Elektronische Rechnungen nach der EU-Norm CEN EN 16931 sind für öffentliche Auftraggeber des Bundes mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Eine generelle E-Rechnungspflicht für B2B ist in Planung. Das sollte aber nicht als Belastung, sondern vielmehr als Chance gesehen werden – schließlich kann die E-Rechnung als Startrampe für die Digitalisierung der kompletten Supply Chain dienen, von der Bestellung über die Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein. Der elektronische Datenverkehr (EDI, Electronic Data Interchange) bringt Rechtssicherheit bei elektronischen Rechnungen und ermöglicht die Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Das wiederum führt zu Zeit- und Ressourceneinsparungen sowie zu Fehlerminimierung und Effizienzsteigerung.
Das sind viele Vorteile. Aber wie sieht‘s mit dem Aufwand aus?
Teuer und aufwändig?
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben weder umfangreiche IT-Ressourcen noch Zeit und Geld, ihre Systeme und Prozesse umzustellen, wenn die eingesetzte Software keine E-Rechnungen erstellen kann.
Das ist auch gar nicht nötig. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ermöglichen die Weberfassung einzelner Rechnungen. Das heißt jedoch, dass die Rechnungsinformationen manuell in ein Webformular eingegeben werden müssen – eine aufwändige Prozedur.
Einfach mit PDF zu E-Rechnung
Was viele nicht wissen: herkömmliche PDF-Rechnungen können mit dem richtigen Know-how einfach und ohne manuellen Aufwand in E-Rechnungen umgewandelt werden (mehr dazu im Blog). Der pedif-Service der Supedio GmbH ebnet auch KMU mit wenig Aufwand den Weg in die Welt von ZUGFeRD und XRechnung. Der Service ist jedoch nicht nur ein Konverter-Tool. Die im Wunschformat erzeugten E-Rechnungen können auch automatisiert an Geschäftspartner oder Rechnungseingangsplattformen übermittelt werden. Dem pedif-Service liegt die KI-Fingerprint-Technologie von Supedio zugrunde. Rechnungssender müssen nur einmalig 8 Musterdokumente zur Verfügung stellen, das gewünschte Rechnungsformat für die Geschäftspartner definieren und pedif erledigt den Rest.
Auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und dergleichen können auf der Basis von PDF-Dateien in elektronische Formate umgewandelt und übermittelt werden. So wird der Nachrichtenaustausch vollständig elektronisch von Maschine zu Maschine abgewickelt – schnell, einfach und günstig.
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