Systemvergleich: Eingehende PDF-Bestellungen effizient verarbeiten

Bei vielen Unternehmen gehen Bestellungen von Kunden im PDF-Format ein. PDF-Dateien sind unstrukturierte Daten, die nicht maschinell verarbeitet werden können. 

Demgegenüber steht die sogenannte E-Order, strukturierte Bestellinformationen in einem standardisierten elektronischen Format. 

Während die E-Order direkt maschinell erfasst und verarbeitet wird, erfordert eine PDF-Bestellung zunächst die Extraktion der Bestellinformationen, die so in strukturierte, maschinenlesbare Daten umgewandelt und in die EDV eingelesen werden können. 

Strukturierte Bestellinformationen aus PDF-Dateien zu erfassen ist eine Herausforderung, für die es mehrere Möglichkeiten gibt. In der folgenden Tabelle haben wir drei Optionen miteinander verglichen:

1. Manuelles Eintragen der Informationen per Tastatureingabe
2. Auslesen von Informationen aus der PDF-Datei mittels Optical Character Recognition (OCR) und automatische Übertragung ins ERP-System
3. Umwandlung der PDF-Bestellung in ein E-Order-Format und automatische Übertragung in die EDV (ERP-System)

Dass die manuelle Eingabe zeitaufwendig und fehleranfällig ist, kann sich jeder vorstellen. Eine automatische Texterkennung (OCR), die definierte Informationen aus der PDF-Bestellung extrahiert, kann in bestimmten Fällen sehr hilfreich sein. Es darf jedoch nicht unterschätzt werden, dass die Datenextraktion per OCR eine Fehlerquote aufweist, die die manuelle Prüfung des Ergebnisses erfordert. Sonst riskiert man Bestellfehler. 

Die sicherste und schnellste Möglichkeit, Bestellungen zu erfassen, ist die Nutzung strukturierter elektronischer Bestellungen (E-Order) in einem standardisierten Format, z. B. im EDIFACT-Nachrichtenformat ORDERS. Dies erfordert jedoch zunächst die Umwandlung der PDF-Bestellung. Mit dem pedif-Service 'PDF zu E-Order' erfolgt das 100% korrekt und ohne manuelle Eingriffe.

	Manuelle Bestellerfassung	Erfassung mit OCR-Unterstützung	Verarbeitung elektronischer Formate
Zeitaufwand	Hoch Jede Bestellung muss manuell eingegeben werden	Verringert Automatische Daten-extraktion aus PDF-Doku-menten, manuelle Prüfung und Korrektur erforderlich	Minimiert Bestellungen werden automatisch in das System eingelesen und verarbeitet
Genauigkeit	Fehleranfällig Fehler bei der manuellen Dateneingabe sind häufig	Variabel Höher als bei manueller Eingabe aber abhängig von der Qualität der OCR-Software und der Dokumente	Sehr hoch Menschliche Fehler und Medienbrüche werden weitgehend eliminiert
System-integration	Gering Manuelle Prozesse sind schlecht mit digitalen Systemen integriert	Mittel OCR kann oft in bestehende Systeme integriert werden, erfordert aber Anpassungen	Hoch Digitale Formate lassen sich nahtlos in ERP-Systeme und andere Anwendungen integrieren
Benutzer-freundlichkeit	Umständlich Besonders für Mitarbeiter, die mit digitalen Systemen vertraut sind	Verbessert Verringerte Menge manueller Eingaben	Sehr hoch Hohe Automati-sierung, weitgehend transparent für den Benutzer
Skalierbarkeit	Gering Bei steigendem Bestellvolumen nimmt der Aufwand über-proportional zu	Mittel Besser als manuelle Verarbeitung aber begrenzt durch die Qualität und Kapazität der OCR-Lösung	Exzellent Kann leicht an steigende Bestellvolumina angepasst werden
Kosten	Hoch Personalbindung und Kosten für Reklamationen und Fehlerbehebung	Mittel Initialkosten für die OCR-Implementierung, langfristige Einsparungen durch Effizienzsteigerung aber Kosten für Kontrolle und Fehlerbehebung	Gering Je nach Dienstleister sind anfängliche Investitionen nötig, langfristig sehr kosteneffizient durch Automatisierung

Mehr zur elektronischen Bestellung im pedif-Blog...

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