Der Lieferant arbeitet mit seinem ERP und seinem eigenen Produktstamm.
Eine Bestellung kann deshalb inhaltlich vollkommen korrekt sein und trotzdem Angaben enthalten, die sich nicht direkt in das ERP des Lieferanten übernehmen lassen.
PEDIF fungiert hier als Übersetzungsschicht zwischen beiden Welten:
So muss der Absender seinen Bestellprozess nicht verändern, während der Empfänger Daten in der für ihn benötigten Form erhält.
PEDIF soll nicht nur beantworten können, was auf einem Dokument steht.
Das Ziel ist, die Informationen so aufzubereiten, dass sie im nächsten Prozessschritt tatsächlich verwendet werden können.
Was steht auf dem Dokument?
Welche benötigten Informationen fehlen?
Wie lautet der entsprechende Wert in meinen Stammdaten?
Welche Daten benötigt mein Zielsystem?
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns einen typischen Dokumentenprozess und die dazugehörigen Stamm- oder Referenzdaten. Gemeinsam können wir prüfen, welche Informationen PEDIF erkennen, anreichern und abgleichen kann und wie daraus ein strukturierter Übergabeprozess für Ihr Zielsystem entsteht.
Technische Prozessprüfung innerhalb eines definierten Scopes; keine pauschale Garantie für jedes PDF und keine Rechtsberatung.
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