PEDIF erstellt sofort menschenlesbare, konforme PDFs aus maschinenlesbaren Dateien.
Strukturierte Dateien wie XRechnung und EDIFACT sind für Buchhaltung und Prüfer unlesbar.
Für rechtliche oder manuelle Freigaben wird oft ein PDF benötigt, das Menschen einfach lesen und verstehen können.
Strukturierte Datei (XRechnung, XML, EDIFACT, ZUGFeRD, etc.)
PEDIF liest, validiert und parst die strukturierten Daten
Erzeugt automatisch ein konformes, sauberes PDF
Sendet das PDF per E-Mail, API oder Archivsystem
XRechnung, EDIFACT, UBL, ZUGFeRD, XML, JSON
Dateien in Sekunden statt Minuten in PDF umwandeln
Kein OCR, keine Templates
Validiert gegen behördliche Schemas (z.B. XRechnung-Regeln)
Konforme PDF-Layouts mit optionalen Logos oder Kopfzeilen
Gehostet in der EU, 100% DSGVO-konform
PDF per E-Mail, API oder Archivsystem senden
Sofortige Dokumentkonvertierung und -validierung.
Strukturierte Dateien sind für Systeme gemacht, nicht für Menschen. Sobald jemand eine solche Datei prüfen, freigeben, archivieren oder weiterleiten muss, braucht es eine lesbare Darstellung. Die folgenden Abschnitte zeigen, wann X zu PDF sinnvoll ist und worauf es ankommt.
Das PDF zeigt die Informationen, die Menschen zum Verständnis des Dokuments brauchen: Parteien, Dokumentnummer und Daten, Referenzen, Positionen mit Mengen und Preisen, Steuern, Summen und Zahlungsbedingungen. Welche Felder in welcher Reihenfolge und mit welchen Bezeichnungen erscheinen, wird je Dokumenttyp festgelegt.
Das Layout kann Ihrem Corporate Design folgen, etwa mit Ihrem Logo, Ihren Schriften und Farben, sodass die erzeugten Dokumente zum Rest Ihrer Kommunikation passen.
Bei E-Rechnungen bleibt die strukturierte Datei das rechtlich maßgebliche Original. Das erzeugte PDF ist eine lesbare Darstellung ihres Inhalts. Es eignet sich für Prüfung, Freigabe und Kommunikation, ersetzt aber nicht die Archivierung der ursprünglichen XML-Datei. Diese Unterscheidung klar zu halten, vermeidet Probleme bei Prüfungen.
Da das PDF direkt aus den strukturierten Daten erzeugt wird, zeigt es genau das, was die Datei enthält. Werte werden unterwegs weder abgetippt noch neu interpretiert.
Strukturierte Dateien gibt es in vielen Varianten. XRechnung existiert in zwei Syntaxen, ZUGFeRD trägt seine Daten als eingebettetes XML, EDIFACT-Nachrichten nutzen ihre eigene Segmentstruktur, und viele Systeme exportieren eigene XML- oder JSON-Formate. PEDIF liest die vereinbarten Eingangsformate und bildet sie auf eine einheitliche Darstellung ab, sodass die PDFs unabhängig vom Quellformat gleich aussehen.
Bevor ein PDF erzeugt wird, wird die Eingangsdatei gegen die erwartete Struktur und die Pflichtfelder geprüft. Eine Datei mit fehlenden oder widersprüchlichen Daten wird nicht stillschweigend in ein vollständig wirkendes Dokument verwandelt. Sie wird markiert, damit das Problem mit dem Absender geklärt werden kann.
In vielen Unternehmen werden Rechnungen von Personen außerhalb der Buchhaltung freigegeben, etwa von Projektleitern, Einkäufern oder Abteilungsleitern. Sie müssen sehen, was berechnet wird, sollen sich aber nicht mit XML beschäftigen. Ein automatisch erzeugtes, lesbares PDF im Freigabeprozess hält den Ablauf schnell und vermeidet Rückfragen dazu, was eine Rechnung eigentlich enthält.
E-Rechnungs-Viewer zeigen den Inhalt einer einzelnen Datei am Bildschirm an. Das hilft bei gelegentlichen Prüfungen. X zu PDF ist für wiederkehrende Prozesse gedacht: Dateien werden bei Eingang automatisch umgewandelt, das Layout folgt Ihrem Design, und die PDFs landen am richtigen Ort, etwa im Archiv, in einem Postfach oder im Freigabesystem, ohne dass jemand einen Viewer öffnen muss.
Ein neues Layout beginnt mit dem Dokumenttyp und seinen wichtigsten Feldern. Gemeinsam mit Ihnen wird festgelegt, welche Informationen im Kopf stehen, wie Positionen dargestellt werden, welche Summen und Steuerangaben erscheinen und wo Referenzen wie Bestell- oder Lieferscheinnummern stehen. Anschließend wird das Layout mit echten Dateien aus Ihrem Prozess getestet, einschließlich Sonderfällen wie Gutschriften oder Rechnungen mit vielen Positionen, bevor es live geht.
Der Umstieg auf strukturierte Formate heißt nicht, dass Menschen keine lesbaren Dokumente mehr brauchen. Freigaben, Rückfragen und Prüfungen beruhen weiterhin auf einer klaren Sicht darauf, was bestellt, geliefert oder berechnet wurde. X zu PDF schließt diese Lücke: Systeme arbeiten weiter mit den strukturierten Daten, Menschen erhalten bei Bedarf ein einheitliches, lesbares Dokument.
Archiv- und DMS-Systeme zeigen PDFs oft besser an als XML-Dateien. Ein lesbares PDF neben der strukturierten Originaldatei macht Dokumente später leichter auffindbar und ansehbar, etwa bei einer Prüfung oder wenn ein Kunde nach einer alten Rechnung fragt. Das strukturierte Original bleibt der maßgebliche Beleg, das PDF ist die bequeme Ansicht davon.
Erzeugte PDFs können per E-Mail, über SFTP oder AS2, per API oder direkt in ein Archiv- oder DMS-System geliefert werden. Der Zustellweg wird je Anwendungsfall festgelegt, sodass das PDF dort ankommt, wo es tatsächlich gebraucht wird, etwa in einem Freigabeprozess oder einem Kundenservice-Postfach.
