Die Digitalisierung der Supply Chain spielt eine zentrale Rolle in der modernen Geschäftswelt. Sie bietet die Möglichkeit, Prozesse effizienter, transparenter und schneller zu gestalten. Ein zentraler Schritt ist der Übergang von traditionellen textbasierten PDF-Dokumenten zu strukturierten Nachrichtenformaten für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI). Per EDI werden Datensätze von Maschine zu Maschine ausgetauscht – automatisiert und ohne manuelles Eingreifen.
Die Lösung ‚PDF zu EDI‘ ermöglicht es auch Unternehmen ohne EDI-Infrastruktur am elektronischen Datenaustausch teilzunehmen.
Warum Unternehmen trotzdem weiterhin auf PDF setzen
Es gibt mehrere Gründe, warum viele Unternehmen trotz der Verfügbarkeit von EDI immer noch PDF-Dokumente verwenden:
- Geringere Anforderungen an Ressourcen und IT-Infrastruktur
Die Nutzung von PDF-Dokumenten stellt geringe Anforderungen an die IT-Infrastruktur und das technische Know-how, wohingegen die komplexen Details von EDI Zeit und Ressourcen für die Einarbeitung erfordern. - Kosteneffizienz
Die Umstellung auf eine konventionelle EDI-Anbindung kann anfänglich mit Kosten für Schulungen, Softwarelizenzen, Systemintegration und Wartung verbunden sein. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist der finanzielle Aufwand oft eine Hürde. - Gewohnte Arbeitsabläufe
Etablierte Arbeitsabläufe, die auf PDF-Dokumenten basieren, müssten ggf. mit der Umstellung auf EDI verändert werden. - Kommunikationspartner verwenden PDF
Wenn Geschäftspartner keine EDI-Kapazitäten haben oder nicht bereit sind, auf EDI umzusteigen, kann es für Unternehmen einfacher sein, PDF-Dokumente zu verwenden, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. - Flexibilität und Universalität
PDF-Dokumente sind weit verbreitet und können auf nahezu jedem Gerät angezeigt werden. Dies ist nützlich, wenn der Empfänger keine spezialisierte EDI-Software hat. - Kleine Transaktionsvolumina
Wenn ein Unternehmen nur gelegentlich Geschäftsdokumente austauscht, könnte die Implementierung von EDI als übertrieben angesehen werden. PDF-Dokumente könnten in solchen Fällen als ausreichend erachtet werden. - Zeitliche Aspekte
Die Implementierung von EDI kann Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es um die Koordination mit verschiedenen Partnern geht. Unternehmen könnten sich entscheiden, vorerst bei PDF-Dokumenten zu bleiben, um den Geschäftsbetrieb nicht zu unterbrechen.
PDF-Dokumente sind keine Businessbeschleuniger
PDF-Dokumente sind zwar eine weit verbreitete Methode für den Dokumentenaustausch, EDI bietet aber dennoch viele Vorteile wie die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern und die Beschleunigung der Kommunikation. Die Wahl zwischen PDF und EDI hängt oft von den individuellen Bedürfnissen, Ressourcen und Geschäftsprozessen eines Unternehmens ab.
In dieser sich schnell wandelnden digitalen Ära, in der der Bedarf an Automatisierung und Effizienz in den Vordergrund tritt, reicht es nicht aus, sich nur auf traditionelle Formate wie PDFs zu verlassen. Unternehmen, die proaktiv die Herausforderungen der Digitalisierung annehmen und nach innovativen Lösungen suchen, setzen auf Technologien wie EDI.
PDF zu EDI mit SEEBURGER und Supedio
SEEBURGER bietet als EDI-Marktführer umfassende Lösungen zur Lieferketten-Digitalisierung. Durch den Einsatz spezieller Tools können Unternehmen ihre PDF-Dokumente effizient in EDI-Formate konvertieren und hierdurch den elektronischen Datenaustausch mit all seinen Vorteilen realisieren. SEEBURGER gewährleistet einen nahtlosen Übergang, indem es Unternehmen bei der Integration bestehender Systeme und Prozesse unterstützt, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen.
‚PDF zu EDI‘ ist eine Gemeinschaftslösung der SEEBURGER AG und der Supedio GmbH. Sie wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die keine bestehende EDI-Infrastruktur nutzen können oder möchten. Dieses KI-gestützte System erfasst maschinell generierte PDF-Dokumente mit einer Extraktionsqualität von 100%, ohne auf Stammdaten angewiesen zu sein. Die Lösung digitalisiert unterschiedliche PDF-Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferavis, Auftragsbestätigungen, Packlisten und andere. Nachdem die KI das PDF-Dokument analysiert und die relevanten Daten extrahiert hat, werden diese als klar definierter XML-Datensatz an die SEEBURGER-Plattform übermittelt.
Keine manuellen Eingriffe
Eingehende PDF-Rechnungen können als strukturierter Datensatz direkt in den Rechnungsworkflow integriert werden. Ebenso können eingehende PDF-Bestellungen in das jeweilige Datenformat des Bestellsystems überführt werden. Diese Lösung beseitigt die Notwendigkeit des manuellen Abtippens von PDF-Inhalten und ermöglicht eine Beschleunigung der Prozesse. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch die Eliminierung eintöniger Aufgaben, während die Abläufe optimiert und Fehler vermieden werden.
Die Konversion von PDF zu EDI erfolgt in einem präzise gesteuerten Ablauf. Zunächst wird die Anbindung an das KI-System über den gewählten Kommunikationskanal (E-Mail, SFTP oder AS2) hergestellt. Die pedif-KI der Supedio GmbH benötigt einmalig acht typische Musterdokumente pro Layout, um einen sogenannten Fingerprint für das entsprechende Dokumentenlayout zu erstellen. Mit Hilfe des Fingerprints können alle relevanten Daten auf PDFs nun 100% korrekt extrahiert werden.
Diese Vorgehensweise sichert einen strukturierten und präzisen Ablauf bei der Umsetzung. Durch die Anbindung über verschiedene Kommunikationskanäle wird eine flexible und zuverlässige Datenübertragung ermöglicht. Parallel dazu nutzt die KI-Technologie eine adaptive Lernphase, um sich auf die charakteristischen Merkmale der bereitgestellten PDF-Dokumente einzustellen.
Vorteile der elektronischen Kommunikation mit PDF zu EDI
In der digitalen Geschäftswelt sind effiziente und fehlerfreie Prozesse unerlässlich. Die Konversion traditioneller PDF-Dokumente in elektronische EDI-Formate ist die Voraussetzung für eine Prozessoptimierung.
Die Möglichkeit, strukturierte elektronische Daten maschinell zu verarbeiten bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:
- Automatisierung und Effizienz
EDI ermöglicht eine schnellere Datenverarbeitung, was zu einer höheren Effizienz in der Supply Chain führt. - Fehlerreduktion
Automatisierte Prozesse verringern menschliche Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können. - Echtzeit-Transparenz
Unternehmen können Lieferketten in Echtzeit überwachen und schneller auf Veränderungen reagieren. - Kosteneinsparungen
Durch die Eliminierung manueller Prozesse können Unternehmen Kosten reduzieren und Ressourcen effizienter nutzen.
Langfristige Vorteile und Einfluss auf die zukünftige Ausrichtung der Supply Chain:
- Wettbewerbsvorteil
Unternehmen, die den Übergang von PDF zu EDI frühzeitig vollziehen, können sich einen Vorsprung gegenüber Wettbewerbern verschaffen, die noch traditionelle Methoden nutzen. - Skalierbarkeit
EDI ermöglicht eine einfachere Skalierung von Geschäftsprozessen, da es leichter ist, größere Datenmengen zu verarbeiten. - Flexibilität
Da EDI standardisiert ist, erleichtert es die Zusammenarbeit mit neuen Partnern und die Integration neuer Technologien in die Lieferkette.
Fazit
Die Umwandlung von PDF zu EDI im Kontext der Digitalisierung der Lieferkette hilft Unternehmen dabei, zukunftssicher zu werden, ihre Prozesse zu optimieren und letztlich ihren Return on Investment zu steigern. SEEBURGER und Supedio bieten dabei die notwendigen Werkzeuge, um diesen Übergang effizient und effektiv zu gestalten.
Autor:
Peter Fels
Produktmanager (D-A-CH) automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung non-SAP-Systeme, SEEBURGER AG